Sąskaitų tipų koregavimas/papildymas

Sąskaitų tipų koregavimas/papildymas. Sistemoje registruojant įvairias apskaitos operacijas, korespondencijos dažniausiai parenkamos automatiškai, nebent operacijai galimos kelios korespondencijos ir vartotojui pačiam iš sąrašo reikia nurodyti, kokią korespondenciją naudoti registruojant įrašą. Korespondencijos sistemoje gali būti sudarytos dviem būdais: naudojant konkrečias sąskaitų plano sąskaitas (kuriant korespondenciją nurodoma konkreti Debeto ir Kredito sąskaita)  arba naudojant sąskaitų tipus. Detaliau apie korespondencijų kūrimą rasite čia. Šioje instrukcijoje pateikiamas aprašymas, kaip koreguoti ar kurti sąskaitų tipus, kurie vėliau naudojami įvairių korespondencijų kūrime.

1. Sąskaitų tipo kūrimas.

Sąskaitų tipas - tai tam tikrų taisyklių aprašymas, kur nurodoma, kokioms sąlygoms esant registruojamoje apskaitos operacijoje kokia sąskaitų plano sąskaita turi būti parenkama. Sąskaitų tipai patogūs tuo, kad kuriant korespondencijas galima nurodyti vieną sąskaitų tipą, pagal kurį gali būti parenkamos kelios sąskaitų plano sąskaitos. Korespondencija tampa lankstesnė ir sąskaitų plano sąskaitą parenka pagal duomenis apskaitos operacijoje, kuri tvirtinama.
1.1. Sąskaitų tipai yra Apskaita -> Sąskaitų plano sąskaitų tipai. Kuriant naują tipą reikia spausti mygtuką [Naujas]. Norėdami papildyti esamą tipą - raskite jį sąraše ir atverkite. Kuriamų sąskaitų tipų skaičius neribojamas. Pagrindinė tipo kūrimo taisyklė: pasirenkama iš sąrašo sąskaitų plano sąskaita ir pridedama jai aprašyta taisyklė, kuriai esant parenkama pridėta sąskaitų plano sąskaita.
1.2. Atvėrę sąskaitų tipo langą pridėkite sąskaitų plano sąskaitą, kurią aprašysite lange paspaudę mygtuką [Pridėti sąskaitą] ir pasirinkite iš sąrašo reikiamą sąskaitą

1.3. Pridėję sąskaitą pažymėkite ją ir spauskite mygtuką [Pridėti reikšmę].

1.4. Po sąskaita bus pridėta eilutė, kur stulpelyje esančių reikšmių pagalba galėsite parašyti taisyklę, kuriai esant bus parenkama pridėta sąskaita

1.4.1. Reikšmės tipas - stulpelyje iš sąrašo pasirenkama reikšmė. T.y. būtent pagal čia nurodytą reikšmę apskaitos operacijos tvirtinamame dokumente bus ieškoma atitikties ir bus parenkama tipe nurodyta sąskaitų plano sąskaita.
Pavyzdžiui. Nurodžius prie sąskaitos 20100 reikšmės tipą atsakingas asmuo ir reikšmę - konkretus darbuotojas, tvirtinant apskaitos operaciją, kur yra nurodytas tipo reikšmėje priskirtas atsakingas asmuo ir pasirinkus korespondenciją kur nurodytas būtent šis sąskaitų tipas, bus parenkama 20100 sąskaita. Jei prie sąskaitos 20101 pridėsime kitą atsakingą asmenį, tvirtinant apskaitos operaciją kur bus nurodytas būtent tas atsakingas asmuo - bus parenkama 20101 sąskaita.

Pavyzdžiui. Papildėte sąskaitų planą naujomis sąnaudų sąskaitomis, todėl reikia papildyti sąnaudų išrinkimo tipą, kad registruojant pirkimo sąskaitas būtų parenkama reikiama sąnaudų sąskaita. Pagal žemiau pateiktą tipų aprašymą rasite, kad sąnaudų sąskaitos, naudojamos pirkimo metu, aprašomos Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost) tipe. Atvėrę tipą matysite, kad atitinkama sąnaudų sąskaita pirkimo metu parenkama pagal pirkimo sąskaitoje pridėto produkto grupę. Norėdami papildyti tipą, turite pirmiausia pridėti naują sąskaitų plano sąskaitą (kaip kad aprašyta 1.2. punkte) ir tada kaip 1.3. punkte aprašyta pridėti Reikšmės tipą - šiuo atveju bus Produktas (renkant sąskaitų plano sąskaitą tvirtinimo metu, sistemoje turės būti tikrinamas produktas) ir stulpelyje Produkto grupė pasirinkite konkrečią produkto grupę (jei grupių trūksta - kaip jas kurti rasite čia). Suformuluota taisyklė reiškia, kad sąskaitų plano sąskaita bus parenkama tada, kai pirkimo detalėse bus pridėtas produktas su nurodyta produkto grupe (produkto grupė produkte nurodoma jo kūrimo metu, pirkimo metu papildomai pridėti produkto grupės jau nereikia, ji yra produkto kortelėje)

1.4.2. Nurodžius reikšmės tipą toliau informacija pildoma sekančiuose stulpeliuose, kur nurodoma pagal kokią reikšmės detalę bus tikrinama tvirtinama apskaitos operacija:
Reikšmė - gali būti pasirenkama konkreti Reikšmės tipo reikšmė. Pavyzdžiui: Pasirinkus reikšmės tipą Produktas, Reikšmė bus konkretus produktas iš sąrašo. Reiškia kai tvirtinsite apskaitos operaciją kur bus nurodytas tas produktas - bus parenkama ši sąskaitų plano sąskaita. Pavyzdžiui: pasirinkus reikšmės tipą Banko sąskaita, Reikšmė bus konkrečios banko sąskaitos numeris. Reiškia kai tvirtinsite apskaitos operaciją kur bus nurodyta banko sąskaita - bus parenkama ši sąskaitų plano sąskaita.
Kodas - laukas užpildomas automatiškai nurodžius prieš tai buvusio stulpelio informaciją
Globali grupė - ši reikšmė yra globalesnė t.y. tam tikri duomenys sistemoje gai būti grupuojami pagal globalias grupes: produktai, Partneriai. Ši reikšmė pildoma tada, kai tam tikra globali grupė apjungia kelias esme panašias reikšmes. Pavyzdžiui: jei sąskaitų plane skolos pas Jus detalizuotos pagal partnerius iš ES ir ne iš ES, tada patogu tipe Pirkėjų skolos nurodžius sąskaitų plano sąskaitą Skolos iš ES pridėti reikšmės tipą Partneris ir nurodyti globalią grupę Pa-ES, analogiškai kitai sąskaitai priskirti kitas Partnerių globalias grupes. Tvirtinant pardavimo sąskaitas ir naudojant korespondenciją kur bus naudojamas šis tipas, Pirkėjų skola bus parenkama automatiškai pagal tai, kokia globali grupė Partnerio kortelėje pridėta.
1.4.3. Produkto grupė - jei pridedamas Reikšmės tipas Produktas - čia iš sąrašo pasirenkama konkreti produkto grupė (veikimo principas toks pats kaip kad 1.4.2. punkte)

SVARBU: aprašydami taisykles nepamirškite, kad ta pati taisyklė gali būti nurodyta tik vienai sąskaitų plano sąskaitai. Tačiau vienai sąskaitų plano sąskaitai galite nurodyti kelias taisykles arba pridėti kelis reikšmių tipus, pagal kuriuos turi būti parenkama konkreti  sąskaita (pavyzdžiui ir pagal partnerio globalią grupę ir pagal produkto grupę).
SVARBU: detalės (reikšmės tipai), pagal kurias parenkama sąskaita dažniausiai būna registruojamoje operacijoje ir papildomai jos pridėti į operaciją nereikia.
Pavyzdžiui: sąnaudų parinkimui pirkimo metu naudojama Reikšmė - Produkto grupė. Registruojant pirkimą detalėse visada pridedamas produktas, o produkto kortelėje, kuriant produktą, būna nurodoma produkto grupė, tai pirkimo tvirtinimo metu produkto grupė tikrinama esanti produkto kortelėje, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia.
Pavyzdžiui: registruojant pardavimo sąskaitą skola pirkėjui registruojama pagal Partnerio globalios grupės reikšmę. Į pardavimo sąskaitą visada pridedamas partneris (pirkėjas). Sąskaitos tvirtinimo metu bus tikrinama sąskaitoje nurodyto partnerio kortelėje pridėta globali grupė, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia.
Pavyzdžiui: registruojant Ilgalaikio turto operacijas detali sąskaita dažnausia parenkama pagal Ilgalaikio turto grupę, nurodytą Ilgalaikio turto kortelėje. Kadangi visos Ilgalaikio turto operacijos susiejamos su konkrečia kortele - tvirtinimo į apskaitą metu tikrinama Ilgalaikio turto kortelėje nurodyta turto grupė, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia.

1.4.4. Aptarkime kelis dažniausiai sistemoje naudojamus tipus:
a) Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost). Tipas naudojamas Pirkimo korespondencijoje. Pagal šį tipą pirkimo sąskaitos registravimo metu parenkama Debeto sąskaita.

Pagal šį tipą matome, kad tvirtinant pirkimo sąskaita, sąskaitų plano sąskaita 2040 parenkama tik tada, kai pirkimo sąskaitoje pridėtas produktas, kurio kortelėje nurodyta produkto grupė Prekės skirtos perparduoti. 291 sąskaita parenkama tik tada, kai produkto kortelėje nurodyta produkto grupė 291 Ateinančių laikotarpių sąnaudos. 6001 sąskaita – kai produkto  grupė Suteiktų paslaugų savikaina ir t.t
b) Tiekėjų skolos tipas naudojamas taip pat pirkimo sąskaitų tvirtinimo metu parenkant Kredito sąskaitą.

Šiame tipe detali Skolos sąskaita parenkama pagal Partnerio kortelės informaciją. Prie Reikšmės tipo nurodoma Partneris, o Globalios grupės kodas – pasirenkama konkreti Partnerių globali grupė. Šiuo atveju 4430 sąskaita bus parenkama kai pirkimo sąskaitoje pridėtas partneris turės globalią grupę Pa-LT arba Pa-ES arba Pa-Ne-ES. Bet jei partnerio kortelėje bus nurodyta Globali grupė KR – tvirtinimo metu jau bus parenkama sąskaita 44102 ir pan.
SVARBU:
Vienai sąskaitų plano sąskaitai gali būti nurodyti keli reikšmių tipai, bet jie negali būti vienodi.
Tas pats reikšmės tipas negali būti priskirtas kelioms sąskaitoms. Pavyzdžiui: Negalima nurodyti reikšmės Partneris – Globali grupė Pa-LT ir prie sąskaitos 4430 ir prie sąskaitos 44102.

2. Sąskaitų tipų sąrašas. Sistemoje jau yra sukurti standartiniai sąskaitų tipai, kurie naudojami registruojant einamąsias operacijas. Visada galima susikurti tipą patiems, taip kaip aprašyta 1 punkte. Žemiau pateikiame esančių tipų aprašymą: