El. laiškų ir jų priedų importas į DVS

El. laiškų ir jų priedų importas į DVS. Beveik visi įmonės dokumentai yra gaunami el. paštu. Tai įvairios sąskaitos, sutartys, priminimai ir panašiai. Tai tie dokumentai, kurie turi būti apskaitomi įmonės dokumentacijoje. Įprastai gautus el. paštu dokumentus išsisaugome kompiuteryje ir įkeliame į dokumentų valdymo sistemą, tik ne su BSS DVS. Esame automatizavę šį procesą t.y. visi gauti el. paštu dokumentai ar ir laiškai be priedų automatiškai importuojami į DVS sistemą. Nebelieka papildomo darbo įkelti juos dar kartą. Žemiau rasite aprašymą kokios yra papildomos importo funkcijos, kaip susikonfigūruoti pašto dėžutės nustatymus BSSD ERP, kad importas vyktų.
1. Pašto dėžutės BSS ETP konfigūracija. Veiksmas atliekamas 1 kartą. Galimų dėžučių, iš kurių importuojama informacija skaičius, neribojamas.
1.1. Konfigūracija atliekamas Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> Importuoti laiškus ir SMTP nustatymus -> Naujas

1.2. Atvertame lange nurodykite informaciją:
1.2.1. Serverio adresas.
1.2.2. Prisijungimo vardas.
1.2.3. Prisijungimo būdas. Pasirinkite iš esamų:
* Vartotojas / slaptažodis - reiks nurodyti konfigūruojamos dėžutės prisijungimo vardą ir slaptažodį.
* Google prisijungimas - jei Jūsų dėžutė yra gmail. Pasirinkus šią reikšmę toliau reiks susieti pašto dėžutę su BSS ERP konfigūracija kaip kad įprastai naudojate gmail prisijungimą jungiantis kitose platformose.
1.2.4. Importuoti nuo datos - nurodykite nuo kurios datos norite suimportuoti pašto dėžutėje esančius laiškus. Toks istorinių duomenų importas galimas tik pirmosios konfigūracijos metu. Kai dėžutė jau funkcionuoja - istorinių duomenų importas negalimas.
1.2.5. Pranešimų gavėjų naudotojų grupė - pasirinkite gavėjų grupę, kurie bus informuojami apie suimportuotus duomenis. Gavėjams bus sukurta ir automatiškai išsiųsta informavimo veikla (funkcionalumas veikia tik tada, kai įjungtas nustatymas Paleisti informacinį procesą vartotojų perspėjimui apie importuotą laišką).
1.2.6. Uždėti SSL - pažymėkite varnelę.
1.2.7. Portas - nurodykite portą.
1.2.8. Importuotų laiškų katalogas - nurodykite katalogą į kurį bus saugomi suimportuoti laiškai.
1.2.9. Importuotų laiškų priedų katalogas - nurodykite katalogą į kurį bus saugomi suimportuoti laiškų priedai.
Suvedę informaciją išsaugokite ir įjunkite pašto dėžutę viršuje paspaudę [Įjungti laiškų importą].

2. Paprastesniam prisijungimui naudokite Microsoft arba Google prisijungimus, priklausomai nuo turimos pašto dėžutės.
2.1. Jei Jūsų pašto dėžutė yra outlook.office365.com - naudokite Microsoft prisijungimą. Nurodžius serverio adresą outlook.office365.com atsiranda galimybė pasirinkti prisijungimo būdą Microsoft prisijungimas.


2.1.1. Pasirinkite prisijungimo būdą Microsoft prisijungimas ir spauskite [Prisijungti su microsoft]. Jums bus pateiktas turimų Microsoft prisijungimų sąrašas, pasirinkite reikiamą.
2.1.2. Sekančiame lange įveskite slaptažodį ir spauskite [Sign in].
2.1.3. Jums bus pateiktas perspėjimas dėl saugumo. Šis prisijungimo būdas yra saugus. Spauskite [Accept].

2.1.4. Išsaugokite konfigūraciją, Prisijungimo slaptažodis lauke matysite, kad prisijungta sėkmingai.
2.2. Jei Jūsų pašto dėžutė yra gmail - naudokite Google prisijungimą. Nurodžius serverio adresą pop.gmail.com atsiranda galimybė pasirinkti prisijungimo būdą Google prisijungimas.

2.2.1. Pasirinkite prisijungimo būdą Google prisijungimas  ir spauskite [Prisijungti Google]. Jums bus pateiktas turimų Microsoft prisijungimų sąrašas, pasirinkite reikiamą.
2.2.2. Jums bus pateiktas perspėjimas dėl saugumo. Šis prisijungimo būdas yra saugus. Spauskite [Išplėstiniai] -> Eiti į BSS IT E-mail import service (nesaugu).

2.2.3. Sekančiame lange patvirtinkite, jog leidžiate BSS IT E-mail import service pasiekti Jūsų paskyrą paspausdami [Tęsti].
2.2.4. Prisijungimas baigtas, išjunkite naršyklės langą ir grįžę į ERP suveskite likusią informaciją ir išsaugokite konfigūraciją. Lauke Slaptažodis matysite Sėkmingai prisijungta.

3. Kiti nustatymai. Žemiau rasite nustatymus, kurių pagalba galite įjungti papildomas funkcijas.
3.1. Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> DVS nustatymai. Jeigu 1 procesinamame el. laiške yra >1 failas, sukurtus dokumentų profilius susieti tarpusavyje - įjungus nustatymą jei viename importuojamame laiške bus daugiau nei 1 pridėtas failas, jie bus susieti tarpusavyje. Tai naudinga jei pavyzdžiui gaunate sąskaitas ir atliktų darbų perdavimo aktus viename laiške.
3.2. Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> DVS Serviso nustatymai.
3.2.1. Importuoti laiškus be priedų. Bus suimportuojami ir tie laiškai, kurie neturi jokių priedų.
3.2.2. Paleisti informacinį procesą vartotojų perspėjimui apie importuotą laišką. Aprašyta 1.2.5. punkte
3.2.3. Importuojamų laiškų porcijos dydis ( Min=1; Max=100 ). Laiškų importas vyksta periodiškai kas 5 min. Šiame nustatyme galite nurodyti kiek laiškų vieno periodinio importo metu gali būti apdorojama (atminkite, kuo didesnis skaičius, tuo labiau apkraunama sistema ir tai gali įtakoti jos greitaveiką).
3.2.4. Laiškų importo klaidų pranešimų gavėjas. Jei dėl kažkokių priežasčių laiškų importas sutriko bet kurioje iš pašto dėžučių - čia nurodytas gavėjas buvi apie tai informuotas el. paštu.
3.2.5. Importuojant laiškus iš el. pašto išsaugoti ir laišką kaip atskirą dokumentą MSG formatu. Bus suimportuoti ne tik laiške esantys priedai, bet ir atskiru MSG failu išsaugomas bei sukuriamas pats laiško turinys.