Priedų/išskaitų vedimas tabelių portale

Priedų/išskaitų vedimas tabelių portale. BSS personalas ir atlyginimai esantis tabelių portalas pritaikytas ne tik patogiam darbuotojų dirbto laiko suvedimui, bet ir priedų bei išskaitų fiksavimui. Suvedus priedus/išskaitas tabelių portale, automatiškai sukuriamas priedų/išskaitų įsakymas, kuris pagal poreikį vėliau gali būti išsiunčiamas reikiamiems procesams (pasirašymui, registravimui ir panašiai), o patvirtinus jį - suvesti priedai/išskaitos automatiškai įkrenta į darbuotojų darbo užmokesčio žiniaraštį, kur paskaičiuojamas darbuotojų atlyginimas.

1. Konfigūracija, reikalinga sėkmingam priedų/išskaitų vedimui Tabelių portale.
1.1. Priedus/ išskaitas gali vesti tik tie naudotojai, kurie turi rolę su operacijos teisėmis Leisti prisijungti į tabelių priedų portalą ir Leisti nurodyti prieda/išskaita Tabeliu portale. Pagal nutylėjimą teisė nepridėta nei vienai rolei, todėl jei norite naudotis funkcionalumu - pridėkite operacijos teises reikiamoms rolėms. SVARBU: rolėje operacijos teises naudokite atsakingai, nes šią rolę turintys naudotojai galės pridėti priedus/išskaitas darbuotojams ir jiems pagal suvestą informaciją bus skaičiuojamas darbo užmokestis.
1.2. Norėdami naudoti atskirą priedų/išskaitų vedimo portalą, pridėkite naudotojo rolei operacijos teisę Leisti prisijungti į tabelių priedų portalą.
1.3. Personalas ir atlyginimai konfigūracija -> Priskaitymų/atskaitymų grupės raskite grupę Rodomi tabelių portale. Čia susidėkite norimus priedus/išskaitas, kurias norėsite vesti tabelių portale.
1.4. Pagal poreikį pasirinkite, kaip turi būti grupuojami priedai/išskaitos personalo įsakymuose. Pagal nutylėjimą kiekvienam Priedui/Išskaitai generuojamas atskiras įsakymas t.y. viename įsakyme yra visų darbuotojų konkretaus Priedo ar Išskaitos reikšmės. Tačiau Priedai/Išskaitos taip pat gali būti grupuojami pagal Vadovą, pasirašantį padalinio priedus. Šis vadovas turi būti nurodytas prie Padalinio vadovų konfigūracijos ir jam turi būti pažymėta varnelė stulpelyje Vadovas pasirašantis padalinio priedus. Svarbu: viename padalinyje gali būti tik vienas darbuotojas, pažymėtas šia varnele.

Kita reikalinga konfigūracija:
* programos nustatyme (Administravimas -> Programos nustatymai) raskite nustatymą Priedų / Išskaitų personalo įsakymą grupuoti pagal: ir pasirinkite Padalinio vadovą pasirašantį priedus.
* programos nustatymuose raskite programos nustatymą Vadovas atsakingas už visų padalinių priedus ir pasirinkite Darbuotoją, kuris bus atsakingas už tų padalinių priedus, kuriuose nebus nurodytas Vadovas pasirašantis padalinio priedus t.y. tokių padalinių darbuotojų suvesti priedai/išskaitos bus sugrupuojami į vieną įsakymą, kurį pasirašinės programos nustatyme nurodytas darbuotojas.
1.5. Konfigūracija reikalinga norint nusistatyti generuojamo Priedų/išskaitų spausdinio dokumento pavadinimą yra tokia pati, kaip kad ir kitų dokumentų, kuriamų per DVS'ą. Norimas pavadinimas konfigūruojamas dokumento šablone. Detaliau apie dokumento pavadinimo konfigūraciją, galimas reikšmes, rasite aprašyme čia: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/dokumentu-valdymas/instrukcijos-dvs-administratoriams/dokumento-kuriamo-is-sablono-pavadinimo-konfiguravimas

2. Priedų/išskaitų vedimas Priedų/išskaitų portale. Priedus/išskaitas galite vesti ir atskirame, patogesniame duomenų suvedimo portale. Norėdami matyti portalą pridėkite naudotojo rolei operacijos teisę, aprašytą 1.3 punkte.
2.1.Duomenys portale vedami įprastai, prie atitinkamo darbuotojo ir priedo/išskaitos įrašius reikšmę. Priedų/išskaitų lange matysite suminę informaciją tiek pagal konkretų priedą/išskaitą, tiek pagal darbuotoją.

2.2. Suvedę priedus/išskaitas nepamirškite jų užrakinti, kad kiti vedantys duomenis nepakeistų Jūsų suvestų reikšmių

2.3. Jei priedams/išskaitoms jau bus patvirtintas įsakymas ERP - priedo/išskaitos redaguoti negalėsite, o portale matysite patvirtinimo žymą.

3. Automatinis personalo įsakymų dokumento kūrimas pagal suvestų priedų/išskaitų informaciją ir siuntimas procesams. Yra 2 būdai, kuriais galima sugeneruoti Įsakymo dokumentą ir išsiųsti procesams: dokumento kūrimas ERP ir dokumento kūrimas portale. Žemiau rasite abiejų būdų aprašymą.
3.1. Įsakymų generavimas Priedų/išskaitų portale. Šį Priedų/išskaitų įsakymo dokumento generavimo būdą galima naudoti tik tada, kai Priedus/išskaitas įsakyme grupuojate pagal vadovus (Programos nustatyme Priedų / Išskaitų personalo įsakymą grupuoti pagal: nurodyta Padalinio vadovą pasirašantį priedus). Šiuo būdu Priedų/išskaitų įsakymo dokumentas bus sugeneruotas portale Priedai/išskaitos ir išsiųstas procesams. Po tokio dokumento registravimo, automatiškai bus patvirtinti Personalo įsakymai ERP ir skaičiuojant darbo užmokestį Priedai/išskaitos, nurodyti įsakymo dokumente, sukris į atitinkamų darbuotojų darbo užmokesčio žiniaraščius.  
3.1.1. Konfigūracija.
3.1.1.1. Susikurkite dokumento šabloną ERP, kuriame bus nurodyta dokumentui reikalinga informacija (Dokumento tipas, saugojimo katalogas, procesai ir pan.).

3.1.1.2. Sukurtą šabloną nurodykite Priedų/išskaitų spausdinio šablone: Ataskaitos -> Šablonai raskite spausdinį Personalo įsakymas priedo skyrimui ir lauke Dokumento šablonai nurodykite aukščiau sukurtą šabloną bei išsaugokite.

3.1.1.3. Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> Dokumentų tipų ir personalo įsakymų susiejimas atlikite susiejimą, susiedami Įsakymo dokumento tipą (3.1.1. punkte sukurto dokumento tipą) su Personalo įsakymo tipu DU žiniaraščio priskaitymai/atskaitymai ir išsaugokite.

3.1.1.4. Padalinių informacijoje nurodykite Padalinių vadovus, kurie bus atsakingi už padalinių priedų pasirašymą (Personalas ir atlyginimai -> Padaliniai skiltis Padalinio vadovai pažymėkite varnelę Vadovas pasirašantis padalinio priedus prie to darbuotojo, kuris bus atsakingas už priedų pasirašymą). Ši varnelę suteikia teisę Priedų/išskaitų portale generuoti Priedų/išskaitų skyrimo įsakymą padaliniui, kurio vadovas jis yra.

3.1.1.5. Įsitikinkite, kad naudotojai, kurie generuos Priedų/išskaitų įsakymus turėtų teises į 3.1.1. punkte sukurtą dokumento šabloną bei jų naudotojų rolė turi Operacijos teisę Leisti generuoti: Personalo įsakymas priedo skyrimui (Verslo sričių grupė ir Verslo sritis Ataskaitos).
3.1.2. Generuokite Priedų/išskaitų įsakymo dokumentą Priedų/išskaitų vedimo portale, pasirinkę funkciją [Generuoti priedų/išskaitų ataskaitą]. Jums bus pateiktas dokumento generavimo langas, kuriame spauskite [Generuoti]. Sugeneravus dokumentus lange matysite sugeneruotus įsakymus. Norėdami išsiųsti sugeneruotus įsakymus - pažymėkite juos ir spauskite [Siųsti].

3.1.3. Būsite nukreipti į standartinį procesų siuntimo langą, kuriame bus pateikiami procesai, nurodyti šablone. Pasikoreguokite juos pagal poreikį ir išsiųskite dokumentą.

3.1.4. Po dokumento išsiuntimo procesams, suvestų priedų/išskaitų koreguoti nebegalėsite. Norėdami koreguoti tokius Priedus/išskaitas turite atšaukti procesus ir ištrinti prieš tai sugeneruotą dokumentą. Arba prisijungę ERP rasti Personalo įsakymą, iš kurio sugeneruotas ir procesams išsiųstas dokumentas, bei jį atvėrus spausti [Atšaukti siuntimą tvirtinimui].
3.1.5. Priedų/išskaitų dokumentas sugeneruojamas priklausomai nuo to, kuris vadovas generuoja dokumentą. Dokumente bus tie darbuotojai, kurie dirba padalinyje, kuriame įsakymą generuojantis darbuotojas nurodytas kaip Vadovas pasirašantis padalinio priedus.

3.1.6. Jei yra poreikis Priedų/išskaitų įsakymų dokumentus sugeneruoti visiems darbuotojams, tuomet naudotojui pridėkite operacijos teisę Leisti generuoti dokumentus visiems laikotarpio priedams (Verslo sričių grupė Personalas ir atlyginimai, Verslo sritis Personalo įsakymai). Tokiam naudotojui atsiras galimybė sugeneruoti dokumentu visiem įmonės darbuotojai. Būtina paminėti, kad jei kai kuriems darbuotojams įsakymas jau buvo sugeneruotas (kurio nors padalinio vadovas jau susigeneravo įsakymą savo padalinio darbuotojams) - jiems įsakymo dokumentai nebus sugeneruoti. Sugeneruojama tiek dokumentų, kiek skirtingų Personalo įsakymų yra sukurta.

3.2. Įsakymų generavimas ir siuntimas iš ERP. Jei priedų/išskaitų įsakymus grupuojate pagal Priedą/išskaitą - tuomet patį dokumentą sugeneruoti ir išsiųsti procesams galite tik per ERP.  Kokia konfigūracija reikalinga ir kaip vyksta siuntimo procesas skaitykite instrukcijoje čia 1 ir 3 punktuose: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/atlyginimai-ir-personalas/darbo-uzmokescio-skaiciavimo-instrukcijos/priskaitymu-atskaitymu-registravimas-kuriant-personalo-isakymus

4. Kita informacija.
4.1.Personalo įsakymai kuriasi automatiškai pagal suvestą priedų/išskaitų informaciją. Sukurtus personalo įsakymus rasite ERP Personalas ir atlyginimai -> Personalo įsakymai.
4.2. Pagal pasirinktą konfigūraciją (aprašytą  1.4. punkte), personalo įsakymai gali kurtis tokiu detalumu:
* Priedą / išskaitą. Kuriasi tiek personalo įsakymų, kiek skirtingų priedų ar išskaitų tipų suvedama darbuotojams mėnesyje t.y. jei 3 darbuotojam suvesite tris skirtingus priedus ir visiems vienodą 1 išskaitą - bus sukurti 4 personalo įsakymai. Pavyzdžiui: Darbuotojas A gavo priedą už gerus rezultatus, Darbuotojas B priedą už nerūkymą, o Darbuotojas C priedą už aktyvią veiklą, tačiau visiems darbuotojams buvo suvesta išskaita už telefoną - rezultate bus sukurti 4 personalo įsakymai (dokumentai): vienas su priedu už gerus rezultatus, antras su priedu už nerūkymą, trečias su priedu už aktyvią veiklą, ketvirtas su išskaita už telefoną (visiems darbuotojams vienas).
* Padalinio vadovą pasirašantį priedus. Kuriasi tiek personalo įsakymų kiek skirtingų Vadovų nurodyta padalinio informacijoje, su požymiu Vadovas pasirašantis padalinio priedus. Pavyzdžiui: įmonėje yra 5 padaliniai A, B, C, D, E. Padalinių A ir B vadovų konfigūracijoje, vadovu pasirašančiu priedus nurodytas Darbuotojas Vardenis, padaliniuose C bei D nurodytas Pavardenis, o padalinyje E - nenurodytas joks. Bus sukurti 3 personalo įsakymai, kur viename bus padalinių A ir B darbuotojams suvesti priedai/išskaitos ir pasirašantis asmuo Vardenis, kitame - C ir D darbuotojų priedai/išskaitos ir pasirašantis asmuo Pavardenis, ir trečias įsakymas su padalinio E darbuotojams suvestais priedais/išskaitomis bei pasirašančiu asmeniu, nurodytu programos nustatyme Vadovas atsakingas už visų padalinių priedus.
Svarbu: jei naudojote vienokį įsakymų grupavimo būdą ir norite pereiti prie kito - įsitikinkite, kad visi prieš tai kurti personalo įsakymai patvirtinti. Priešingu atveju funkcionalumas neveiks tinkamai.
4.3. Jei ERP personalo įsakymas patvirtinamas - toliau  portale vedami priedai/išskaitos kurs jau naujus personalo įsakymus, o įsakyme jau esančių priedų/išskaitų redaguoti per portalą nebegalėsite.
4.4. Tik patvirtintus personalo įsakymą ERP (arba užregistravus priedų/išskaitų skyrimo dokumentą DVS'e, kurios metu automatiškai patvirtinamas personalo įsakymas ERP), skaičiuojant darbo užmokestį, suvesta priedų/išskaitų informacija automatiškai perkeliama į atitinkamų darbuotojų DU žiniaraščius.