Veiklų siuntimo pagal padalinių vadovus konfigūravimas

Išbandyti

Veiklų siuntimo pagal padalinių vadovus konfigūravimas. Įprastai Padalinio vadovai tvirtina savo padalinio darbuotojų prašymus atostogoms, mamadieniams ir kitus dokumentus. Tam tikslui sudėliojama gavėjų konfigūracija, kurioje nurodoma kokių naudotojų dokumentus kokiai veiklai siunčiant koks asmuo gauna atitinkamą veiklą. Šioje instrukcijoje rasite aprašymą kaip susidėlioti teisingą konfigūraciją, kad Padalinio darbuotojų dokumentus gautų atitinkamas padalinio vadovas nurodytas padalinyje bei kaip vėliau atnaujinama informacija pasikeitus padalinio vadovui.
1. Nurodykite Padalinio vadovą padalinio informacijoje, kuris turi gauti padalinio darbuotojų siunčiamus dokumentus veikloms. Jei reikiamas padalinio vadovas jau nurodytas - pažymėkite varnelę ar Padalinio vadovas gauna dokumentus veiklai. Galima nurodyti tik 1 padalinio vadovą, kuris gaus darbuotojų dokumentus veiklai.

2. Sudėliokite Gavėjų konfigūraciją, pagal kurią dokumentai bus siunčiami. Ji reikalinga tam, kad dokumento siuntimo veiklai metu būtų automatiškai parenkamas atitinkamą veiklą turintis atlikti darbuotojas. Kai įmonėje darbuotojų daug, ne visada visiems yra aišku kokį konkretų asmenį parinkti procesui. Tam tikslui sudėliojama gavėjų konfigūracija ir dokumentą pildančiam darbuotojui šio veiksmo atlikti nebereikia.
SVARBU: gavėjų konfigūracija taikoma tik tada, kai dokumento šablone, pagal kurį kuriamas dokumentas, Dokumento vykdymo lange yra pridėtas konkretus procesas ir tam procesui nėra nurodytas konkretus Gavėjas. Pagal žemiau pateiktą pavyzdį gavėjų konfigūracija bus taikoma tik Tvirtinimo procesui

2.1. Gavėjų konfigūracija atliekama Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> Gavėjų konfigūracija. Pagal nutylėjimą čia visada turi būti 1 eilutė, kuri taikoma tais atvejais, jei konfigūracijoje nėra aprašyta kitaip t.y. jei pasitaiko konfigūracijoje neaprašytas atvejis - darbuotojui teikiant dokumentą bet kokiam procesui bus leidžiama pasirinkti iš visų įmonės darbuotojų.

2.2. Norėdami sukurti naują Gavėjų konfigūraciją spauskite:
2.2.1. [Pridėti naudotojus], jei norite sąlygą sukurti konkrečiam naudotojui (kai šis naudotojas teiks dokumentus veiklai, veiklas gaus konkretus gavėjas)
2.2.2. [Pridėti grupes], jei norite sąlygą sukurti konkrečiai naudotojų grupei.
Dažniausiai taisyklė kuriama grupei.
Grupė - tai naudotojų grupė, kuri apgrupuoja tam tikrus naudotojus. Dažniausiai naudotojai grupuojami pagal padalinius. Tam tikslui automatizuotas naudotojų grupių pagal padalinius kūrimas bei jų atnaujinimas, daugiau apie funkcionalumą skaitykite čia.

2.3. Nurodykite Gavėją pasirinkdami iš sąrašo reikiamą darbuotoją. Šis Gavėjas gaus veiklas, kai jas siųs kuris nors iš pridėtos grupės naudotojų

2.4. Pažymėkite varnelę Gavėjas pagal nutylėjimą, jei tai vienintelis galimas veiklų gavėjas konkrečiai šiai naudotojų grupei. Tada dokumento pildymo metu, veiklos gavėjų pasirinkti darbuotojas negalės, jam bus rodomas šis vienintelis gavėjas. Tam pačiam procesui, tai pačiai grupei gali būti tik 1 Gavėjas pagal nutylėjimą. Taip pat sudėliokite varnelės prie procesų, kuriems veikla bus nukreipiama nurodytam Gavėjui. Pavyzdyje pateiktu atveju jei dokumento šablono procesuose nebus nurodytas konkretus Tvirtintojas ir Pasirašytojas - darbuotojui iš Ūkio skyriaus teikiant dokumentą Tvirtinimui automatiškai bus parenkamas Padalinio vadovo padėjėjas, o pasirašymui - Padalinio vadovas.

Dar vienas pavyzdys. Atostogų prašymo šablone numatyti tik procesai be gavėjų

Sudėliota gavėjų konfigūracija tokia:

Kai ūkio padalinio darbuotojas teiks atostogų prašymą - visų procesų dalyviai bus parenkami automatiškai pagal sudėliotą gavėjų konfigūraciją

2.5. Gavėjų konfigūracija sudėliojama 1 kartą ir vėliau papildomai atsiradus naujiems padaliniams ar pagal kitą poreikį.
3. Pasikeitus padalinio vadovui užtenka jo informaciją pakeisti Padalinio informacijoje t.y. nutrinti esamą ir pridėti naują Padalinio vadovą, bei pažymėti varnelę skiltyje Ar gauna dokumentus veiklai. Gavėjų konfigūracija bus atnaujinta t.y. kur buvo nurodytas Gavėjas prieš tai buvęs Padalinio vadovas atsiras naujas.