E- sąskaitos. Sąskaitų kūrimas į ERP

E- sąskaitos. Sąskaitų kūrimas į ERP. E. sąskaitų integracija leidžia automatiškai apsikeisti sąskaitų duomenimis tarp verslo valdymo sistemos ir išorinių e. sąskaitų platformų ar partnerių sistemų. Integracijos tikslas – sumažinti rankinio duomenų suvedimo poreikį, užtikrinti greitesnį sąskaitų apsikeitimą bei sumažinti klaidų tikimybę. Žemiau rasite aprašymą, kokius veiksmus reikia atlikti norint aktyvuoti integraciją bei kokie galimi papildomi nustatymai.

1. Bendra informacija. E. sąskaitų integracija sistemoje vykdoma naudojant API v2 sąsają, kuri naudojama gauti e. sąskaitų duomenis iš išorinės e. sąskaitų platformos ir pagal juos sukurti sąskaitą ERP sistemoje. Per šią integraciją galima kurti tiek pirkimo, tiek pardavimo sąskaitas ERP sistemoje.
Integracijos veikimo principas:
1.1. išorinė e. sąskaitų platforma perduoda e. sąskaitos duomenis per API v2 sąsają;
1.2. sistema priima perduotus duomenis;
1.3. pagal gautą informaciją ERP sistemoje automatiškai sukuriama sąskaita;
1.4. duomenų užpildymas taip pat priklauso nuo sistemoje nustatytų konfigūracijos parametrų.

Norint naudotis e. sąskaitų integracija, pirmiausia reikia kreiptis į BSS konsultantą. Konsultantas:
* pateikia nuorodą į integracijos techninę dokumentaciją;
* pateikia pavyzdinį XML failą, skirtą integracijos realizavimui;
* pasirūpina konkretaus kliento prijungimu prie integracijos;
* pateikia individualius integracijai reikalingus duomenis.

Pateiktas XML failas yra pavyzdinis. Jame pateikiama:
* perduodamų e. sąskaitos duomenų struktūra;
* laukų pavyzdžiai;
* komentarai su papildomais paaiškinimais apie perduodamus duomenis.

Remiantis šiuo XML pavyzdžiu paruošiamas duomenų perdavimas į sistemą.

2. Integracijos nustatymai. Po to, kai integracija yra aktyvuota ir paruoštas duomenų perdavimas iš išorinės e. sąskaitų platformos, sistemoje reikia atlikti papildomus nustatymus. Šie nustatymai apibrėžia, kaip gauti e. sąskaitų duomenys bus apdorojami ir kaip pagal juos bus kuriamos sąskaitos ERP sistemoje.
2.1. E-Sąskaita: Importuojant E-sąskaitą jeigu ERP sistemoje nerastas produktas (paslauga), sukurti naują naudojant produkto šabloną: - jeigu importuojant e. sąskaitą ERP sistemoje nerandamas sąskaitos eilutėje nurodyta paslauga, sistema automatiškai sukuria naują produktą naudodama šiame nustatyme nurodytą produkto šabloną.
2.2. E-Sąskaita: Importuojant E-sąskaitą jeigu ERP sistemoje nerastas produktas (prekė), sukurti naują naudojant produkto šabloną: - jeigu importuojant e. sąskaitą ERP sistemoje nerandamas sąskaitos eilutėje nurodyta prekė, sistema automatiškai sukuria naują produktą naudodama šiame nustatyme nurodytą produkto šabloną.
2.3. E-Sąskaita: Importuojamos E-sąskaitos sandėlio vieta pagal nutylėjimą - nustatoma sandėlio vieta, kuri bus automatiškai priskiriama importuojamos e. sąskaitos eilutėms, jeigu ji nėra perduodama e. sąskaitos duomenyse. Čia nurodomas sandėlio kodas.
2.4. E-Sąskaita: Importuojamos E-sąskaitos Padalinys pagal nutylėjimą - nustatomas padalinys, kuris bus automatiškai priskiriamas importuojamai e. sąskaitai, jeigu jis nėra perduodamas e. sąskaitos duomenyse.
2.5. E-Sąskaita: Importuojamos E-sąskaitos serijos numeris pagal nutylėjimą jeigu nenurodytas - nustatoma sąskaitų serija, kuri bus automatiškai priskiriama importuojamai e. sąskaitai, jeigu serijos numeris nėra perduodamas e. sąskaitos duomenyse.
2.6. E-Sąskaita: Importuojamos E-sąskaitos PVM tarifo išrinkimas ir PVM apskaičiavimas pagal globalias grupes pirkimo sąskaitoms - jeigu nustatymas įjungtas, importuojant e. sąskaitą pirkimo sąskaitoms PVM tarifas parenkamas automatiškai pagal sistemoje nustatytas globalias PVM grupes, o jeigu išjungtas – PVM informacija paimama iš importuojamo XML failo.
2.7. E-Sąskaita: Importuojamos E-sąskaitos PVM tarifo išrinkimas ir PVM apskaičiavimas pagal globalias grupes pardavimo sąskaitoms - Jeigu nustatymas įjungtas, importuojant e. sąskaitą pardavimo sąskaitoms PVM tarifas parenkamas automatiškai pagal sistemoje nustatytas globalias PVM grupes, o jeigu išjungtas – PVM informacija paimama iš importuojamo XML failo.
2.8. E-Sąskaitų importo opcijos per ";" (CreateReportFiles;CreateMissedBusinessAccounts;Approve;CreatePayments;ApprovePayments;SaveEInvoiceFile;StartDocumentProcessBatch) - šiame nustatyme nurodoma, kokius papildomus veiksmus sistema automatiškai atlieka importuojant e. sąskaitas, įrašant norimas opcijas ir atskiriant jas simboliu.
2.9. Registruojamo turto grupė pagal nutylėjimą - nurodoma registruojamų atsargų turto grupė pagal nutylėjimą. Šią reikšmę rasite ERP Produktų katalogas -> Grupės.
2.10. Registruojamo turto atsakingas darbuotojas (darbuotojo kortelės numeris) pagal nutylėjimą - nurodoma registruojamų atsargų atsakingas asmuo pagal nutylėjimą.

3. Integracija su Fitek sistema. Fitek integracijos atveju pirkimo sąskaitos į ERP sistemą perduodamos iš Fitek sistemos, kurioje sąskaitos pirmiausia yra skaitmeninamos ir apdorojamos. Integracijos veikimo principas:
3.1. Fitek sistemoje užregistruojamos pirkimo sąskaitos (PDF dokumentai), jos skaitmeninamos ir papildomai aprašomos vartotojų.
3.2. BSS ERP sistema periodiškai tikrina Fitek sistemą (periodiškai vykdomu užklausimu), ar yra naujų patvirtintų sąskaitų eksportui į ERP.
3.3. Gavus sąskaitos duomenis, ERP sistema atlieka XML transformaciją ir pagal gautą informaciją sukuria pirkimo sąskaitą atitinkamame portfelyje.
3.4. Kartu su sąskaitos XML duomenimis perduodamas ir sąskaitos PDF dokumentas, kuris ERP sistemoje automatiškai įkeliamas į dokumentų valdymo sistemą (DVS) ir susiejamas su sukurta pirkimo sąskaita.

Kad integracija veiktų teisingai, Fitek sistemoje turi būti pateikta ERP naudojama informacija:
* partneriai (identifikuojami pagal įmonės kodą);
* produktai ar paslaugos (naudojamos sąskaitų eilutėse);
* PVM mokesčių klasifikatoriai;
* detalizacijos ir jų reikšmės (pvz., projektas, padalinys, darbuotojas, NT verslo sritis ir kt.).
Šie duomenys skirtinguose portfeliuose gali skirtis, todėl kiekvienam portfeliui gali būti naudojami skirtingi partneriai, produktai ir detalizacijų reikšmės.

Detalizacijų susiejimas tarp Fitek XML failo ir ERP sistemos konfigūruojamas naudojant nustatymą: E-Sąskaita: Importuojamų sąskaitų faktūrų detalizacijų susiejimas (Fitek) - šiame nustatyme aprašomas ERP sistemos ir iš Fitek perduodamo XML failo objektų susiejimas, kuris apibrėžia, kaip Fitek faile pateikti detalizacijų laukai (pvz., projektas, padalinys, darbuotojas ir kt.) susiejami su atitinkamomis ERP sistemos detalizacijomis.

4. Kita informacija:
4.1. E. sąskaitų importas į ERP sistemą vykdomas periodiškai paleidžiamu masiniu procesu. Masinis procesas vykdomas nustatytu laiko intervalu, kuris įprastai yra kas 10 minučių. Jo metu sistema tikrina, ar yra naujų importuotinų e. sąskaitų, ir bando jas sukurti ERP sistemoje. Masinio proceso rezultatus galima matyti masinių procesų detalėse (Masiniai procesai -> Masinių procesų vykdymas atvėrus konkretaus masinio proceso detales), kuriame:
* matomas sukurtas sąskaitos objektas;
* registruojamos klaidos, jeigu sąskaitos sukurti nepavyko;
* pateikiama informacija apie nesėkmės priežastį.

4.2. Kad e. sąskaitų importas į ERP sistemą veiktų teisingai, būtina užtikrinti korektišką perduodamų duomenų struktūrą ir turinį.
* Pateikiamas XML failas turi atitikti integracijos schemą (būti validus pagal pateiktą XML struktūrą).
* XML faile neturi būti pateikiami pertekliniai ar nenaudojami duomenų laukai, kurie nėra numatyti integracijos struktūroje.
* Jei partneriai jau yra sukurti ERP sistemoje, XML faile turi būti pateikiami teisingi partnerių identifikavimo duomenys (pvz., įmonės kodas), kad sistema galėtų teisingai susieti sąskaitą su esamu partneriu.

Netinkama duomenų struktūra arba neteisingi identifikavimo duomenys gali lemti nesėkmingą sąskaitos importą arba neteisingą duomenų susiejimą ERP sistemoje.