Gautų sąskaitų skaitmeninimas

Gautų sąskaitų skaitmeninimas. Sąskaitų skaitmeninimo procesas leis Jums gautas sąskaitas el. paštu nukreipti tiesiai skaitmenintojui. Skaitmenintojas grąžins Jums suskaitmenintą sąskaitų informaciją: tiekėją, sąskaitos seriją/numerį, sumą, datą, apmokėti iki datą. Toliau tokią sąskaitą automatiškai galima nukreipti sekantiems procesams, kurie bus parenkami pagal sąskaitai priskirtame šablone.
Trumpai apie procesą: ERP sukonfigūruojama pašto dėžutė, į kurią krenta pirkimo sąskaitos. Suimportuotoms sąskaitoms priskiriamas dokumento šablonas, kuriame nurodytas skaitmeninimo procesas su konkrečiu skaitmenintojo el. paštu. Įkritusiam sąskaitos dokumentui automatiškai priskiriamas šablonas su reikiama informacija (katalogu, registru ir pan.) ir startuojamas skaitmeninimo procesas (sąskaita išsiunčiama skaitmenintojui). Skaitmenintojui patalpinus suskaitmenintos sąskaitos informaciją į nustatymuose nurodytą direktoriją, ji automatiškai išsaugoma sąskaitos dokumente DVS'e. Toliau tokia sąskaita gali būti išsiunčiama sekantiems procesams įmonės viduje. Jei yra poreikis, galima susikurti kelis skirtingus pirkimo sąskaitų šablonus ir pagal grįžusią suskaitmenintos sąskaitos informaciją parenkamas ir dokumentui pritaikomas kitas šablonas su jau kita sąskaitai reikalinga informacija (pavyzdžiui: saugoma į kitą katalogą, priskiriamas kitas registras ir pan.). Kaip susikonfigūruoti šį procesą, kad visa seka būtų atliekama automatiškai rasite aprašyme žemiau.

1. Konfigūravimas.
1.1. Jei norite naudotis sąskaitų skaitmeninimo paslaugomis, pasirašykite sutartį su sąskaitų skaitmenintoju (šiuo metu suderinta integracija su Fitek Lithuania sąskaitų skaitmenintoju).
1.2. Informuokite Jus konsultuojantį BSS IT konsultantą, jog norite naudotis sąskaitų skaitmeninimo funkcionalumu, kad galėtumėme atlikti reikiamus konfigūracinius darbus sklandžiam procesui.

2. Gaunamų sąskaitų pašto dėžutės konfigūravimas. Skaitmeninimui siunčiami tam tikri dokumentai, gauti į tinkamai sukonfigūruotą pašto dėžutę BSS ERP.
2.1. Jei dar neturite - susikurkite ir apsirašykite pašto dėžutės konfigūraciją įprastai. Kaip susikurti pašto dėžutę ERP, kad iš jos būtų importuojami laiškai į BSS ERP/DVS dokumentus, aprašymą rasite čia. Svarbu paminėti, kad skaitmeninimui siunčiami tik gaunamų laiškų priedai, todėl jei konfigūruodami pasirinkote, kad būtų Išsaugomi laiškai kaip atskiri dokumentai MSG formatu, galite būti ramūs, skaitmeninimui bus siunčiami tik prie laiško esantys prisegti failai (pats laiškas skaitmeninimui siunčiamas nebus).
2.2. Susikurkite Gautos sąskaitos dokumento šabloną su sąskaitos dokumentui reikalinga informacija. Šis šablonas niekuo nesiskiria nuo įprastoms gautoms sąskaitoms taikomo šablono išskyrus procesų srities. Procesuose būtinai turi būti įdėtas Skaitmeninimo procesas ir pridėtas sąskaitų skaitmenintojo el. paštas (jį Jūs gausite kai pasirašysite sutartį su sąskaitų skaitmenintoju). Taip pat procesų lange pridėkite Iniciatorių pagal nutylėjimą, kadangi procesai pasileis automatiškai, jie turi turėti Iniciatorių pagal nutylėjimą.

2.3. Sukurtą šabloną pridėkite sąskaitų dėžutės informacijoje, kurią sukūrėte 2.1. punkte, laukelyje Dokumento šablonas. Jei šablone nurodėte dokumento katalogo kelią - gauti laiškų priedai (sąskaitos) bus saugomos šablone nurodytame kataloge, neatsižvelgiant kokia informacija nurodyta dėžutės konfigūracijos lauke Importuotų laiškų priedų katalogas.

2.4. Jei yra poreikis taikyti skirtingus šablonus gautoms sąskaitoms (pavyzdžiui: iš skirtingų tiekėjų gautos sąskaitos saugomos skirtinguose kataloguose), tuomet praleiskite 2.3. punktą ir susikūrę reikiamus šablonus su skirtinga informacija sudėliokite taisykles, pagal kurias bus parenkamas atitinkamas šablonas sąskaitai taip kaip aprašyta 2.1. punkte nurodytos instrukcijos 4 punkte.
2.5. Konfigūraciniai darbai baigti. Į sukonfigūruotą el. paštą įkritus sąskaitai, ji bus suimportuojama į BSS, priskiriamas nurodytas šablonas ir automatiškai paleidžiamas šablone nurodytas procesas.
2.6. Pavyzdžiui:
Visos gautos sąskaitos į konkrečią pašto dėžutę pirmiausiai siunčiamos skaitmenintojui. Grįžus suskaitmenintai informacijai sąskaitą tvirtina direktorius ir registruoja buhalterija.
Veiksmai: susikurkite Gautos sąskaitos šabloną. Procesuose nurodykite: Skaitmeninimas (Dalyvio pavadinimas - skaitmenintojo el. paštas), Tvirtinimas (Dalyvį pasirinkite direktorių), Registravimas (Dalyvį pasirinkite buhalterijos darbuotoją). Sukurtą šabloną pridėkite pašto dėžutės informacijoje, lauke Dokumento šablonas. Įkritus į pašto dėžutę sąskaitai, ji bus suimportuota į DVS ir pritaikytas pašto dėžutės konfigūracijoje nurodytas šablonas (bei jame esanti informacija: katalogas, registras, procesai ir pan. Automatiškai startuos Skaitmeninimo procesas. Skaitmenintojui automatiškai grąžinus informaciją, ja bus užpildoma Gautos sąskaitos informacija, pasibaigs Skaitmeninimo veikla, automatiškai bus paleidžiamas sekantis procesas.

3. Jei šablonas turi būti parenkamas pagal suskaitmenintos sąskaitos informaciją - reikalingi papildomi konfigūraciniai veiksmai. Pavyzdžiui: administruojate įmonės grupės sąskaitas vienoje aplinkoje ir kiekvienos įmonės grupės gauta sąskaita turi būti išsaugoma atskirame kataloge, priskiriamas atitinkamas įmonės grupės registras dokumentas siunčiamas atitinkamiems procesams pagal įmonę. Grąžintoje suskaitmenintoje informacijoje nurodomas Pirkėjas, kuris keičiasi priklausomai nuo gautos sąskaitos informacijos t.y. jei gaunate kelių įmonių sąskaitas, pirkėjai bus skirtingi. Pirkėjo informacija išsaugoma sukurto sąskaitų dokumento profilyje skiltyje Asmenys (ERP). Jei gaunate kelių administruojamų įmonių sąskaitas, pastebėsite, kad skiltyje Asmenys skirsis jų Adresatų reikšmė. Ši informacija padės Jums sudėlioti šablonų išrinkimo kriterijus, kurio dėka, pagal grįžusią suskaitmenintą informaciją (konkrečiai Adresatą) automatiškai bus priskiriamas kitas šablonas, su reikiama informacija: katalogu, registru, procesais.
3.1. Susikurkite tiek šablonų, kiek skirtingų įmonių administruojate vienoje aplinkoje. Šablonai kuriami tokie pat, kaip ir Gautų sąskaitų šablonai (atitinkamas Gauta sąskaita tipas, reikiami atributai ir pan.). Nepamirškite procesų išrinkimo lange nurodyti Iniciatorių pagal nutylėjimą (aprašyta 2.2. punkte).
3.2. Tam, kad pagal suskaitmenintą Pirkėjo (Asmenų skiltis - Adresatas) informaciją būtų parenkamas tinkamas šablonas, sudėliokite kiekvienam šablonui Šablono išrinkimo kriterijus.
3.2.1. Atverkite reikiamą šabloną ir perėję į skiltį Šablono išrinkimo kriterijai spauskite [Pridėti kriterijų rinkinį], tada [Pridėti sąlygą] -> [Pridėti asmens sąlygą].

3.2.2. Lauke Kriterijaus pavadinimas pasirinkite Adresatas, Reikšmė - įmonę, kuri suskaitmenintoje informacijoje bus Pirkėjas.

3.2.3. Sudėlioję tokią konfigūraciją nurodysite, kad jei sąskaitoje nurodytas Pirkėjas įmonė UAB Lepeška (suskaitmenintos sąskaitos informacijoje, Asmenų skiltyje, reikšmėje Adresatas bus nurodytas Partneris UAB Lepeška), bus parenkamas šis šablonas su reikalinga katalogo, registro procesų ir pan. informacija. Skaitmenintojui pateikus informaciją, šablonas bus pritaikomas automatiškai o taip pat automatiškai pasileis ir šablone nurodyti procesai.
3.3. Pavyzdžiui:
Įmonė gauna ir vienoje aplinkoje administruoja 3 skirtingų įmonių sąskaitas. Pagal tai, kokios įmonės sąskaita gaunama, dokumentas turi būti saugomas atitinkamuose kataloguose, registruojamas atitinkamuose registruose, procesuose dalyvauja skirtingi atsakingi asmenys: sąskaita įmonės A saugoma kataloge A, registruojama registre A, dokumentą tvirtina asmuo A, registruoja buhalterija.
Veiksmai:
Susikurkite bendrinį gautos sąskaitos šabloną, su bendriniu sąskaitų saugojimo katalogu bei nurodykite procesą Skaitmeninimas su skaitmenintojo el. paštu (nepamirškite iniciatoriaus pagal nutylėjimą). Susikurkite 3 unikalius Gautos sąskaitos šablonus, kur nurodykite konkrečios įmonės informaciją (katalogą, registrą). Procesuose jau nedėkite skaitmeninimo proceso, bet nurodykite sekančius procesus, kurie turi būti vykdomi gautai sąskaitai (nepamirškite iniciatoriaus pagal nutylėjimą). Pagal aprašytą pavyzdį vienas iš šablonų gali atrodyti taip: nurodytas katalogas Įmonės A sąskaitos, nurodytas registras Įmonės A pirkimo sąskaitų registras. Procesuose nurodytas Tvirtinimo procesas su Dalyviu A ir registravimo procesas su buhalterijos darbuotoju. Papildomai šablono išrinkimo kriterijuose pridėkite Išrinkimo sąlygą Adresatas ir nurodykite Įmonė A. Analogiškai susikurkite kitus reikiamus šablonus kitų įmonių sąskaitoms.
Įkritus sąskaitai į pašto dėžutę, ji bus suimportuojama į DVS ir startuojamas skaitmeninimo procesas. Grįžus suskaitmenintai informacijai, pagal Pirkėjo informaciją automatiškai bus parenkamas ir suskaitmenintai informacijai pritaikomas kitas šablonas su unikalia informacija ir procesais.

4. Kita informacija:
4.1. Pardavėjo informacija:
4.1.1. Jei ERP nebus randamas reikiamas partneris (ieškoma pagal įmonės kodą, jei jo nėra - pagal identišką pavadinimą), automatiškai bus sukuriamas atitinkamas partneris pagal Rekvizitai.lt informaciją.
4.1.2. Jei nebus galima identifikuoti Partnerio nei pagal Kodą, nei pagal Pavadinimą - automatiškai bus sukuriamas bendrinis partneris Neatpažintas partneris ir visoms tokioms sąskaitoms priskiriamas būtent šis partneris. Gavę sąskaitą sekantiems procesams su tokiu partneriu turite atkreipti dėmesį ir papildomai susikurti reikiamą partnerį bei jį nurodyti sąskaitos informacijoje.
4.2. Skaitmeninimui išsiųstas sąskaitas patogiai matysite Visos aktyvios veiklos lange, išfiltravę dokumentus pagal veiklą Skaitmeninimas.

4.3. Jei naudojate sąskaitų skaitmeninimo funkcionalumą, kai sąskaitas skaitmenina 3 šalis - nepildykite tokių dokumentų kaip Serijos numerio (Gauto dokumento numerio) informacija prieš siunčiant skaitmeninimui ar esant skaitmeninimo procese. Jei įrašysite minėtą numerį - grįžusi suskaitmeninta informacija nebus išsaugoma, nes bus traktuojama, kad tai dublikatas. Jei bus užpildyta kita informacija (ne minėto numerio), ji bus papildoma suskaitmeninta informacija.
4.4. Jei partneriui priskirtas detalizavimo šablonas (detaliau apie juos rasite čia: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/dokumentu-valdymas/pirkimo-saskaitu-detalizavimas-pagal-partneriui-priskirta-sablona ), grįžus suskaitmenintai informacijai automatiškai bus pritaikytas Partneriui priskirtas šablonas t.y. sąskaita bus išdetalizuojama pagal Jūsų sukurto šablono detales. Pavyzdžiui: Elektros tiekėjo paslaugos detalizuojamos Komunalinių sąnaudų produktui ir Administracijos padaliniui; arba Maximos sąskaita detalizuojama 50 proc. sumos leidžiamiems atskaitymams ir 50 proc. neleidžiamiems)
4.4. Kadangi patys naudojame šį funkcionalumą, norime pasidalinti įžvalga, kad skaitmeninimo procesas gali trukti iki paros laiko, nes skaitmenintojo darbo laikas yra darbo dienomis nuo 8 iki 17 val., todėl jei ilgai negaunate suskaitmenintos informacijos - nenustebkite.