Kaip pradėti?

BSS Dokumentų valdymo sistema skirta sklandžiam dokumentų valdymo procesui, kurio pagalba užtikrinsite savalaikį deleguotų užduočių atlikimą, lengvą dokumentų paiešką ir panašiai. Darbo pradžioje suimportuojami darbuotojai (kartu su naudotojais). Pagal Jūsų įmonės struktūrą sukuriami dokumentų Katalogai, Registrai, sudėliojamos atitinkamo saugos, kurios nusako kokius Katalogus ir Registrus bei juose esančius dokumentus gali matyti darbuotojai. Sukuriami ir sukonfigūruojami dokumentų šablonai, pagal kuriuos vėliau kuriami įvairiausi dokumentai. Sukonfigūruojami pranešimų siuntimų nustatymai, laiškų importas iš pašto dėžutės. Toliau pagal poreikius nustatomos darbuotojų pavadavimo taisyklės, pirkimų sąskaitų vedimo per DVS taisyklės ir panašiai. Žemiau rasite aprašymą apie visus šiuos žingsnius, bei nuorodas į detalias instrukcijas kaip tuos žingsnius atlikti.

1. Pirmiausia sistemoje turi būti sukuriami darbuotojai bei naudotojai. Ši informacija vedama ERP. Greičiausias būdas susikurti darbuotojus bei naudotojus – importuoti šiuos duomenis prieš tai užpildžius importo failą. Pavyzdinį importo failą bei kaip atliekamas importas aprašymą rasite čia. Šio importo metu suimportuojami darbuotojai bei naudotojai, jų informacija susiejama tarpusavyje.
Jei darbuotojų turite nedaug – tada galima kurti juos tiesiai sistemoje taip kaip aprašyta čia (jei naudosite tik BSS DVS – 6 ir 7 punktus praleiskite). Tada beliks masiškai sukurti naudotojus taip kaip aprašyta čia.
Labai svarbu atsakingai sudėlioti naudotojų roles, nes tai nulems kokius veiksmus galės atlikti naudotojai. Rekomenduojame darbuotojams priskirti DVS naudotojų rolę ir tik išimtinais atvejais priskirti DVS administratoriaus rolę, nes šią rolę turintys darbuotojai turi daug daugiau teisių, tokių kaip procesų stabdymas, registruotų dokumentų redagavimas ir panašiai (paprastai rolė priskiriama darbuotojams, kurie tvarko personalo dokumentus).
Kai jau turėsite pilnai sukonfigūruotą BSS Dokumentų valdymo sistemą ir norėsite pakviesti kolegas naudotis – nepamirškite masiškai išsiųsti jiems prisijungimo informaciją, taip kaip aprašyta čia.

2. Susikonfigūruokite Darbuotojo anketą. Ji Jums itin pravers priimant naujus darbuotojus, nes šios anketos pagalba naujai priimamas darbuotojas galės pateikti visą Jums įdarbinimui (ir ne tik) reikalingą informaciją. Anketos konfigūracija atliekama ERP. Po konfigūracijos naujai įdarbinamam darbuotojui galėsite išsiųsti nuorodą, kurią atvėrus bus galiam supildyti visą Jūsų prašomą informaciją. Kokia konfigūracija reikalinga ir kaip veikia funkcionalumas aprašymą rasite čia.
Gera žinia ta, kad pateikti Jums reikiamą informaciją gali ne tik naujai priimami darbuotojai, bet jau ir esami. Tam tikslui galite išsiųsti jiems prašymą atnaujinti duomenis, ko pasekoje turėsite visą reikiamą informaciją apie darbuotojus. Kaip vyksta darbuotojų duomenų atnaujinimas aprašymą rasite čia 

3. Toliau turėtumėte sukurti reikiamus Katalogus (instrukcija kaip tai atlikti čia) ir Registrus (instrukcija čia), kur bus saugomi ir registruojami įvairūs Jūsų įmonės dokumentai. Kiekvienoje instrukcijoje aprašoma ir Katalogų bei registrų saugos konfigūracija. Labai svarbu itin atidžiai susidėlioti Saugos įrašų informaciją, nes tai nulems kokius dokumentus galės matyti Jūsų įmonės darbuotojai.

4. Susikurkite reikiamus dokumentų šablonus, pagal kuriuos vėliau bus pildomi įvairūs dokumentai, tokie kaip Atostogų prašymai, Komandiruočių įsakymai ir pan. Tokių dokumentų pildymo metu pagrindinė informacija (tokia kaip katalogas, registras, dokumentą tvirtinantys bei pasirašantys asmenys ir pan.) paveldima iš šablono, todėl dokumentą pildančiam darbuotojui užtenka nurodyti tik esminę informaciją (pavyzdžiui: Atostogų datas) ir to užtenka sugeneruoti dokumento spausdiniui, pasiųsti jį procesams, po registracijos automatiškai užpildyti tabelį (jei naudojamas Personalas ir atlyginimai modulis) ir panašiai. Dokumentų šablonų kūrimams naudokite instrukciją, esančią čia.

Jei turite kelias aplinkas, tuomet patogiai galite kopijuoti šablonus iš vienos aplinkos į kitą, vadovaujantis instrukcija, kurią rasite čia.

Dokumento šablone taip pat aprašomas ir dokumento procesas t.y. kokiems procesams (Pasirašymui, Tvirtinimui, Registravimui ir pan.) ir kokiems asmenims dokumentas turi būti siunčiamas po jo pateikimo. Šablono procesuose galima nurodyti konkrečius gavėjus arba nustatyti, kad jie būtų išrenkami pagal gavėjų konfigūraciją (pavyzdžiui: administracijos padalinio darbuotojų atostogų prašymai siunčiami tvirtinimui Direktoriui, o vadybininkų padalinio – to padalinio vadovui). Jei norite procesus išrinkti pagal konfigūraciją – aprašymą kaip tai padaryti rasite čia. Papildomai dar galima nusirodyti, kad procesai būtų išrenkami pagal dokumente nurodytas sąlygas (pavyzdžiui: jei atostogauti einama 1 d.d. – direktoriui tvirtinti nereikia, bet jei daugiau – privalomas direktoriaus tvirtinimas). Kaip susikonfigūruoti tokį dokumentų procesų išrinkimo būdą aprašymą rasite čia.

5. BSS DVS turi lanksčią galimybę automatiškai siųsti įvairiausius pranešimus: apie priskirtas/atliktas/pakomentuotas veiklas, įvairiausius priminimus (artėjančius darbuotojų gimtadienius, besibaigiančius galioti darbuotojų dokumentus, prenumeratas ir pan.). Pirmiausia peržiūrėkite siunčiamų pranešimų šablonus ir pasikoreguokite juos pagal poreikį. Kaip tai padaryti aprašymą rasite čia
Toliau pagal poreikį susikonfigūruokite šiuos priminimus:
* Priminimų apie darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigos siuntimo konfigūracija instrukcija čia
* Įvairių dokumentų galiojimo pabaigos priminimų prenumerata (tech. priežiūros, draudimo, spaudos prenumeratų ir pan.) instrukcija čia
* Pranešimų apie gautas/įvykdytas/pakomentuotas veiklas konfigūracija aprašymą rasite čia. Gal būt tokių pranešimų informaciją norite gauti ne tik el. paštu, bet ir sms? tuomet vertėtų susipažinti su instrukcija esančia čia
* Jei sveikinate savo darbuotojus gimtadienio proga – susikonfigūruokite, kad gimtadienio sveikinimai būtų siunčiami automatiškai. Kaip tai atlikti aprašymą rasite čia.

6. Būtinai įsijunkite Personalo planą. Šio įrankio pagalba visada žinosite, kurie jūsų darbuotojai serga, atostogauja ar planuoja atostogauti. Kaip įsijungti personalo planą rasite instrukcijoje čia . Kaip susikonfigūruoti kokie įrašai gali būti matomi personalo plane matysite aprašyme čia. Na o jei naudojate BSS Personalas ir atlyginimai modulį – galite riboti ir matomus darbuotojus, atitinkamai pagal padalinius, kuriuose dirba darbuotojas (instrukciją kaip tai padaryti čia). Taip pat itin patogi funkcija – galimybė matyti kurie kolegos atostogauja Jūsų atostogų metu, ko pasekoje matysite, ar kol Jūs atostogausite bus kam dirbti arba padalinio vadovui matant tokią informaciją nuspręsti, ar tvirtinti Jūsų atostogų prašymą (apie funkcionalumą aprašymą rasite čia).

7. Susikonfigūruokite, kad būtų importuojami laiškai iš pašto dėžutės tiesiai į DVS. Kuo tai patogu? jei turite įmonės pašto dėžutę, laiškai ir jų priedai bus importuojami į DVS, nebereiks papildomai jungtis į el. paštą ir tikrinti įkritusius laiškus (pavyzdžiui: nurodyta pašto dėžute gaunate sąskaitas – jos bus suimportuojamos iš el. pašto dėžutės į DVS). Kaip susikonfigūruoti dėžutę aprašymą rasite čia.

8. Jei planuojate gautas pirkimo sąskaitas apsirašyti DVS ir automatiškai jas kurti į Buhalteriją – tuomet prieš funkcionalumo naudojimą atlikite veiksmus aprašytus čia ir čia. O gal būt būsite itin inovatyvūs ir naudositės sąskaitų skaitmeninimo funkcionalumu? tuomet Jums pravers instrukcija esanti čia. 

9. Nepamirškite susikonfigūruoti automatinio darbuotojų pavadavimo funkcionalumo! Jo pagalba, darbuotojui pildant atostogas bus prašoma nurodant pavaduojantį asmenį, kuris automatiškai bus priskiriamas kaip pavaduojantis ir atostogaujančio darbuotojo atostogų laikotarpiu gaus vykdymui pavaduojamo darbuotojo veiklas. Visą informaciją apie automatinio pavadavimo funkcionalumą rasite instrukcijose čia ir čia.

10. Susikurkite reikiamas tvarkas pagal įmonės vidaus politiką ir pasiųskite jas darbuotojams susipažinimui. Kaip tai padaryti rasite aprašymą čia.

11. Kad būtų paprasčiau naudotis BSS DVS privalumais – turime Jums parengę instrukcijas apie dokumento profilio lange matomas funkcijas (instrukcija čia) ir įvairių langų filtravimo, rikiavimo galimybes (instrukcija čia).

BSS Personalas ir atlyginimai skirta darbo užmokesčio skaičiavimui. Darbo pradžiai reikalingi duomenys suimportuojami iš Jūsų užpildyto failo. Toliau tvirtinamos darbo sutartys. Iš SODRA suimportuojama tokia informacija kaip pensijų kaupimo procentas, nedarbingumo informacija, fiksuojami einamojo mėnesio nukrypimai nuo grafikų registruojant dokumentus DVS’e arba kuriant įrašus rankiniu būdu. Uždaromi tabeliai, skaičiuojamas Darbo užmokestis kelių mygtukų paspaudimu, išmokamas atlyginimas darbuotojams ir galiausiai visa informacija užregistruojama Didžiojioje knygoje sukuriant reikiamus apskaitos įrašus. Detalesnė informacija pateikta žemiau.

1. Užpildykite duomenų failą, reikalingą duomenų importui. Jį galite parsisiųsti čia arba Jums jį pateiks BSS konsultantas. Pildykite tik tas sritis, kurių duomenis norite importuoti (pavyzdžiui: jei nenorite, kad būtų suimportuoti naudotojai – nepildykite skilties Naudotojai). Jei kiltų klausimų pildant – kreipkitės į BSS konsultantus (kontaktai čia), jie mielai Jums padės.

2. Jūsų pateikti duomenys bus suimportuoti į sistemą. Po importo BSS Personalas ir atlyginimai rasite šiuos duomenis (jei užpildėte reikiamą informaciją): Padaliniai, Pareigybės, Darbuotojai (kartu suimportuojama darbuotojo komunikacijų, adresų informacija, taip pat informacija apie auginamus vaikus (pagal tai nustatoma ar darbuotojui priklauso papildomos poilsio dienos)), Naudotojai, Darbo sutartys, Atostogų likučiai, VDU informacija (reikalinga skaičiuojant Atostoginius, ligos išmokas ir kita, kur naudojamas darbuotojo VDU),  Kintamieji darbo sutartyje (dažniausiai tai būna nustatyto atlyginimo reikšmė, avanso suma (jei avansas mokamas)),  Periodiniai mokėjimai (informacija apie darbuotojo turimus vykdomus raštus, Gyvybės draudimo ir pensijų įmokas ir pan.).

3. Pasitikrinkite suimportuotus duomenis ir patvirtinkite Darbo sutartis (atvėrus darbo sutartį mygtukas [Patvirtinti priėmimą į darbą]).
4. Suimportuokite iš SODRA darbuotojo Pensijų kaupimo procentų informaciją. Kaip tai padaryti instrukciją rasite čia.

Visi reikiami duomenys darbo pradžiai suvesti, toliau skaičiuojamas einamojo mėnesio DU:
5. Mėnesio eigoje pildykite darbuotojų atostogų, komandiruočių ir kt. informacija. Tam tikslui yra kuriamos Personalo operacijos. Jei naudojate BSS DVS – didžioji dalis informacijos bus automatiškai sukurta dokumentų registravimo DVS’e metu (įvairių tipų atostogos, papildomas poilsio laikas, komandiruotės, darbas poilsio dieną ir pan.). Kaip susikurti dokumento šabloną, kurį registruojant būtų kuriama reikiama personalo operacija instrukciją rasite čia. Taip pat Jums bus reikalinga ir instrukcija apie tai, kaip susikonfigūruoti, kad registruojant atostogų trumpinimo arba atšaukimo faktą būtų automatiškai pakoreguojama ir Personalo operacija (skaitykite čia).
Jei BSS DVS nenaudojate – personalo operacijas galite importuoti. Galimi Personalo operacijų importai (paspaudę ant reikiamo būsite nukreipti į importo instrukciją):
* Atostogų importas
* Komandiruočių importas
* Kitų personalo operacijų importas
Arba susivesti jas rankiniu būdu. Kaip tai atlikti rasite čia.

6. Suimportuokite iš SODRA einamo mėnesio nedarbingumo informaciją. Instrukciją rasite čia.

7. Užpildykite ir uždarykite tabelius, jei pradėjote dirbti su BSS Personalas ir atlyginimai ne nuo skaičiuojamo mėnesio pradžios. Standartiškai tabeliai pildosi naktinio masinio proceso metu, kur užpildoma sekanti diena ir prieš Darbo užmokesčio skaičiavimą lieka juos tik uždaryti.

8. Skaičiuokite darbo užmokestį. Tai galite padaryti visiems darbuotojam vieno mygtuko paspaudimu. Detaliau kaip skaičiuoti darbo užmokestį rasite čia.

9. Išmokėkite priskaitytą DU, mokesčius. Norimas mokėti sumas lengvai surinksite filtrų pagalba (instrukcija čia). O kaip atlikti mokėjimus rasite čia.

10. Išsiųskite sumas apskaitai į Didžiąją knygą t.y. užregistruokite sumas atitinkamose sąskaitų plano sąskaitose. Kaip tai atlikti rasite 8 punkte nurodytoje instrukcijoje.

11. Na o jei apskaitą vedate kitoje sistemoje, kaip susirinkti perkėlimui reikiamus duomenis rasite čia.

BSS Buhalterija apima kelis modulius: Pirkimai ir Pardavimai, Mokėjimai, Sandėlis, Turtas. Prieš pradedant einamuosius darbus pirmiausia peržiūrimas ir pagal poreikį paredaguojamas sąskaitų planas, suimportuojami arba sukuriami statiniai duomenys (tokie kaip Banko sąskaitos, Sandėliai, Partneriai, Produktai pan.) ir galiausiai suimportuojami Didžiosios knygos likučiai (Skolos, Atsargų likučiai, Kiti Didžiosios knygos likučiai ir pan.). Žemiau rasite kaip nuosekliai atlikti visus žingsnius, kad darbo pradžia su BSS ERP būtų kuo sklandesnė.
1. Statiniai duomenys:
1.1. BSS Buhalterija yra integruotas rekomenduojamas sąskaitų planas (Apskaita -> sąskaitų planas). Visos likučių kėlimo detalios sąskaitų plano sąskaitos yra sukonfigūruotos pagal sistemoje esantį sąskaitų planą. Jeigu Jūsų įmonės sąskaitų planas yra detalesnis ar kitoks nei rekomenduojamas, paredaguokite jį. Kaip tai atlikti rasite instrukcijoje čia. Jei sąskaitų planas skiriasi gana stipriai – tada geriau suimportuokite jį. Kaip tai padaryti rasite čia. Jei sąskaitų planas buvo redaguotas – Jums reiks papildyti sąskaitų plano tipus – taisyklių rinkinius, pagal kuriuos išrenkamos reikiamos sąskaitų plano sąskaitos. Kaip tai padaryti rasite čia.
1.2. Toliau sukuriama arba suimportuojama likučių kėlimui reikalinga informacija:
1.2.1. Susikurkite banko sąskaitas/kasas, kuriose vyksta piniginių lėšų judėjimas. Instrukcija kūrimui čia.
1.2.2. Susikurkite sandėlio vietas, kuriose bus apskaitomi prekių likučiai – instrukcija čia, bei susikurkite Ilgalaikio turto vietas, kuriose bus apskaitomi Ilgalaikio turto likučiai – instrukcija čia. Jums taip pat dar bus reikalingi už prekes ar Ilgalaikį turtą atsakingi asmenys. Tam tikslui reiks susikurti darbuotojus. Kaip susikurti darbuotoją rasite instrukcijos 1 -2 punkte (banko informacija nėra būtina).
1.2.3. Skolų importui bus reikalinga partnerių informacija. Kaip atliekamas partnerių importas aprašymą rasite čia.
1.2.4. Prekių likučiams importuoti bus reikalingos produktų kortelės. Kaip suimportuoti produktų korteles aprašymą rasite čia.
Tiek duomenų pakanka, kad toliau sėkmingai susikeltumėte likučius

2. Likučių kėlimas. Eiliškumas nėra svarbus, galite kelti likučius Jums tinkančia tvarka
2.1. Skolų likučių sukėlimas. Aprašymą rasite čia. Aišku jei skolų nėra daug – galite jas kelti rankiniu būdu – aprašymas čia.
2.2. Sandėlio likučių kėlimas. Detalų aprašymą rasite čia. Galimas ir rankiniu būdu atliekamas prekių likučių kėlimas – kaip tai daryti skaitykite čia.
2.3. Ilgalaikio turto likučių kėlimas. Pirmiausia suimportuokite ilgalaikio turto korteles pagal instrukciją, kurią rasite čia. Toliau importuokite ilgalaikio turto likučių informaciją pagal instrukciją čia.
2.4. Kitų didžiosios knygos likučių kėlimas. Galite likučius importuoti – instrukcija čia. Arba jei likučių nedaug – kelti juos rankiniu būdu pagal instrukciją čia.

Likučių kėlimas ir aplinkos ruošimas darbui su BSS Buhalterija baigtas, toliau registruojamos einamojo laikotarpio operacijos
3. Registruojami pirkimai (instrukcija čia) ir pardavimai (instrukcija čia). Jie taip pat gali būti importuojami – instrukcija čia.
4. Atliekami mokėjimai kuriant mokėjimo nurodymus (aprašymas čia), registruojami pinigų gavimai ar išmokėjimai banko sąskaitoje (instrukcija čia). Taip pat galimas mokėjimų importas tiesiai iš banko sistemos (instrukcija čia).
5. Atliekamos prekių judėjimo operacijos: nurašymai, perdavimai, perkėlimai. Dar daugiau sandėlio valdymo instrukcijų čia
6. Registruojamos ilgalaikio turto pirkimo, nurašymo, perdavimo, pardavimo operacijos. Ilgalaikio turto valdymo Instrukcijas rasite čia.

Dar daugiau instrukcijų, kaip BSS Buhalterija užregistruoti įvairiausius apskaitos įvykius rasite mūsų naudotojo vadove čia