Dokumentų archyvavimas, archyvuotų dokumentų valdymas

Dokumentų archyvavimas, archyvuotų dokumentų valdymas. Dokumentų archyvavimo funkcija ne tik padės Jums pasiruošti dokumentų naikinimui, bet ir leis sumažinti matomų dokumentų kiekį darbuotojams, kurie neturi teisės matyti archyvuotų dokumentų. Detaliau kaip atliekamas archyvavimo procesas BSS ERP skaitykite žemiau.
1. Archyvuotus dokumentus gali matyti tik tie darbuotojai, kurie turi Operacijos teisę Archyvuotų dokumentų ir bylų paieška. Pagal nutylėjimą ši operacijos teisė pridėta DVS administratoriaus rolei. Jei šios operacijos teisės neturite - archyvuotų dokumentų nematysite. Jei šią operacijos teisę turite - tuomet Filtre Archyvuotas (tiek ERP dokumentų paieškoje, tiek DVS'e) pasirinkite Taip ir matysite tik archyvuotus dokumentus.

2. Dokumentų archyvavimas.
2.1. Susikurkite bylas, kurias turėsite priskirti dokumentams. Archyvuoti galima tik bylai priskirtus dokumentus.
2.1.1. Bylos kuriamos ERP srityje Dokumentai -> Bylos -> Naujas.

2.1.2. Atvertoje Bylos informacijoje nurodykite visą reikiamą informaciją. Ypatingai atkreipkite dėmesį į reikšmes Saugoti bylą iki, atsakingas asmuo ir į Periodo pradžią ir pabaigą. Rekomenduojame kurti bylas pagal dokumentų saugojimo terminą ir periodo pradžią bei pabaigą. Dokumento priskyrimo bylai metu bus validuojama, ar dokumento registracijos data patenka į bylos periodo pradžią bei pabaigą. Jei dokumentas bus registruotas ir jo registracijos data nepateks į periodą - dokumento bylai priskirti negalėsite. Žinoma, į Bylas galėsite pridėti ir neregistruotus dokumentus.
2.2. Priskirkite bylas dokumentams. Tai lengvai padarysite ERP dokumentų paieškoje išsifiltravę reikiamus dokumentus ir paspaudę [Priskirti bylai] (jei pasirinkimo nematote - ieškokite jo išskleidę trikampio simbolį įrankių juostos krašte. Atvertame dialoge pasirinkite Bylą ir ar norite priskirti pažymėtus dokumentus ar visus pagal filtrą.

2.3. Dokumentus priskirti bylai galite ir DVS'e, atvėrus dokumento profilį Pagrindinėje informacijoje.

2.4. Dokumentų archyvavimas atliekamas ERP Dokumentai -> Bylos -> Archyvuoti. Pateikiamas dialogas, kuriame galite patikslinti bylos pagrindinėje informacijoje pateiktus duomenis. Pasitikrinę spauskite [Gerai].

2.5. Jei tarp archyvuojamų dokumentų bus tokių, kurie pasiųsti procesui ir jie bus neužbaigti - tokio dokumento suarchyvuoti negalėsite. Teks užbaigti procesus ir archyvuoti bylą iš naujo. Todėl prieš archyvuojant dokumentus įsitikinkite, kad visi procesai su jais užbaigti.

3. Archyvuoto dokumento niuansai:
3.1. Archyvuotas dokumentas nematomas, jei naudotojas neturi operacijos teisės Archyvuotų dokumentų ir bylų paieška. Jei darbuotojas anksčiau turėjo teisę matyti dokumentą (pavyzdžiui buvo gavęs veiklai ir ją atliko) įvykdytą veiklą jis matys, bet dokumento peržiūrėti negalės. Turintiems operacijos teisę pirmiausia filtre Archyvuotas reikia pasirinkti Taip, tik tada bus matomi ir archyvuoti dokumentai.

3.2. Taip pat nuo tam tikrų naudotojų slepiamas Bylų medis bendrame DVS lange. Tai galima reguliuoti per operacijos teisę Gali matyti bylas. Pagal nutylėjimą teisė priskirta DVS Administratoriaus rolei, taigi kitas roles turintys naudotojai bylų medžio nematys (nebent suteiksite jiems tokia teisę pridėdami minėtą rolę)
3.3. Matantiems bylų medį jis atvaizduojamas sugrupuotas pagal bylos pradžios datą (arba skiltyje kita, jei byla pradžios datos neturi). Jei atitinkamų metų visos bylos suarchyvuotos - medyje jų nematysite.
3.4. Archyvuoto dokumento negalima siųsti procesui, registruoti, išregistruoti ir pan. Jei norite atlikti veiksmus su archyvuotu dokumentu - išarchyvuokite jį. Tai padarysite ERP pasirinkę reikiamą bylą ir paspaudę Išarchyvuoti. Atlikę reikiamus veiksmus su dokumentu galėsite vėl iš naujo suarchyvuoti bylą, kaip kad aprašyta aukščiau.