Vidinių tvarkų siuntimas informavimui

Vidinių tvarkų siuntimas informavimui. Visose įmonėse yra įvairiausių tvarkų, su kuriomis turi būti supažindinami naujai priimami darbuotojai. Sudėtingiau šį procesą atlikti tada, kai konkrečiai pareigybei priimtas žmogus turi būti supažindintas su specifinėmis jo pareigybei tvarkomis. Tada personalo darbuotojas turi atrinkinėti kokias tvarkas kam siųsti ir pan. Taip pat iššūkiu tampa ir atvejai, kai išleidžiama nauja tvarkos redakcija ir su ja reikia vėl supažindinti darbuotojus. Kaip tai lengvai padaryti su BSS DVS skaitykite žemiau.

1. Tvarkos dokumento rengimas.

1.1. Pirmiausia parengtą tvarką konvertuokite į ASIC tipo dokumentą. Konvertuoti į ASIC dokumentą reikia dėl to, kad įprastas PDF tipo failas talpina tik iki 50 parašų informacijos, tad jeigu pasirašančių skaičiaus poreikis bus didesnis - šio failo pasirašyti 51 kartą nepavyks.
ASIC tipo failą galite sukurti tiek iš dokumento profilio, tiek iš dokumento peržiūros skydelio pasirinkę funkciją Generuoti ASIC dokumentą.

1.2. Atvertame dialoge galite pakeisti būsimo ASIC failo pavadinimą ir katalogą, kuriame bus saugomas failas. Užpildę informaciją spauskite [Generuoti]. Bus sukurtas ASIC tipo failas.

1.3. Dokumento aprašyme įrašykite pareigybes, kurioms turi būti siunčiama tvarka. Tai Jums palengvins paiešką, kai reiks siųsti tvarkas konkrečioms pareigybėms.

2. Tvarkų siuntimas priėmus naują darbuotoją.

2.1. BSS DVS dokumentų paieškoje įveskite pareigybės pavadinimą. Rezultate Jums bus pateiktos tik tos pareigybės, kurių aprašyme bus įrašyta Jūsų ieškoma pareigybė. Taip iš visų turimų tvarkų surinksite tik tas, kurių reikia konkrečiai pareigybei.
Pavyzdžiui: priimant buhalterį, jam visai nereikia susipažinti su Obliavimo staklių naudojimo tvarka. Dėl to obliavimo staklių tvarkos dokumento aprašyme nerašysite pareigybės Buhalteris. Taip tarp išfiltruotų buhalterio pareigybei aktualių tvarkų minėtosios nebus.

2.2. Pažymėkite visas išfiltruotas tvarkas ir spauskite masinio proceso pasirinkimo mygtuką bei pasirinkite Siųsti.

Jums bus atvertas standartinis procesų siuntimo langas, kur beliks tik nurodyti reikiamą procesą bei tvarkų gavėją.

2.3. Naujai priimamas darbuotojas matys gautas tvarkas prisijungęs BSS DVS atitinkamos veiklos skiltyje ir galės su jomis susipažinęs užbaigti Jūsų siųstą procesą paspaudęs atitinkamą veiklos užbaigimo mygtuką masiškai arba atvėręs kiekvieną veiklą atskirai

3. Naujos tvarkos redakcijos siuntimas susipažinimui.

Tam tikros tvarkos gali turėti galiojimo laiką arba tiesiog gali būti išleista nauja tvarkos redakcija. Tokiu atveju BSS DVS reikia atlikti sekančius veiksmus:
3.1. Jei jau yra žinoma, kad tvarka galioja tam tikrą terminą - iš karto nurodykite tvarkos galiojimo datas dokumento profilyje, nurodydami galiojimo datą nuo - iki.

3.2. Pasibaigus tvarkos galiojimui arba išleidus naują tvarkos redakciją kuriamas visai naujas dokumentas (ne nauja tvarkos dokumento versija, bet visai naujas dokumentas). Nebegaliojančios redakcijos tvarkos dokumento profilyje uždėkite galiojimo nuo-iki datas. Naujai sukurtas dokumentas konvertuojamas į ASIC failą (nepamirškite aprašyme nurodyti pareigybių, kurios turi susipažinti su tvarka) ir išsiunčiamas darbuotojams susipažinimui.