Kvietimo atnaujinti darbuotojo duomenis konfigūravimas

Kvietimo atnaujinti darbuotojo duomenis konfigūravimas. Ši funkcija leis Jums atnaujinti bet kuriuos darbuotojo duomenis, kurių jis neužpildė pildydamas darbuotojo anketą arba Jums atsirado poreikis gauti kokią nors darbuotojo informaciją. O tie duomenys gali būti bet kokie, pavyzdžiui įdarbinant siuntėte darbuotojui užpildyti anketą ir kokių nors duomenų darbuotojas neužpildė arba pamiršote jų paprašyti. O gal būt norite analizuoti jau dirbančių darbuotojų išsilavinimo informaciją BI analitinėje ataskaitoje, bet neturite šios informacijos suvedę darbuotojo kortelėje? tuomet pakvieskite darbuotojus ją atnaujinti. Arba sugalvojote visiems įmonės darbuotojams Kalėdų proga padovanoti marškinėlius, bet neturite informacijos apie darbuotojų marškinėlių dydžius? išsiųskite kvietimą pateikti šią informaciją. Gal darbuotojai nepridėjo nuotraukos darbindamiesi? pakvieskite pridėti. Ši funkcija yra neatsiejama Darbuotojo anketos dalis, nes naudojama ta pati konfigūracija, kaip ir anketoje.

1. Bendri principai ir konfigūracija.
1.1. Kaip jau minėjome, kvietimui atnaujinti darbuotojo duomenis naudojama ta pati konfigūracija kaip darbuotojo anketai (Personalas ir atlyginimai konfigūracija -> darbuotojo anketos konfigūracija). Pakviesti darbuotoją atnaujinti galite tik tuos duomenis, kurie konfigūracijoje pažymėti kaip Rodomas. Prieš siųsdami kvietimus darbuotojams, pažymėkite konfigūracijoje papildomus duomenis, kad galėtumėte pažymėti juos prieš siunčiant kvietimą duomenų atnaujinimui.
1.2. Kvietimas duomenų atnaujinimui gali būti siunčiamas tik tiems darbuotojams, kurie turi aktyvius naudotojus.
1.3. Kvietimo atnaujinti duomenis laiško šabloną rasite Planavimas -> Pranešimų šablonai, šablono pavadinimas EmployeOnboardingUpdateTemplate. Primename, kad šablone nerekomenduojame trinti laužtiniuose skliaustuose įrašytų reikšmių.

2. Kvietimo atnaujinti darbuotojo duomenis išsiuntimas.
2.1. Norėdami išsiųsti kvietimą atnaujinti duomenis eikite Personalas ir atlyginimai -> Darbuotojai ir spauskite [Siųsti kvietimą atnaujinti duomenis].

2.2. Jums bus atvertas galimos atnaujinti informacijos sąrašas (kaip jau minėjome, ta informacija, kuri darbuotojo anketos konfigūracijoje pažymėta Rodomas). Čia:
2.2.1. Stulpelyje Atnaujinti pažymėkite tą informaciją, kurią darbuotojas turi atnaujinti.
2.2.2. Pasirinkite ar kvietimą atnaujinti duomenis norite siųsti pasirinktam darbuotojui ar visiems pagal paieškos filtrą.
2.2.3. Antraštė lauke galite nurodyti savo norimą tekstą, tuomet gavęs laišką atnaujinti informaciją darbuotojas matys ne antraštę iš laiško šablono, minimo 1.3. punkte, bet Jūsų nurodytą tekstą.
2.2.4. Tekstas lauke galite nurodyti trumpą komentarą, kurį darbuotojas taip pat matys laiške po laiško šablone esančio teksto.
2.2.5. Spauskite [Gerai] ir kvietimas bus išsiųstas.

2.2.6. Prasidės masinis procesas Pakviesti darbuotojus atnaujinti duomenis. Masiniai procesai -> Masinių procesų vykdymas raskite šį procesą ir atvėrus perėję į skiltį Detalės matysite kam kvietimas buvo išsiųstas ar kam jo išsiųsti nepavyko (matysite ir nesėkmės priežastį)

3. Pakviesti darbuotojai atnaujinti duomenis galės 2 būdais:
3.1. Paspaudę nuorodą, kurią gaus nurodytu naudotojo el. paštu (su varnele Pagrindinė) naudotojo kortelėje. Jei naudotojas tuo metu bus prisijungęs prie BSS DVS - jis bus nukreiptas tiesiai į informacijos atnaujinimo langą.
3.2. Prisijungęs prie savo paskyros BSS DVS'e. Čia jam iš karto bus pateikiamas informacinis pranešimas, jog būtina atnaujinti Jūsų paprašytą informaciją. Tokį pranešimą naudotojas gaus kas kartą prisijungęs į DVS, kol jos neatnaujins.

Jei pranešime pasirenkama Atnaujinti vėliau, duomenų atnaujinimo langą darbuotojas galės pasiekti Pagrindiniame lange arba išskleidęs Darbuotojo nustatymus

3.3. Pasirinkus duomenų atnaujinimo funkciją, darbuotojui pateikiamas Jūsų prašytos atnaujinti informacijos sąrašas, analogiškai kaip kad darbuotojo anketoje. Duomenys bus atnaujinami tik tada, kai darbuotojas kvietimo paskutiniame žingsnyje paspaus [Siųsti informaciją darbdaviui]. Po šio mygtuko paspaudimo suvestos informacijos redaguoti jis nebegalės.

4. Atnaujintos informacijos administravimas.
4.1. Ar darbuotojai atnaujino duomenis stebėkite Personalas ir atlyginimai -> Darbuotojai informaciniame stulpelyje Atnaujinti duomenis. Kol darbuotojas nepateiks Jūsų prašytų duomenų, tol minėtame stulpelyje matysite varnelę.

4.2. Darbuotojo kortelėje, skiltyje Anketiniai duomenys matysite kokių duomenų pas darbuotoją paprašėte ir kada jis juos atnaujino.

4.3. Jei išsiuntėte kvietimą atnaujinti duomenis ir dar darbuotojui jų neatnaujinus atsirado poreikis atnaujinti dar kitų duomenų - nieko tokio, siųskite kvietimą iš naujo pažymėję tik reikiamus naujsu duomenis. Darbuotojui bus pateikiamas bendras reikaimų atnaujinti duomenų sąrašas.

5. Kadangi pirmiausia šį funkcionalumą išbandėme savo įmonėje, norime pasidalinti gerąja praktika:
5.1. Jei ketinate prašyti atnaujinti Išsilavinimo ar kompetencijų informaciją - suveskite pagrindines išsilavinimo įstaigas (universitetus, kolegijas) sąraše Mokymo įstaiga (Administravimas -> Sąrašai). Pasitikrinkite ir sąrašą Išsilavinimo tipas, gal kokio trūksta? Suveskite Darbuotojo kompetencijos tipas sąrašą iš kurio reikšmes rinksis darbuotojai. Taip pat peržiūrėkite Darbuotojo kompetencijos įvertinimo tipas sąrašą, iš šio sąrašo bus pateikiamas pasirinkimas kompetencijų įvertinimui. Nepamirškite šių sąrašų reikšmių vertimų supildyti vertimuose (kaip tai padaryti rasite čia), jei atnaujinti informaciją kviesite kita kalba kalbančius darbuotojus.
5.2. SVARBU PABRĖŽTI, kad darbuotojui pateikus atnaujintus duomenis (paspaudus mygtuką Siųsti informaciją darbdaviui), jos paredaguoti darbuotojas nebegalės, nebent išsiųsite jam kvietimą iš naujo. Kad netyčia nepateiktų duomenų net jų neperžiūrėjęs - nurodykite tai laiške arba uždėkite bent 1 privalomą lauką konfigūracijoje.
5.3. Pirmą kvietimą atnaujinti duomenis išsiųskite sau. Taip įsitikinsite, kad visi sąrašai suvesti tvarkingai ir aiškiai, taip sulauksite mažiau užklausų iš kolegų.