Proceso gavėjų automatinis išrinkimas pagal gavėjų konfigūraciją

Proceso gavėjų automatinis išrinkimas pagal gavėjų konfigūraciją. BSS realizuota galimybė susidėlioti taisyklės, nusirodant kokių darbuotojų kokie dokumentai kokiam asmeniui ir kokiam procesui turi būti siunčiami. Pavyzdžiui: norite, kad padalinio A darbuotojų prašymus tvirtintų darbuotojas B, o C padalinio darbuotojų - darbuotojas D ir panašiai. Sudėliojus konfigūraciją, Jūsų darbuotojams nereiks galvoti ką pasirinkti atitinkamo proceso gavėju dokumento pildymo metu ar pakeisti pagal taisykles jau parinkto gavėjo. Žemiau rasite instrukciją kaip susidėlioti, kad tam tikriems procesams pasiųstų dokumentų dalyviai būtų parenkami automatiškai.
1. Tam, kad veiktų sudėliota siuntėjų ir gavėjų konfigūracija, dokumento šablone, pagal kurį bus kuriamas dokumentas ir pritaikoma sudėliota taisyklė, sukurkite norimą procesų seką ir nenurodykite konkretaus gavėjo. Jei bus nurodytas konkretus gavėjas - procesas bus siunčiamas šablone nurodytam gavėjui. Jei dokumento šablone nebus nurodyta jokių procesų - taisyklė neveiks. Šios taisyklės apima gavėjo parinkimą dokumento pildymo (ne siuntimo) lange ir procesus, kurie yra paskesnis (kurie nematomas dokumento pildytojui dokumento pildymo metu).

Pagal poreikį galite tam tikriems procesams nurodyti konkretų gavėją, o kitus palikti be gavėjo, tada vieniems procesams bus siunčiama pagal gavėjų konfigūracijoje nustatytą taisyklę, kitiems - šablone nurodytiems gavėjams.

2. Sukurkite dokumento siuntimo procesams taisykles gavėjų konfigūracijoje.
2.1. Gavėjų konfigūracijos taisyklės kuriamos dokumentų konfigūracijoje, skiltyje Gavėjų konfigūracija. Galimi pasirinkimai konfigūracijoje:
2.1.1. Siuntėjas - parenkamas konkretus siuntėjas ar siuntėjų grupė (= naudotojų grupė). Čia apibrėžiama kokiems naudotojams bus taikoma toliau dėliojama taisyklė.
2.1.2. Gavėjas - iš adresų pasirenkama konkretus gavėjas ar gavėjų grupė arba globali grupė. Jei pasirenkama Globali grupė ir ji priskirta daugiau nei 1 adresatui - dokumento pildytojas galės rinktis iš visų tokią globalią grupę turinčių adresatų.
2.1.3. Dokumento tipas - papildomai galima nurodyti dokumento tipą, taip dar tiksliau apibrėžiant kokius dokumentus kokiems gavėjams siųsti. Pavyzdžiui: Darbuotojui A teikiant atostogų prašymą jį tvirtiną Darbuotojas B, bet darbuotojui A teikiant perdavimo priėmimo aktą tvirtinimo veikla sukuriama Darbuotojui C.
2.1.4. Gavėjas pagal nutylėjimą - uždėjus varnelę taisyklei ji įgauna pirmumo teisę t.y. jei bus atvejis, kai procesams išrinkti randamos 2 taisyklės - bus parenkama Gavėjas pagal nutylėjimą varnelę turinti taisyklė. Rekomenduojame varnele žymėti visas taisykles, išskyrus standartinę (kuri aprašyta 2.2. punkte).
2.1.5. Toliau pateikiamas procesų sąrašas: Pasirašymas, Pavadavimas, Registravimas, Supažindinimas, Tvirtinimas ir t.t. (sąrašas priklauso nuo Jūsų naudojamų procesų). Prie procesų pažymėjus varnelę nurodoma, kad taisyklė taikoma tik tada, kai siunčiama pažymėtam procesui.

2.2. Šioje konfigūracijoje būtinai turi būti standartinė konfigūracija, kuri leis dokumento pildytojui pasirinkti bet kurį proceso gavėją iš darbuotojų, jei jis nebus parenkamas pagal visas kitas sudėliotas taisykles. Šiai konfigūracijos eilutei neturi būti uždėta varnelė Gavėjas pagal nutylėjimą.
2.3. Procesų gavėjų išrinkimo taisyklės formavimas.
2.3.1. Norėdami sukurti naują taisyklę spauskite [Pridėti naudotojus], jei norite pridėti konkretų naudotoją arba [Pridėti grupes], jei taisyklė bus kuriama naudotojų grupei.

2.3.2. Jums bus pateikiamas naudotojų (arba naudotojų grupių) sąrašas, kur pasirinkite reikiamą ir spauskite [Gerai].
2.3.3. Bus sukurta taisyklės dėliojimo eilutė, kur nurodykite konkretų gavėją arba gavėjų grupę arba globalią grupę (norint nurodyti gavėjų globalią grupę, gavėjų sąraše pasirinkite Globalių grupių sąrašą)

2.3.4. Pagal poreikį pasirinkite dokumento tipą arba jo visai nenurodykite. Pažymėkite varnelę Gavėjas pagal nutylėjimą.

2.3.5. Pažymėkite procesus, kuriems siunčiant turi būti taikoma taisyklė. Taisyklė bus sudėliota.
2.4. Pavyzdžiai:
* Pagal žemiau esantį pavyzdį paveiksle taisyklė veiks taip: jei dokumentą su tipu Atostogų įsakymas teiks naudotojas esantis Administracija naudotojų grupėje ir dokumente bus Pasirašymo procesas - automatiškai proceso gavėjas bus parenkamas Direktorius Direktoriauskas.

* Pagal žemiau esantį pavyzdį paveiksle taisyklė veiks taip: jei dokumentą su tipu Atostogų įsakymas teiks naudotojas esantis Administracija naudotojų grupėje ir dokumente bus Tvirtinimo procesas - tvirtinimo veikla susikurs Direktoriui Direktoriauskui. Jei bus teikiamas dokumentas su bet kokiu kitu tipu - dokumento pildytojas galės pasirinkti Tvirtintoją iš viso darbuotojų sąrašo.

2.3.6. Taip sukuriamos visos reikiamos taisyklės. Svarbu: venkite atvejų, kai gali būti parenkamos kelios taisyklės vienam atvejui. Pavyzdžiui: naudotojas priklauso 2 naudotojų grupėms ir pagal taisyklę konkrečiam procesui gali būti parinkti keli gavėjai. Tokiu atveju bus parenkama anksčiau sukurta taisyklė.

3. Tinkamiausios taisyklės išrinkimo logika veikia tokiu nuoseklumu:
3.1. Atrenkamos taisyklės, kurių Siuntėjas atitinka dokumento pildytoją.
3.2. Atrenkamos taisyklės, kurių pažymėti procesai atitinka pildomo dokumento šablone sudėliotus procesus.
3.3. Atrenkamos taisyklės, kurios atitinka pildomo dokumento tipą, jei taisyklėje yra nurodytas konkretus dokumento tipas.
3.4. Atrenkamos taisyklės, kurios turi požymį Gavėjas pagal nutylėjimą.