Darbo priemonių portalo administravimas

Darbo priemonių portalo administravimas. Ši instrukcija padės Jums susikonfigūruoti darbo priemonių išdavimui reikalingus nustatymus, apsirašyti planuojamas darbo priemones, užgeneruoti darbo priemonių poreikį jau esamoms pareigybėms.
1. Darbo priemonės skirstomos į negrąžintinas (pvz.: pirštinės, lietpalčiai, darbo rūbai ir pan. t.y. tos darbo priemonės, kurios išduodamos ir atgal negrąžinamos) ir pakartotinai išduodamas (pvz.: kompiuteris, telefonas, kuro kortelės ir pan. t.y. tos darbo priemonės, kurios turi būti grąžintinos, jos dažniausiai turi unikalius požymius, tokius kaip serijinis numeris, imei numeris, kortelės numeris ir pan.). Šios darbo priemonės ERP turi požymį - atitinkamą globalią grupę. Darbo priemonių (produktų) kūrimo metu pasirenkama atitinkama globali grupė, atsižvelgiant į tai ar darbo priemonė išduodama negrąžintinai, ar bus išduodama pakartotinai.

2. Norint sukonfigūruoti darbo priemonėms reikalingas sritis naudotojas turi turėti rolę Darbo priemonių administratorius, papildomai naudotojas turi turėti tokią rolę, kuri gali matyti darbo sutartis (šis leidimas darbo priemonių administratoriaus rolei dėl saugumo nėra suteiktas).

3. Darbo priemonių grupės. Prieš pradedant kurti darbo priemones (produktus), tikslinga susikurti darbo priemonių grupes, prie kurių galėsite prisidėti tai grupei būdingus požymius (atributus), tokius kaip dydis, spalva, unikalus numeris, kortelės numeris, IMEI numeris ir pan.
3.1. Pirmiausia susikurkite atributus, kurių pagalba identifikuosite išduodamas darbo priemones. Atributai - tai požymiai, kurie padės nurodyti detalesnį darbo priemonės požymį (pavyzdžiui: batams nurodyti batų dydį, striukei - striukės dydį, telefonui - IMEI numerį ir pan.). Atributai kuriami Administravimas -> Atributai. Detalius atributus kurkite po šaka Produktų atributai.

3.2. Toliau susikurkite darbo priemonių grupes. Darbo priemonių grupės kuriamos ERP Produktų Katalogas -> Grupės. Susikurkite pagrindinę grupės šaką paspaudę Naujas -> Pridėti šakinę grupę ir nurodykite grupuojančios grupės pavadinimą Darbo priemonės.

3.3. Toliau kurkite detalias priemonių grupes. Pavyzdžiui: striukės, kompiuteriai, telefonai, batai ir pan. Pažymėkite naujai sukurtą grupę ir paspaudę [Naujas] pasirinkite [Pridėti grupę]. Nurodykite grupės pavadinimą.

3.4. Sukūrę ir išsaugoję grupę pereikite į skiltį Atributai. Čia pridėkite tuos atributus, kurie bus kaip papildomi požymiai darbo priemonei aprašyti. 
3.4.1. Jei grupė apima negrąžintinas darbo priemones t.y. jos neturės unikalaus požymio, tada atributų skiltyje rinkitės [Pridėti egzistuojantį] ir iš sąrašo pasirinkite reikiamus atributus.

Kaip pavyzdžiui batai gali turėti 2 (ar daugiau) neunikalius požymius.

3.4.2. Jei grupė apima pakartotinai išduodamas priemones, jos turės unikalų požymį, tada atributų skiltyje rinkitės [Pridėti darbo priemonių identifikatorių] ir iš sąrašo pasirinkite reikiamus atributus.

Kaip pavyzdžiui kompiuteris gali turėti unikalų požymį Serijinis numeris (PC). Atkreipkite dėmesį, pridėjus unikalų atributą jis turi požymį Darbo priemonių identifikatorius.

3.5. Taip apsirašykite visas darbo priemonių grupes. Toliau išdavinėjant darbo priemones prie išduodamų priemonių galėsite nurodyti būtent tuos požymius, kurie pridėti prie produkto grupės. Jei atributas unikalus - jis bus išsaugomas prie išduodamos priemonės ir daugiau jos išduoti su unikalia reikšme nebus galima, nebent ji bus grąžinta. Galite pasirinkti ir kitokį darbo priemonių grupavimą. Grupės reikalingos tik detalių požymių apsirašymui t.y. išduodant priemonę su atitinkama grupe galėsite nusirodyti jų požymius (atributus|), kurie bus pridėti grupei.
3.6. Jeigu Jūsų išduodamos darbo priemonės turi unikalius požymius - tuomet susikurkite produktų grupę be jokių atributų (požymių) ir reikiamus atributus, kurie bus reikalingi darbo priemonės išdavimo metu, nusirodykite prie konkrečios darbo priemonės produkto (kaip tai padaryti rasite žemiau). Pavyzdžiui: Grupė galėtų būti Darbo rūbai be jokių atributų, tačiau kuriant produktus tarkim Kelnes prie produkto pridėsite atributą Kelnių dydis, Striukė - striukės dydis. Tada išduodant darbo priemones ir pasirinkus konkrečią - matysite tik tam produktui reikalingas savybes.
Kitas pavyzdys kompiuteriai. Turite Produktų grupę Kompiuteriai, jiems būtina nurodyti Serijos numerį (kaip identifikatorių), bet nešiojamiems kompiuteriams papildomai norite nurodyti spalvą, o stacionariems - ekrano dydį. Tokiu atveju Kompiuteriai produktų grupei pridėkite Priemonės identifikatorių Serijinis numeris, o Darbo priemonėms (produktams) Nešiojami kompiuteriai pridėkite atributą Spalva, o stacionariems - Ekrano dydis. Išduodant darbo priemonę Nešiojamas kompiuteris galėsite nurodyti Serijos numerį ir spalvą (ekrano dydžio pasirinkimuose nebus), o išduodant stacionarų kompiuterį - Serijos numerį ir Ekrano dydį.
Negalite Identifikuojančių požymių nurodyti prie produkto atributų, išlaikykite anksčiau galiojusią taisyklę juos nurodyti produktų grupėje, kitaip nebus sekami išduotos ir grąžintos darbo priemonės pagal identifikatorių.

4. Darbo priemonių - produktų kūrimas.
4.1.Toliau kurkite detalius darbo priemonių produktus t.y. tuos, kurie bus išduodami. Kuriant produktą svarbiausia nurodyti atitinkamą globalią grupę NPD Darbo priemonės\Negrąžintinai išduodamos darbo priemonės arba GDP Pakartotinai išduodamos darbo priemonės ir Produktų grupę (pagal tai išdavimo metu bus matomi atitinkami požymiai, kuriuos galėsite nusirodyti).
Pavyzdžiui:
Negrąžintina darbo priemonė gali atrodyti taip:

Pakartotinai išduodama darbo priemonė gali atrodyti taip:

4.2. Jeigu darbo priemonei norite nurodyti individualias savybes - tada sukurtoje darbo priemonėje pridėkite Produkto grupę, kurioje nėra nurodytų atributų ir pereikite į skiltį Atributai ir pridėkite tik tai darbo priemonei aktualias savybes.

Išduodant darbo priemonę matysite tik darbo priemonei pridėtus atributus.

5. Prie pareigybių apsirašykite kokia darbo priemonė kokiai pareigybei turi būti išduodama. Pagal tai Darbo priemonių portale matysite kokia darbo priemonė turi būti išduodama darbuotojui pagal jo pareigybę.
5.1. Atverkite pareigybės informaciją Personalas ir atlyginimai -> Pareigybės ir pereikite į skiltį Darbo priemonės.

5.2. Spauskite [Produktas] ir iš sąrašo pasirinkite darbo priemones, kurios turi būti išduodamos šiai pareigybei. Pridėję pažymėkite ar darbo priemonė privaloma ar ne. Taip apsirašykite visas pareigybes.

5.3. Užgeneruokite darbo priemonių poreikį esamiems darbuotojams. Veiksmas atliekamas 1 kartą arba atsiradus naujai pareigybei arba papildžius pareigybei būtinų išduoti darbo priemonių sąrašą. Toliau darbo priemonės Darbuotojams bus užgeneruojamos automatiškai patvirtinus jo darbo sutartį ar pakeitus pareigybę sutartyje.
5.3.1. Darbo priemonės generuojamos Darbo sutarčių paieškoje paspaudus [Perskaičiuoti darbo priemones].

5.3.2. Pateiktame dialoge pasirinkite kam norite perskaičiuoti darbo priemones ir spauskite [Gerai]. Prasidės masinis procesas, kurio rezultatus matysite Masiniai procesai - > Masinių procesų vykdymas. Atvėrę reikiamą masinį procesą ir perėję į skiltį Detalės matysite rezultatus.

6. Sukurkite dokumento šablonus Išdavimo ir Grąžinimo dokumentams.
6.1. Sukurkite 2 naujus šablonus be fizinio failo. Šablonuose nurodykite Katalogą, Registrą, Dokumento tipą ir kitą informaciją, kurią norite, kad turėtų naujai sugeneruojami Išdavimo ir Grąžinimo/nurašymo dokumentai. Tai pat čia galite susidėlioti papildomą procesą, kuris bus inicijuojamas po dokumento pateikimo (standartiškai jau yra pridedamas Pasirašymo procesas darbo priemonių gavėjui).
6.2. Sukūrę šablonus pridėkite juos spausdiniams, kuriuos rasite Ataskaitos -> Šablonai.

6.3. Atvėrę atitinkamą spausdinį skiltyje Dokumentų šablonas pridėkite sukurtą dokumento šabloną ir generuojami dokumentai paveldės dalį jų informacijos.