13. Dokumento pasirašymas pažangiuoju parašu

Išbandyti

Dokumento pasirašymas pažangiuoju parašu. Vis labiau modernėjant įmonių valdymui ir vidinių procesų administravimui, populiarėja idėja atsisakyti popierinių dokumentų ir juos visus perkelti į skaitmeninę erdvę. Tik deja vis dar atsiranda darbuotojų, kurie mano, kad skaitmeniniai dokumentai nėra patikimi, jie yra nesaugūs, lengvai klastojami ir panašiai. Norėdami paneigti šiuos stereotipus pristatome BSS dokumentų sistemoje veikiantį pažangųjį parašą, kuris atitinka visus eIDAS (Europos sąjungos reglamentas dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje) reglamento apibrėžimus: būti vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu; pagal jį galima nustatyti pasirašančio asmens tapatybę; sukurtas naudojant elektroninio parašo kūrimo duomenis, kuriuos tik pats pasirašantis asmuo gali labai patikimai naudoti; susietas su juo pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks tų duomenų pakeitimas būtų pastebimas.

Įstaigos vadovui belieka tik įsakymu patvirtinti vidinių trumpo saugojimo dokumentų sąrašą, o darbuotojams pasirašinėti juos BSS dokumentų valdymo sistemoje pagal žemiau aprašytą instrukciją.

SVARBU: pažangusis elektroninis parašas yra panašus į kvalifikuotą elektroninį parašą, skirtumas tik tame, kad sertifikatas pažangiam parašui sugeneruojamas BSS dokumentų valdymo sistemoje, o kvalifikuotą sertifikatą išduoda valstybės prižiūrimos įstaigos. Dokumentams, keliaujantiems už įmonės ribų, reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas. Pažangusis parašas naudojamas tik įmonės viduje.

1. Dokumentų pasirašymas BSS dokumentų valdymo sistemoje pažangiuoju parašu. Pažangiuoju parašu BSS sistemoje galima pasirašyti bet kurio formato dokumentą. Pasirašius, jis paverčiamas pdf dokumentu ir automatiškai tampa paskutine aktyvia dokumento versija.

1.1. Norėdami pasirašyti, pasirinkite dokumentą ir atsidariume dokumento lange, valdiklių juostoje, spauskite [Pasirašyti]

Pasirodžiusime pasirašymo lange pasirinkite parašą, kuriuo norite pasirašyti dokumentą (pažangusis ar kvalifikuotas), taip pat galite pasirinkti, ar ant dokumento bus uždėta vizuali žyma, kad dokumentą pasirašėte.

Jei pasirinkote, kad dokumente būtų vizuali žyma, informuojanti, kad dokumentas yra pasirašytas, atsidarę dokumentą kairėje pusėje viršuje matysite pasirašymo žymą.

Jei pasirinkote pasirašymą be vizualios žymos, ji dokumente dedama nebus, tačiau sistemoje, dokumento profilyje, visada matoma kas ir kada dokumentą vizavo, pasirašė ar susipažino. Taip pat sistemoje, dokumento profilyje, matomi bei identifikuojami bet kokie dokumento redagavimo veiksmai.

Išsaugojus dokumentą kompiuteryje ir atvėrus jį Adobe Acrobat Reader pagalba, Signatures skilyte yra matomas sugeneruotas BSS dokumentų valdymo sistemos sukurtas sertifikatas.

2. Dokumentų procesai BSS dokumentų valdymo sistemoje, kuriuos galima pasirašyti pažangiuoju parašu. Procesai, kuriuos galite pasirašyti pažangiuoju parašu:
• Gavus dokumentą susipažinimui
• Gavus dokumentą pasirašymui
• Gavus dokumentą patvirtinimui

Siunčiant dokumentą nurodytiems procesams, rengėjo parašas uždedamas automatiškai. Sistema automatiškai konvertuoja siunčiamą dokumentą į PDF formatą ir įdeda rengėjo parašą.

Daugiau apie BSS dokumentų valdymo sistemą skaitykite čia