Projektų laikų portalo administravimas

Projektų laikų portalo administravimas. Projektų laikų portalas skirtas tiems klientams, kurių darbuotojų dirbtas laikas projektuose  neturi tiesioginio valandų ryšio su darbuotojo tabeliu t.y. projekte dirbtas laikas gali būti vienoks, o tabelinis laikas kitoks, bet norima darbo užmokestį detalizuoti proporcingai projektuose dirbtam laikui. Pavyzdžiui: dienoje prie projekto dirbtas laikas pažymima 10 valandų, bet darbuotojo tabelyje žymima 8 val. Labai svarbu: projektų laikų portalą naudoti tik tuo atveju, jei minėtas laikas skiriasi, nes portale suvestas laikas neturi įtakos tabelių žymėjimams ir suvedus Projektų laikų portale dirbtą laiką, tabelio žymėjimai nebus atnaujinami. Jei projekte dirbtas laikas turi atsispindėti darbuotojo tabelyje - naudokite BSS Tabelių portalą (instrukciją apie portalą ir jo naudojimą rasite čia: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/atlyginimai-ir-personalas/tabeliu-pildymas-portale-priskiriant-papildomas-detalizacijas)

1. Konfigūracija.
1.1. Projektų laikų portalo nustatymai (pasiekiama BSS ERP Administravimas -> Programos nustatymai). Čia rasite sąrašą nustatymų, kurie įtakoja Projektų laikų portalo veikimą:
* Leisti prisijungti į projektų laikų portalą - pažymėkite varnele, norėdami apskritai įjungti Projektų laikų portalo pasiekiamumą (konkretiems naudotojams portalo matomumas įjungiamas suteikiant jiems reikiamą operacijos teisę, kurios aprašytos 1.2. punkte)
* Maksimalus dienų skaičius redaguojant dienas į ateitį projektų laikų portale ( Min=0; Max=365 ) - nurodykite dienų skaičių kiek maksimaliai dienų į ateitį galima supildyti laiką Projektų laikų portale. Dienos skaičiuojamos imtinai, todėl jei nurodysite 3, o šiandien yra kovo 22 diena, laiką bus galima supildyti už kovo 23 d., kovo 24 d. kovo 25 d. Nurodžius 0 - jau sekančios dienos į ateitį negalėsite redaguoti.
* Darbuotojo priedo kintamasis (Projektų laikų portale) - nurodomas kintamasis iš sąrašo (pagal nutylėjimą jau parinktas), kuris bus saugomas darbuotojo kortelėje suvedus jam Projektų laikų portale priedą.
* Darbuotojo išskaitos kintamasis (Projektų laikų portale) - nurodomas kintamasis iš sąrašo (pagal nutylėjimą jau parinktas), kuris bus saugomas darbuotojo kortelėje suvedus jam Projektų laikų portale išskaitą.
* Mėnesio diena iki kurios galima vesti ar koreguoti praeito mėnesio Laiko korteles, Projektų laikų portale ( Min=0; Max=31 ) - nurodykite mėnesio dieną iki kurios bus galima redaguoti praeito mėnesio suvestą laiką. Nurodžius 0 jokia validacija nevykdoma.

1.2. Projektų laikų portalas pasiekiamas kaip komponentas, matomas prisijungus prie DVS. Norint prisijungti prie portalo, naudotojas turi turėti  operacijos teisę Leisti prisijungti į projektų laikų portalą. Papildomai naudotojo rolėje galite priskirti naudotojui šias operacijos teises:
* Gali redaguoti kitų naudotojų suvestus priedus ir išskaitas Projektų laikų portale - naudotojas galės redaguoti kitų asmenų suvestus priedus bei išskaitas
* Leisti projektų laikų portale pildyti darbo laiką į praeitį - naudotojas galės pildyti darbo laiką į praeitį
* Leisti pildyti darbo laiką projektų laikų portale - naudotojas galės pildyti darbo laiką į ateitį nepriklausomai nuo dienų skaičiaus, nurodyto nustatyme Maksimalus dienų skaičius redaguojant dienas į ateitį projektų laikų portale ( Min=0; Max=365 ).
Svarbu: esame sukūrę rolę, kuri leidžia atlikti visus reikiamus veiksmus Projektų laikų portale. Rolė vadinasi Projektų valdymas. Jei Jūsų portfelyje šios rolės nėra - kreipkitės į Jus aptarnaujantį BSS IT konsultantą ir rolė Jums bus įkelta.

1.3. Būtinai priskirkite naudotoją projektams, už kuriuos jis bus atsakingas, priešingu atveju Projektų laikų portale naudotojas nematys nei vieno įrašo. Priskyrimas atliekamas ERP Projektai -> Projektai atvėrus reikiamą projektą ir Administravimo informacijoje nurodžius naudotoją kaip to Projekto vadovą.

1.4. Projektų laikų portale Projektų vadovai administruoja savo vadovaujamų projektų darbuotojus, todėl pirminis Darbuotojų priskyrimas projektams turi būti atliekamas ERP (instrukcija kaip tai atlikti rasite čia: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/projektu-valdymas/naujo-projekto-kurimas-erp)

2. Projektų laikų portalo bendrinės funkcijos.
2.1. Portale patogiai filtruokite informaciją pagal: Projektus, Darbdavius, Pareigas, subrangos darbuotojus. Projektas ir Rodyti subrangą filtrai rodomi visada, papildomai galite prisidėti likusius išskleisdami filtrų sąrašą ir pažymėję reikiamus.

2.2. Papildomai galite pasirinkti ką vaizduoti dienoje. Tą pasirinksite išskleidę funkciją Vaizduoti.

2.3.  Galite prisidėti papildomus informacinius stulpelius duomenų lentelėje, kurių sąrašą rasite paspaudę Nustatymų simbolį kaip kad parodyta paveiksle.

Pasirinkite norimus informacinius stulpelius, jie bus pridėti į duomenų lentelę. Norėdami pamatyti pasirinktų stulpelių reikšmes - išskleiskite juos paspaudę rodyklės simbolį kaip kad parodyta paveiksle.

2.4. Reikiamą laikotarpį lengvai pasirinksite rodyklių pagalba viršuje.

3. Dirbto laiko projekte suvedimas. Laiką galite suvesti kiekvienam darbuotojui atskirai atvėrę reikiamą dieną arba masiškai (pasirinktiems darbuotojams pasirinktam laikotarpiui).
3.1. Norėdami suvesti dirbtą laiką konkrečiam darbuotojui konkrečioje dienoje, pažymėkite reikiamą dieną darbuotojo eilutėje. Jums bus atvertas dienos redagavimo langas, kur galite:
3.1.1. suvesti dirbtą laiką priskirtame projekte. Įrašykite reikšmę lauke dirbtas laikas;
3.1.2. pridėti kitą  darbo laiką, jei dalis dienos buvo dirbta kitame projekte. Naudokite funkciją Pridėti darbo laiką ir pridėtoje eilutėje nurodykite projektą bei dirbtą laiką;

3.1.3. Suvesti nebuvimo darbe priežastį. Nurodykite dirbtas laikas 0 ir vietoje pastabos Jums bus pateiktas Priežasčių sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti reikiamą nebuvimo priežastį (ši reikšmė vėliau matoma ERP Laiko kortelių paieškoje).

3.1.4. pakoreguoti/ištrinti suvestą laiką - pakeiskite dirbo laiko reikšmę arba išrinkite suvestą laiką (jei jo neturi būti) paspaudę x simbolį.

3.2. Norėdami masiškai suvesti dirbtą laiką pažymėkite reikiamus darbuotojus ir spauskite mygtuką [Pildyti laikotarpiui]. Atvertame lange supildykite reikiamą laikotarpį, pasirinkite projektą ir nurodykite dirbtą laiką. Dirbtas laikas bus išsaugotas visiems pasirinktiems darbuotojams nurodytu laikotarpiu konkrečiame projekte.

4. Projekto keitimo funkcija. Ši funkcija reikalinga tam, kad galėtumėte perskirti darbuotoją iš vieno Jūsų administruojamo projekto į kitą. Projekto perskyrimui pažymėkite reikiamą darbuotoją (-us) ir spauskite mygtuką [Pakeisti projektą]. Jums bus atvertas projektų perskyrimo langas, kur turite nurodyti Datą nuo - Datą iki, Seną projektą bei Naują projektą bei patvirtinti informaciją paspaudus mygtuką [Patvirtinti]. Projektas bus perskirtas pasirinktam laikotarpiui ir tik tose dienose, kuriose buvo nurodytas Senas projektas. Svarbu: jei laikotarpyje jau yra suvestas laikas - projektas vis tiek bus pakeistas, pakeičiant ir suvesto laiko informaciją (priskiriant naujai paskirtam projektui).

5. Priedo/išskaitos suvedimas. Nurodyta informacija saugoma darbuotojo kortelėje. Vėliau ta informacija bus matoma ataskaitoje PV13 Laiko kortelių suvestinė (pivot).
5.1. Išskaitų ir Priedų priežasčių sąrašo pildymas. Šį sąrašą galima papildyti reikiamomis reikšmėmis. Sąrašus rasite BSS ERP Administravimas -> Sąrašai. Paieškoje įveskite fragmentą, kad greičiau rastumėte reikiamą sąrašą (yra atskiri sąrašai tiek Išskaitoms, tiek Priedams). Norėdami pridėti naują reikšmę reikiamam sąraše, apatinėje skiltyje spauskite [Pridėti] ir atsidariusioje naujoje eilutėje įveskite reikšmės pavadinimą ir aprašymą, išsaugokite informaciją. Po sąrašo papildymo, portale reikšmės bus matomos tik atsijungus ir vėl prisijungus prie portalo.

5.2. Priedo išskaitos suvedimas portale. Šį veiksmą galite suvesti tiek vienam, tiek keliems darbuotojams iš karto. Pažymėkite reikiamą darbuotoją (-us) ir spauskite [Suvesti priedą ar išskaitą]. Atvertame dialoge mygtuko [Pridėti eilutę] pagalba galite pridėti naujas eilutes, kuriose pasirinksite ką pridedate: Priedą ar Išskaitą, nurodysite reikšmę ir iš sąrašo pasirinksite Priežastį už ką skiriamas priedas ar atliekama išskaita (priežastį taip pat galima ir įrašyti kaip tekstą, jeigu jos nėra sąraše (tačiau sąrašas automatiškai reikšme nebus papildytas).

5.3. Norėdami koreguoti jau suvestus priedus /išskaitas - pažymėkite reikiamą darbuotoją ir paspaudus [Suvesti priedą ar išskaitą] Jums bus atvertas darbuotojo suvestų priedų ir išskaitų sąrašas, kur atlikite reikiamus koregavimus.
5.4. Jei darbuotojas jau turės suvestą priedą/išskaitą su tokia pačia priežastimi ir per masinį suvedimą suvesite jam dar tos pačios priežasties priedą/išskaitą - skirta priedo/išskaitos suma padidės suvestai reikšmei t.y. tos pačios priežasties priedai/išskaitos sumuojami.
5.5. Portale suvestus priedus/išskaitas patogiai matysite prisidėję papildomus informacinius stulpelius.

ARBA ERP konkretaus darbuotojo kortelės skiltyje Kintamųjų reikšmės