Naujo darbuotojo anketos pildymas

Naujo darbuotojo anketos pildymas. Šio funkcionalumo pagalba suteiksite galimybę naujai priimtam darbuotojui pačiam užpildyti reikiamą informaciją darbinantis, o suvesta informacija bus išsaugota ERP darbuotojo kortelėje. Instrukcijoje rasite ir aprašymą kaip susikonfigūruoti anketos laukus pagal Jūsų poreikį.
1. Darbuotojo anketos konfigūravimas. Darbuotojo anketa gali būti konfigūruojama nurodant kokią informaciją turi pateikti naujai priimamas darbuotojas (kandidatas). Konfigūracijų skaičius neribojamas, todėl pagal poreikį galite susikurti kelias skirtingas anketos konfigūracijas ir anketos siuntimo metu pasirinkti kurią anketą norite siųsti.
1.1. Konfigūraciją rasite Personalas ir atlyginimai -> Personalas ir atlyginimai konfigūracija -> Darbuotojo anketos konfigūravimas.

1.2. Lange matomos reikšmės ir jų funkcijos:
* Žingsnio stulpelio reikšmė nusako darbuotojo anketos sritį, kurioje bus matoma pažymėta informacija (kuriame lange bus atvaizduojama informacija).
* Žingsnio prioritetas nurodo žingsnio vietą anketoje t.y. kelintame žingsnyje bus rodoma informacija.
* Laukas tai jau konkreti anketoje matoma reikšmė t.y. smulkesnė informacija, kurią užpildžius ta informacija išsaugoma darbuotojo kortelėje.
* Rodoma - pažymėjus varnelę Laukas bus rodomas atitinkamame Žingsnyje. Nepažymėję varnelės Lauko anketoje nematysite.
* Privalomas - neužpildžius Lauko, nebus galima pereiti į kitą anketos žingsnį.
* Privaloma dokumento galiojimo data ir Privalomas dokumento failas reikšmės konfigūracijoje aktyvios tik prie Dokumentai žingsnio. Pažymėję varnele prie atitinkamo dokumento tipo nurodysite, kad privaloma nurodyti dokumento galiojimo datą (vėliau pagal šią datą siunčiami priminimai personalo darbuotojui apie darbuotojo dokumentų galiojimo pabaigą) bei pridėti fizinį dokumento failą.

1.3. Anketos konfigūravimas pagal Žingsnius:
1.3.1. Asmeninė informacija. Čia esanti informacija atspindi darbuotojo kortelės Pagrindinės informacijos langą. Šiame žingsnyje galite susidėlioti kitokį nei nustatytas Laukų eiliškumą (pavyzdžiu: po Vardu ir Pavarde norite matyti gimimo datą, o tik paskui asmens kodą). Tam tikslui stulpelyje Prioritetas, prie pažymėtų Rodomas reikšmių sudėliokite atitinkamą numeraciją. Nužymėkite varnelę Rodomas, jei kurios nors informacijos iš būsimo darbuotojo Jums nereikia

1.3.2. Kontaktai. Kontaktų žingsnis apima darbuotojo komunikacijas ir adresus. Čia matomi visi galimi komunikacijų ir adresų tipai. Jei susikurtumėte naują komunikaciją (pavyzdžiui: Kontaktas nutikus nelaimei) ar naują adresą (pavyzdžiui: Globėjų adresas) - jie atsirastų šiame sąraše ir galėtumėte juos naudoti anketoje. Naują komunikaciją ar naują adresą susikursite Administravimas -> Sąrašai atitinkamai papildę Komunikacijos tipas arba Pašto adreso tipas sąrašus. Pasirinkite reikiamus kontaktus pažymėję Rodomas ir sudėliokite Laukų prioritetus pagal poreikį.

1.3.3. Finansinė informacija. Šiame žingsnyje pateikiama darbuotojo finansinė informacija, tokia kaip banko sąskaita, NPD informacija ir panašiai. Šios srities laukų eiliškumą galite patogiai pasikoreguoti nurodydami Laukų prioritetus. Yra kelios reikšmės, kurias papildomai dar galimą įtakoti ir nustatymų pagalba:

1.3.3.1. NPD informacija. Jei anketoje pažymėta, kad būtų rodomas laukas Ar taikyti NPD?, darbuotojui pateikiami NPD pasirinkimai priklauso nuo programos nustatymų. Žemiau pateiktos galimos nustatymų kombinacijos ir jų rezultatas darbuotojo anketoje.

1.3.3.1. NPD informacija. NPD pasirinkimai, kuriuos darbuotojas matys anketoje, priklauso nuo NPD nustatymų. Nustatymus pasirinkite pagal tai, kokias NPD taikymo galimybes norite suteikti darbuotojui.

1. Jei norite, kad darbuotojas galėtų pasirinkti, nuo kurio mėnesio taikyti NPD, nustatykite:
1.1. Taikyti NPD reikšmę pagal nutylėjimą – įjungtas.
1.2. Leisti pasirinkti NPD taikymo mėnesį – įjungtas.
1.3. NPD taikyti nuo sekančio mėnesio 1 dienos:
1.3.1. išjunkite, jei norite, kad pagal nutylėjimą būtų pasirinkta Taikyti nuo įdarbinimo mėnesio pirmos dienos;
1.3.2. įjunkite, jei norite, kad pagal nutylėjimą būtų pasirinkta Taikyti nuo sekančio mėnesio pirmos dienos.
Darbuotojas anketoje galės pasirinkti Netaikyti, Taikyti nuo įdarbinimo mėnesio pirmos dienos arba Taikyti nuo sekančio mėnesio pirmos dienos.

2. Jei norite, kad darbuotojas galėtų pasirinkti, ar taikyti NPD, tačiau negalėtų pasirinkti NPD taikymo mėnesio, o pasirinkus taikyti NPD jis būtų taikomas nuo sekančio mėnesio, nustatykite:
2.1. Taikyti NPD reikšmę pagal nutylėjimą – įjungtas.
2.2. NPD taikyti nuo sekančio mėnesio 1 dienos – įjungtas.
2.3. Leisti pasirinkti NPD taikymo mėnesį – išjungtas.
Darbuotojas anketoje galės pasirinkti Netaikyti arba Taikyti nuo sekančio mėnesio pirmos dienos. Pagal nutylėjimą bus pasirinkta Taikyti nuo sekančio mėnesio pirmos dienos.

3. Jei norite, kad darbuotojas galėtų pasirinkti, ar taikyti NPD, tačiau negalėtų pasirinkti NPD taikymo mėnesio, o pasirinkus taikyti NPD jis būtų taikomas nuo įdarbinimo mėnesio, nustatykite:
3.1. Taikyti NPD reikšmę pagal nutylėjimą – išjungtas.
3.2. NPD taikyti nuo sekančio mėnesio 1 dienos – išjungtas.
3.3. Leisti pasirinkti NPD taikymo mėnesį – išjungtas.
Darbuotojas anketoje galės pasirinkti Netaikyti arba Taikyti nuo įdarbinimo mėnesio pirmos dienos. Pagal nutylėjimą bus pasirinkta Netaikyti.

Pagal darbuotojo pasirinkimą darbuotojo kortelėje sukuriamas NPD kintamasis:
* pasirinkus Netaikyti – NPD netaikomas, darbuotojo kortelėje sukuriamas NPD kintamasis su reikšme 0.
* pasirinkus Taikyti nuo įdarbinimo mėnesio pirmos dienos – NPD taikomas nuo įdarbinimo mėnesio pirmos dienos, darbuotojo kortelėje sukuriamas NPD kintamasis su reikšme 1 ir galiojimo data nuo - įdarbinimo mėnesio pirmos dienos .
* pasirinkus Taikyti nuo sekančio mėnesio pirmos dienos – NPD taikomas nuo kito mėnesio pirmos dienos, darbuotojo kortelėje sukuriamas NPD kintamasis su reikšme 1 ir galiojimo data nuo - kito mėnesio po įdarbinimo pirmos dienos.

Jei darbuotojo anketoje generuojamas dokumentas, NPD pasirinkimą ir jo taikymo datą galima išsaugoti dokumento atributuose. Tam programos nustatyme nurodyti sisteminiai atributai:
* Darbuotojo anketa - ar taikyti NPD atributas;
* Darbuotojo anketa - NPD datos atributas.
Pildant darbuotojo anketą NPD informacija bus išsaugota nurodytuose dokumento atributuose bei matomi dokumento profilyje. Pasirinkus Netaikyti, išsaugoma informacija, kad NPD netaikomas. Pasirinkus NPD taikymą, papildomai išsaugoma jo taikymo data. Ši informacija naudojama generuojamo dokumento spausdinyje.

Jei darbuotojo anketoje dokumentas negeneruojamas, darbuotojo pasirinkta NPD informacija išsaugoma darbuotojo kintamuosiuose. Jei laukas Ar taikyti NPD? anketoje nerodomas, NPD kintamasis pagal anketą nesukuriamas.

1.3.3.2. jei pasirenkate, kad būtų rodomas laukas Ar kaupiate pensiją? papildomai pasitikrinkite ar įjungtas programos nustatymas Leisti sukurti pensijų kintamuosius pildant darbuotojo anketą.
1.3.3.3. jei priimate į darbą užsieniečius, o jie banko sąskaitos dar neturi, programos nustatyme Darbuotojo anketa - banko sąskaita privaloma ne Lietuvos piliečiams nuimkite varnelę, ir darbuotojams, kurių pilietybės šalis bus ne Lietuva, banko sąskaitos nereiks nurodyti. Visais kitais atvejais banko sąskaitą nurodyti yra privaloma.

1.3.4. Dokumentai. Šio žingsnio sąraše matomi visi dokumentų tipai, kurie yra Administravimas -> Sąrašai -> Asmens dokumentai. Pažymėkite varnelę Rodomas prie tų, kuriuos turi pateikti būsimas darbuotojas bei sudėliokite prioritetus. Papildomai šiame žingsnyje galite pasirinkti ar privaloma nurodyti dokumento galiojimo datą bei ar turi būti pridėtas fizinis dokumento failas (plačiau apie tai jau skaitėte 1.2. punkte).

1.3.5. Nepilnamečiai vaikai. Čia pateikiama informacija apie darbuotojo šeimyninę padėti bei Vaikų duomenys. Pagal poreikį galite susidėti Laukų prioritetus.

1.3.6. Kita informacija. Šis žingsnis yra skirtas Jūsų papildomai informacijai. Šiame žingsnyje gali būti supildoma bet kokia Jums reikiama informacija. Žingsnio laukai atkeliauja iš atributų, sukurtų Administravimas -> Atributai, šakoje Personalo atributai. Jei atribute nurodysite aprašymą - pildant anketą aprašymo informacija bus pateikiama pildančiam darbuotojui (šalia atributo bus atvaizduojama i raidė, kurią paspaudus bus matomas atributo aprašymas)

Gera žinia ta, kad atributų informaciją galite įterpti bet kuriame žingsnyje, užteks tik konfigūracijoje pakeisti Žingsnio informaciją į reikiamą.
Pavyzdžiui: turite sukurtą atributą Kiek kartų per mėn. norite gauti atlyginimą? ir norite, jog šią informaciją darbuotojas pateiktų prie Finansinės informacijos žingsnio. Tuomet konfigūracijoje Žingsnis stulpelyje prie šio atributo nurodykite Finansinė informacija ir Laukas bus rodomas Finansinės informacijos žingsnyje.

1.3.7. Kita informacija susijusi su žingsnių konfigūracija:
* reikiamą papildomą darbuotojo informaciją susiveskite naudodamiesi atributais (taip kaip aprašyta 1.3.6. punkte), tada darbuotojo pateikta informacija bus išsaugoma Darbuotojo kortelės skiltyje Atributai, bei ją galėsite panaudoti prašymo priimti į darbą spausdinyje;
* jei žingsnyje bus Laukų su nenurodytu Prioritetu - Laukas bus rodomas Žingsnio pabaigoje.

1.4. Nustatymai, reguliuojantys privalomą informaciją, prieš pildant anketą. Atvėrus darbuotojo kortelę ir pasirinkus anketos pildymo būdą (atvėrus ar išsiunčiant), pateikiamas dialogas, kur privaloma nurodyti tam tikrą darbinimosi informaciją (ši informacija vėliau atkeliauja sudarant darbo sutartį arba panaudojama generuojant prašymo priimti į darbą spausdinį anketos pildymo pabaigoje). Jei vis dėl to kažkuri dabar privaloma informacija Jums nėra aktuali, Administravimas -> Programos nustatymai raskite žemiau minimus nustatymus ir pagal poreikį išjunkite laukų privalomumą:
* Darbuotojo anketa - siunčiant anketą įdarbinimo data privaloma
* Darbuotojo anketa - siunčiant anketą Pareigos privalomos
* Darbuotojo anketa - siunčiant anketą Padalinys privalomas
* Darbuotojo anketą - siunčiant anketą Sutarties rūšis privaloma

1.5. Siunčiant darbuotojui nuorodą el. paštu yra galimybė koreguoti siunčiamo laiško turinį. Tai padarysite Planavimas->Pranešimų šablonai->Anketa skirta naujai priimamam darbuotojui

1.6. Užpildžius anketos duomenis, kandidatui gali būti sugeneruojamas Prašymas priimti į darbą, kurį jis gali pasirašyti ir pateikti. Tam, kad būtų sugeneruojamas dokumentas reikia Administravimas -> Programos nustatymai nustatyme Darbuotojo anketos dokumento šablonas (Dokumento numeris) įrašyti šablono, pagal kurį bus sukurtas Prašymas priimti į darbą numerį. Svarbu: šablonas turi turėti sudėliotus procesus, priešingu atveju dokumentas generuojamas nebus. Būtinai užtikrinkite, kad dokumentas po pateikimo būtų konvertuotas į PDF (priešingu atveju darbuotojas galės atsidaryti anketos nuorodą dar kartą ir pakeisti duomenis, kurie nebus atnaujinami). Norint, kad dokumentas būtų konvertuojamas į PDF - šablone įdėkite pirmą registravimo procesą  (palengvinimui šablone galite pažymėti, kad registracijos procesas bus vykdomas automatu), o atitinkamam registre uždėkite varnelę Konvertuoti dokumentus į PDF. 

Jei turite poreikį skirtingoms anketos konfigūracijoms generuoti skirtingus Priėmimo į darbą prašymus - tuomet reikiamą šabloną nurodykite pačioje konfigūracijoje. Čia taip pat galite nurodyti skirtingus šablonus ir pagal naudotojų kalbą, kurią anketą pildantis darbuotojas gali nurodyti anketos pradžioje (aprašyta 1.8. punkte).

1.7. Papildomai galite nurodyti dokumentų, pridedamų pildant darbuotojo anketą, katalogą. Įrašykite jį Programos nustatymuose, nustatyme Darbuotojo anketa - dokumentų katalogo kelias.
1.8. Papildomai galite susikonfigūruoti, kad pirmame anketos pildymo lange pildytojas galėtų pasirinkti kokia kalba nori pildyti anketą. Vėliau šis kalbos pasirinkimas automatiškai nustatomas ir naudotojui, kuris bus sukurtas šiam darbuotojui. Norėdami naudotis funkcionalumu raskite ir įjunkite programos nustatymą Įdarbinimo anketoje būsimam darbuotojui leisti pasirinkti kalbą. Gavęs anketą pirmajame lange darbuotojas matys kalbos pasirinkimą.

Be to, kad darbuotojas galės užpildyti anketą sau suprantama kalba, papildomai šis kalbos pasirinkimas bus išsaugotas ir automatiškai parenkamas kuriant naudotoją, ko pasekoje pranešimai darbuotojui bus siunčiami pasirinkta kalba. Na o jei turite skirtingus įdarbinimo šablonus pagal Šablono kalbas ir įsidėsite juos visus į nustatymą Darbuotojo anketos dokumento šablonas (Dokumento numeris) (atskiriant kabliataškiu) jau pats įdarbinimo dokumentas bus suformuojamas pasirinkta kalba.

2. Darbuotojo anketos išsiuntimas
2.1. Norint išsiųsti anketą Kandidatui būtina darbuotojo kortelėje užpildyti Vardą, Pavardę ir Elektroninį paštą bei Asmens kodą (jei pagal nustatymą jis privalomas kuriant naują darbuotojo kortelę).
Telefono numeris turi būti nurodomas tada, jei pas Jus programos nustatyme: Darbuotojo anketos kvietimo nuorodos patvirtinimas - tik SMS žinute.

2.2. Darbuotojo anketa gali būti:
* atverta be autentifikacijos iš karto Jūsų ekrane
* išsiunčiama kandidatui nurodytu el. paštu į kurį jis gaus nuorodą, o paspaudęs ją, po autentifikacijos, bus nukreiptas į anketos pildymo langą

2.3. Pasirinkus anketos pateikimo būdą bus prašoma nurodyti planuojamą įdarbinimo datą, pareigybę, Padalinį bei Sutarties rūšį. Ši informacija vėliau bus reikalinga kuriant prašymą priimti į darbą. Informacija išsaugoma Darbuotojo kortelės skiltyje Papildoma informacija

3. Darbuotojo anketos pildymas. Darbuotojo anketa pildoma žingsniais pagal sritis. Žvaigždute pažymėti laukai privalomi. Esanti informacija (pvz. pavardė) gali būti tikslinama. Į sekantį langą pereinama paspaudus [Toliau -...]. Neužpildžius privalomų laukų į kitą langą pereiti negalima. Esant poreikiui visada galima grįžti į prieš tai buvusius langus ir patikslinti informaciją. Žemiau pateikiame kiekvieno lango paveikslą ir svarbias pastabas.
3.1. Asmeninė informacija.

3.2. Kontaktai

3.3. Finansinė informacija. Čia nurodoma banko sąskaita. Yra kontroliuojama ar banko sąskaita teisinga (analogiškai kaip kad vedant banko sąskaitą darbuotojo kortelėje ERP). Suvedus banko sąskaitą, pagal banko kodą tikrinama, ar toks bankas yra ERP. Jei banko nėra - čia rašoma NENUSTATYTAS_BANKAS ir išsaugojus duomenis, ERP toks bankas bus sukurtas Administravimas -> Bankai. Jums reiks tokio sukurto banko informaciją ERP patikslinti. Čia taip pat pasirenkama, ar taikyti NPD. Darbuotojui pateikiami NPD pasirinkimai priklauso nuo 1.3.3.1 punkte aprašytų programos nustatymų. Pensijų kaupimo procento reikšmė bus rodoma tik tada, kai įjungtas nustatymas Leisti sukurti pensijų kintamuosius pildant darbuotojo anketą.

3.4. Dokumentai. Pridedami dokumentai bei jo failai, kurie išsaugomi Darbuotojo kortelėje, skiltyje Dokumentai. Taip pat darbuotojo kortelėje, skiltyje Papildoma informacija, Dokumentuose matoma nuoroda į dokumentą (Prisegti dokumentai)

3.5. Nepilnamečiai vaikai. Informacija išsaugoma Darbuotojo kortelės skiltyje Papildoma informacija -> Susiję asmenys

3.6. Baigus pildyti anketą pateikiama informacija, kad duomenys išsaugoti bei suteikiama galimybė patikslinti suvestą informaciją.

3.7.Prašymo priimti į darbą spausdinio redagavimas
3.7.1.Jei norite, kad užpildžius informaciją būtų sugeneruojamas prašymas priimti į darbą, Administravimas -> Programos nustatymai nustatyme Darbuotojo anketos dokumento šablonas (Dokumento numeris) turite nurodyti Prašymo priimti į darbą dokumento šablono numerį. Detaliau kaip sukurti reikiamą dokumento šabloną rasite čia.
3.7.2. Taip pat, jei norite, kad prašymas būtų pasirašytas kvalifikuotu parašu, nustatyme Darbuotojo anketa - pateikiant dokumentą reikalauti kvalifikuoto parašo reikia uždėti varnelę.

3.7.3. Jei norite papildyti prašymo priimti į darbą spausdinį darbuotojo anketoje užpildytų atributų informacija - turite sukurti lygiai tokį patį atributą ir Dokumentų atributai šakoje (Darbuotojo anketos atributai kuriami Personalas šakoje). Tada beliks tik Dokumento šakoje sukurtą atributą nusirodyti Konfigūracijoje Turinio laukai , o šablono fizinį failą susieti su Turinio laukų konfigūracijoje pridėtais atributais (instrukcija čia, 4 punktas)

4. Sistemoje yra galimybė susidėlioti kelias konfigūracijas ir siuntimo lange pasirinkti kurią anketos konfigūraciją norite siųsti darbuotojui. Šis funkcionalumas labai patogus jei, skiriasi reikiama informacija priklausomai nuo pareigybės ar padalinio, į kurį darbinamas darbuotojas. Pavyzdžiui: priimant gamybos skyriaus darbuotojus reikalinga informacija apie rūbų dydžius, nes jiems bus išduodama apranga. Tuo tarpu priimant darbuotoją į administraciją ši informacija nėra aktuali.
4.1. Norėdami susidėlioti kelias anketų konfigūracijas, Personalo ir atlyginimų konfigūracija -> Darbuotojo anketos konfigūracija susikurkite naują anketos konfigūraciją paspaudę [Išsaugoti kaip]. Jums bus sukurta pasirinktos anketos kopija, kurioje susidėliokite reikiamą konfigūraciją standartiškai bei išsaugokite.

4.2. Siunčiant darbuotojui anketą matysite pasirinkimą Anketa, kur galėsite pasirinkti kurią anketos konfigūraciją siųsti darbuotojui.

5. Anketa gali būti siunčiama tik naujai priimtiems darbuotojams. Jei darbuotojas jau turi suvestą Darbo sutartį (su statusu Nauja arba Galiojanti) arba darbuotojas jau pateikė Prašymą priimti į darbą anketos pildymo pabaigoje, siuntimo funkcija bus neaktyvi taip pat nebegalios ir Darbuotojui išsiųsta nuoroda anketos pildymui. Ši apsauga skirta tam, kad pakeitęs informaciją darbuotojas nesugadintų duomenų, reikalingų DU skaičiavimui (pvz.: NPD taikymas ir pan.). Jei yra poreikis redaguoti tokio darbuotojo duomenis - naudokite funkciją Atidaryti darbuotojo anketą.. ir paredaguokite informaciją.