Įvairių dokumentų galiojimo pabaigos priminimų prenumerata (tech. priežiūros, draudimo, spaudos prenumeratų ir pan.)

Įvairių dokumentų galiojimo pabaigos priminimų prenumerata (tech. priežiūros, draudimo, spaudos prenumeratų ir pan.). Šioje instrukcijoje rasite aprašymą kaip galima panaudoti Dokumentų valdymo sistemą kaip įvairių priminimų įrankį. Jums nebereikės stebėti periodiškai būtinų atlikti darbų terminų. Teisingai susikonfigūravus, DVS Jums primins, kad už tam tikro laiko baigsis pavyzdžiui: autobusų parke esančio automobilio techninė apžiūra, automobilių (ar darbuotojų) draudimas ar tiesiog spaudos prenumerata, kitos paslaugos, kurios užsakomos tam tikram periodui ir panašiai.
1. Priminimus apie galiojimo pabaigą galima susikonfigūruoti bet kokiems dokumentams (ar nebūtinai dokumentams, bet įvykiams, kuriuos reikia atlikti periodiškai iki tam tikro nustatyto termino), kurie turi galiojimo pabaigą ir norite būti informuoti prieš jiems pasibaigiant. Tai priklauso nuo jūsų įmonės specifikos.
Pavyzdžiui:
* turite didelį autotransporto parką ir norite gauti priminimus apie transporto priemonių technikinės apžiūros galiojimo pabaigą, kad užtikrintumėte savalaikę transporto priemonių techninę apžiūrą;
* prenumeruojate teisės aktų pakeitimų suvestinę, kur sąskaita išrašoma kartą per metus ir prieš prenumeratos pabaigą reikia ją atnaujinti;
* įmonės veiklai vykdyti reikalingos įvairios licenzijos, kurios turi būti atnaujinamos kas metus, pusmetį ir pan.;
* nustatytam terminui suteikiate įgaliojimus darbuotojams atstovauti įmonę valstybinėse institucijose (SODRA, Registrų centre, VMI ir pan.);
* tam tikram laikotarpiui perkate vinjetes, kad įmonės transportas galėtų važinėti mokamais keliais;
* periodiškai atliekate darbuotojų saugos mokymus arba pagal teisės aktus privalote atlikti atestaciją tam tikriems darbuotojams ;
* nustatytais terminais turite atlikti gesintuvų, kasos aparatų ir kt. patikrą;
* tiesiog periodiškai turite atlikti ofiso klausimais susijusius darbus: atlikti geriamo vandens aparato techninį aptarnavimą, kavos aparato techninį aptarnavimą ir panašiai.
* kita...

2. Norint gauti priminimus apie tam tikrų įvykių pabaigą, būtina susikurti atributą, kurio reikšmėje individualiai nurodysite konkrečių dokumentų galiojimo pabaigą. Dokumentai sąvokos nereiktų suprasti tiesiogiai. Net jei įvykis nėra įforminamas kokiais nors dokumentais, Jūs visada galite susikurti Dokumento profilį su pridėtu bet kokiu fiziniu failu ir nurodyti dokumento Galiojimo pabaigą.
Pavyzdžiui:
* Galiojimo datos atributą galite pridėti Gautų sąskaitų šablonui ir kai gausite sąskaitą už gesintuvų patikrą, techninę apžiūrą ir pan, Galiojimo pabaiga atribute nurodysite sekančios patikros datą.
* įkėlę į DVS gautą licenziją ar atestacijos įrodymo dokumentą ir pritaikę atitinkamą šabloną, kuriame bus pridėtas atributas Galiojimo pabaiga, nurodysite sekančios atestacijos datą.
* kitas būdas paprasčiausiai susikurti bet kokį naują dokumentą su bet kokiu fiziniu failu, pritaikant šabloną, kuriame yra Galiojimo pabaiga atributas, ir nurodant sekančio įvykio datą.
2.1. Atributai kuriami Administravimas -> Atributai, pažymėkite šaką Dokumentai bei paspaudę [Sukurti atributą] nurodykite informaciją kaip parodyta paveiksle žemiau.

2.2. Pridėkite sukurtą atributą prie dokumento/dokumentų šablono/šablonų, kad pildant dokumentus ir priskyrus atitinkamą šabloną galėtumėte nurodyti įvykio galiojimo pabaigą.
2.3. Jei keliant tokius dokumentus nėra priskiriamas šablonas - tokiu atveju atributą galite pridėti ERP pačiame dokumente, apie kurio galiojimo pabaigą norite būti informuoti. Arba lygiai taip pat galite pridėti Galiojimo pabaigos informaciją jau seniau įkeltiems dokumentam:
2.3.1. ERP eikite Dokumentai -> Dokumentai ir radę reikiamą dokumentą atverkite jo profilį bei pereikite į skiltį Atributai, lapą Atributai. Spauskite [Pridėti atributą].

2.3.2. Raskite 2.1. punkte sukurtą atributą ir pridėję jį išsaugokite dokumentą ir pereikite į skiltį Atributų reikšmės. Čia pažymėję atributą spauskite [Pridėti] ir nurodykite Dokumento galiojimo pabaigą Reikšmėje bei išsaugokite informaciją.

2.4. Rekomenduojame:
* punkte sukurtą atributą naudoti tik dokumentams, apie kurių galiojimo pabaigą norite gauti priminimus. Priešingu atveju galite pradėti gauti priminimus apie nesusijusią informaciją.
* Priminimo informacijoje (gautame priminimo laiške) matysite Dokumento numerį, Pavadinimą (imama iš dokumento temos), Nuorodą į dokumentą, todėl apsirašydami įvykio dokumentą pagalvokite ar Temoje nereikia nurodyti kokios nors įvykį identifikuojančios informacijos. Pavyzdžiui: jei kuriate dokumentą priminimui dėl atestacijų atnaujinimo, temoje įrašykite Darbuotoją, kurio atestaciją reikia atnaujinti. Tada vien iš priminimo laiško turinio žinosite kokio įvykio priminimą gavote.
* Jei tema nėra išsami ir jos keisti negalite - nieko tokio, priminimo laiške pateikiama nuoroda, kurią paspaudę būsite nukreipti į dokumentą, iš kurio atkeliavo priminimas.

3. DVS'e susikurkite filtrą, kurį vėliau naudosite konfigūruodami prenumeratą priminimas. Priminimų filtre būtinai turi dalyvauti 2.1. punkte sukurtas atributas, priešingu atveju pagal atribute nurodytas reikšmes priminimų negausite.
3.1. Filtre pasirinkę Galiojimo pabaigos atributą nenurodykite konkrečios datos, o pasirinkite iš galimų filtrų. Pavyzdžiui: pasirinkus Šis mėnesis - būsite informuojami apie dokumentus, kurių Galiojimo pabaiga yra šis mėnuo, Mėnesis nuo šiandien - būsite informuojami apie dokumentus, kurių Galiojimo pabaiga yra mėnesis nuo šiandien. 

3.2. Taip pat galite susikurti detalesnius prenumeratos filtrus pagal dokumento tipą, katalogą, registrą ir pan., nes priminimus gausite viename laiške, bet atskirose lentelėse pagal kiekvieną Filtrą atskirai. Pavyzdžiui: techninių apžiūrų dokumentus saugote Techninių apžiūrų kataloge, todėl kuriant filtrą Techninių apžiūrų priminimų prenumeratai būtų naudinga išsaugoti filtrą ne tik su Galiojimo pabaiga, bet ir konkrečiu katalogu.

4. Sukurkite prenumeratą, pagal kurią gausite priminimus. Detalią prenumeratos kūrimo instrukciją rasite čia.