2. Dokumentų registrų sukūrimas

Dokumentų registrų sukūrimas. Registrai skirti vesti tam tikros dokumentų rūšies arba dokumentų grupės apskaitą. Į registrą priskirtam dokumentui automatiškai suteikiamas to registro eilės numeris. Dažniausiai registrai sukuriami rengiant organizacijos dokumentacijos planą metų pradžioje, tačiau sistema nedraudžia registrus kurti ir metų eigoje. Registrų skaičius nėra ribojamas. Pradėjus darbą su DVS sistema jau būna sukurti standartiniai registrai, reikalingi Jūsų darbui. Sistemoje yra galimybė sukurtus registrus grupuoti t.y. apjungti pagal prasmę, pavyzdžiui: registrų grupė Įsakymai, detalūs registrai: Personalo įsakymai, Veiklos įsakymai, Atostogų įsakymai ir pan.

1. Registrai kuriami BSS sistemoje Dokumentai -> Registro dokumentai. Atvėrę langą matysite jį padalintą į dvi dalis: Registrai (pateikiamas registrų medis) ir Registrų dokumentų paiešką (pažymėjus registrų medyje konkretų registrą arba grupę čia matomi tik pažymėtojo registro ar grupės dokumentai).

2. Norėdami kurti registrų grupę, Registrų lange pažymėkite pele Registrai ir spauskite Pridėti -> Pridėti grupę. Atvertoje grupės kortelėje nurodykite:
* Kodas - grupės kodą pasirinktinai
* Pavadinimas - registrų grupės pavadinimą
Išsaugokite registrų grupę. Dabar po ja galite kurti detalius registrus

3. Norėdami kurti detalų registrą pažymėkite Registrų grupę, kuriai priklausys kuriamas registras ir Registrų lange spauskite Pridėti -> Pridėti registrą.

3.1. Atvertoje registro kortelėje supildykite informaciją:
* Identifikavimo žymuo – Įveskite unikalų registro identifikavimo žymenį (kodą). Dažniausiai jis pasirenkamas iš dokumentacijos plano aprašymo;
* Pavadinimas - įrašykite registro pavadinimą;
* Būsena - šis laukas pildomas automatiškai ir neredaguojamas; Kinta tik patvirtinus arba užbaigus registrą.
* Periodas nuo ir Periodas iki – nurodykite registro periodo pradžią ir pabaigą;
* Sudarytojas – naudodamiesi paieška priskirkite organizacinį vienetą kuriam bus priskirtas registras;
* Atsakingas – naudodamiesi paieška priskirkite atsakingą asmenį (šis laukas nebūtinas);
* Naudoti rezoliuciją - sistema į dokumento profilį išsaugos visus to registro dokumentų rezoliucijų tekstus ir juos bus galima peržvelgti iš Dokumento profilio skirtuko „Registras“. T.y. priimtos rezoliucijos taps matomos.
* Įtraukti registracijos informaciją į dokumentus žymimas tik tada, kai dirbama su paruoštais ir sukonfigūruotais dokumentų šablonais. Šablonuose esantys parametrai, dokumento registravimo metu yra užpildomi automatiškai, pvz. registravimo data, registracijos numeris.
* Korespondencijos tipas pasirinkite dokumento tipą (įeinantis, išeinantis arba vidinis);
* Dokumentas turi būti įdėtas į bylą, sistema reikalaus registruojamam dokumentui priskirti bylą
* Konvertuoti dokumentus į PDF - pažymėjus varnelę visi šiame registre registruojami dokumentai bus automatiškai konvertuojami į PDF.
Užpildę informaciją išsaugokite

3.2. Nurodykite Registro asmenis registro kortelės apačioje. Prie atitinkamo asmens tipo (informacija bus paimama pagal konkretaus dokumento nurodytus asmenis bei jų tipus) pažymėkite varneles:

* Naudojamas registre - registruojant dokumentą sistema leis priskirti asmenį prie pasirinkto asmens tipo;

* Privalomas - registruojant dokumentą sistema reikalaus priskirti asmenį prie pasirinkto asmens tipo.

Pavyzdžiui, jei prie tipo Gavėjas nurodytos varnelės skiltyje Privaloma - registruojant įsakymą į šį registrą negalėsite jo užregistruoti jei nebus nurodytas gavėjas.

Kuriant registrus gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, privaloma yra siuntėjo ir/ar gavėjo informacija, todėl šiuos asmenis reikia pažymėti, kaip privalomus. BSS DVS'e registruojant dokumentą gavėjo/siuntėjo informacija bus  atvaizduota kaip Kita šalis, o skliausteliuose bus nurodyta tai gavėjas, ar siuntėjas.

4. Registre galima nurodyti įvarius papildomus laukus (vadinamus atributais), reikalingus registruojant dokumentą.

4.1. Atributai kuriami pagal poreikį, atributų skaičius neribojamas. Atributai kuriami Administravimas -> Atributai. Galite sukurti kategoriją arba pažymėję reikiamą grupę sukurti atributą. Nuodykite pavadinimą, pažymėkite varnelę Matomas paieškoje ir Reikšmės tipas - pasirinkite atributo reikšmę, pasitikrinkite Kategoriją - turi būti Dokumentų atributai. Išsaugokite.

4.2. Pridėkite sukurtą atributą prie registro. Pažymėję reikiamą registrą registrų medyje spauskite [Redaguoti]. Atvertoje registro kortelėje pereikite į skiltį Atributų konfigūracija. Pažymėkite varneles prie esamų atributų
* Privalomas – jeigu šis laukelis nustatytas, registruojant dokumentą sistema reikalaus įvesti duomenis šiam atributo laukeliui.
* Naudojamas – jeigu šis laukelis nustatytas, registruojant dokumentą sistema leis įvesti duomenis tam atributo laukeliui, bet leis dokumentą užregistruoti ir be jo.
Užpildę informaciją išsaugokite

5. Sukurtam registrui galite nustatyti jo saugą t.y. kokios darbuotojų grupės arba konkretūs darbuotojai galės matyti Jūsų sukurto registro turinį. Pereikite į registro lapą Įrašo sauga. Atvertoje lentelėje galite pridėti konkrečius naudotojus arba naudotojų grupes. Pridėjus - pasirinkite rolę, pagal rolę atitinkamai bus sudėtos varnelės ties veiksmais, kurias galės atlikti pridėti naudotojai arba naudotojų grupės.
Rolės:
* Savininkas - pasirinkus šią rolę suteikiamos teisės kataloge: paieška, skaitymas, keitimas, šalinimas
* Skaitytojas - pasirinkus šią rolę suteikiamos teisės kataloge: paieška, skaitymas
* Nieko nemato - su šia role priskirtas naudotojas ar naudotojų grupė nematys sukurto registro turinio.
Taip pat būtina nustatyti paveldėjimo tipą:
Standartinis - nustatytam naudotojui ar naudotojų grupei visada matomi visi dokumentus esantys šiame registre
Ribotas - matomi tik naudotojo įkelti dokumentai arba tuose kur turėjo naudotojas veiklą. Jeigu veiklos nebuvo ir dokumento savininkas ne Jūs tai užregistravus dokumentą jo nebematote.

6. Registrą būtina patvirtinti paspaudus mygtuką viršuje [Patvirtinti], tik tada registras bus matomas paieškoje registruojant dokumentus. Jei reikia koreguoti registro duomenis - atšaukite patvirtinimą paspaudę [Atšaukti registro patvirtinimą].

7. Jei registro periodas yra metai - praėjus metams registras pažymimas kaip užbaigtas paspaudus viršuje [Žymėti kaip užbaigtą]. Vietoje jo kuriamas naujas registras su nauju periodu.

8. Jei registras gali būti tęstinis, o Jūs nurodėte jame periodą iki - tuomet atšaukite registro patvirtinimą ir nurodykite naują periodą iki.

9. Taip sukurtas registras matomas DVS sistemoje, į jį galima registruoti dokumentus

Jei registro DVS sistemoje nematote, pasitikrinkite:

* ar registras patvirtintas?
* ar registras nėra užbaigtas?
* ar registro datos patenka į šį periodą?