Priminimų apie darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigos siuntimo konfigūracija

Priminimų apie darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigos siuntimo konfigūracija. Šioje instrukcijoje rasite informaciją kokius veiksmus reikia atlikti sistemoje, kad informaciją apie personalo dokumentų galiojimo pabaigą gautų personalo specialistas, darbuotojo padalinio vadovas ar ir pats darbuotojas, kurio dokumentų galiojimas baigiasi. Personalo dokumentai tai tokie darbuotojų dokumentai, kurie pridedami darbuotojo kortelės lape Papildoma informacija, skiltyje Dokumentai. Tai dažniausiai būna darbuotojo pasas, asmens tapatybės kortelė, vairuotojo pažymėjimas ir panašiai (tie dokumentai, kurių įprastai prašote darbuotojo darbinantis). Galimi 3 priminimų siuntimo kanalai, apie kurios aprašymą rasite žemiau.

1. Bendra konfigūracija. Administravimas -> Programos nustatymai raskite programos nustatymus:
1.1. Dienų skaičius, kuriam likus iki personalo dokumento galiojimo pabaigos siųsti priminimą ( Min=0; Max=9999 ). Nurodykite dienų skaičių, prieš kiek dienų norite būti informuojami apie darbuotojų dokumentų galiojimo pabaigą. Pavyzdžiui: jei nurodysite 10 - būsite informuojami apie tuos dokumentus, kurie baigia galioti ne daugiau kaip už 10 dienų.
1.2. Personalo dokumentų priminimo periodiškumas dienomis ( Min=1; Max=9999 ). Nurodykite kas kiek dienų norite gauti priminimus apie darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigą.

Šie nustatymai yra bendri visiems priminimų siuntimo kanalams, aprašytiems žemiau.

2. Priminimų siuntimo variantai yra šie:
2.1. Priminimai gali būti siunčiami apie visų darbuotojų baigiančius galioti personalo dokumentus konkretiems gavėjams. Šis variantas dažniausiai naudojamas tada, kai apie visų darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigą norima informuoti konkrečius asmenis. Pavyzdžiui: informuojamas personalo skyrius ar administracija ir pan. Norėdami naudoti šią funkciją eikite Administravimas -> Programos nustatymai raskite nustatymą Personalo dokumentų galiojimo pabaigos priminimų gavėjo el. paštas/(-ai) ir nurodykite el. paštą (arba kelis per kabliataškį) ir priminimai bus siunčiami nurodytais el. paštais.

2.2. Priminimai siunčiami padalinio vadovui tik apie jo padalinio darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigą. Norėdami naudoti šią funkciją, atlikite žemiau aprašytus veiksmus:
2.2.1. Dokumentai -> dokumentų konfigūracija -> Gavėjų konfigūracija. Čia jau esate susikonfigūravę veiklų siuntimo procesus, kur konkretaus padalinio darbuotojų veiklas gauna konkretus padalinio vadovas. Jeigu norite, kad tas pats vadovas gautų ne tik veiklas, bet ir priminimus apie padalinio darbuotojų personalo dokumentų galiojimo pabaigą - pažymėkite varnelę stulpelyje Siųsti priminimą apie pavaldinių dokumentų galiojimo pabaigą. Pagal pridėtą pavyzdinį paveikslą matosi, kad priminimus apie Pardavėjų ir Ūkio skyriaus padalinį gaus naudotojas DVS administratorius.

2.2.2. Esant poreikiui galite pasikoreguoti siunčiamų priminimų laiško šabloną. Šiems gavėjams (taip pat ir aprašytiems 2.1. punkte) siunčiamo laiško Šabloną rasite Planavimas -> Pranešimų šablonai. Šablono pavadinimas DocumentExpiryReminderForManagerTemplate. Pastaba: netrinkite laužtiniuose skliaustuose esančios informacijos! joje pateikiama personalizuota informacija.

2.3. Priminimai gali būti siunčiami ir pačiam darbuotojui apie jo personalo dokumentų galiojimo pabaigą. Norėdami naudotis šia funkcija:
2.3.1. Administravimas -> Programos nustatymai raskite nustatymą Siųsti personalo dokumentų galiojimo pabaigos priminimą darbuotojui ir pažymėkite varnele. 1 punkte nurodytais terminais naktimis suksis masinis procesas ir jei bus randama darbuotojų, kurių dokumentai baigia galioti už tam tikro dienų skaičiaus - priminiai bus išsiunčiami ir konkretiems darbuotojams, kurių personalo dokumentų galiojimo pabaiga artėja.
2.3.2. Esant poreikiui galite pasikoreguoti siunčiamų priminimų laiško šabloną. Šiems gavėjams siunčiamo laiško Šabloną rasite Planavimas -> Pranešimų šablonai. Šablono pavadinimas DocumentExpiryReminderForEmployeeTemplate. Pastaba: netrinkite laužtiniuose skliaustuose esančios informacijos! joje pateikiama personalizuota informacija.

3. Nėra jokių ribojimų t.y. vienu metu galite naudoti visus priminimų apie darbuotojų personalo dokumentų pabaigos datą kanalus.