12. Darbo grafikų importas į sistemą

Darbo grafikų importas į sistemą. Sistemoje yra galimybė suimportuoti darbuotojų darbo grafikus, pagal kuriuos vėliau pildomi tabeliai. Jei darbuotojų darbo laiko apskaita yra vedama kitose programose - patogu darbo laiko apskaitos duomenis importuoti į ERP Personalas ir atlyginimai grafikus, tada jų pagrindu užpildomi tabeliai ir paskaičiuojamas darbo užmokestis. Grafikų importas į BSS yra suderintas su keliomis darbo laiko apskaitos sistemomis, todėl atlikus reikiamą konfigūraciją - galima importuoti duomenis be jokių importo failo korekcijų. Yra ir standartinis grafikų importas, kur užtenka užpildyti elementarų duomenų failą ir duomenys suimportuojami į darbuotojų grafikus.

1. BSS Personalas ir atlyginimai galimi grafikų importo tipai:
* BSS
* Tachogram
* Inova
* Beylla
* Deta Soft XML
* Navision
1.1. Norėdami naudoti kurį nors iš darbo grafikų importų, eikite Administravimas -> Programos nustatymai ir raskite nustatymą Darbo grafikų importo tipas pagal nutylėjimą bei pasirinkę iš sąrašo tipą, išsaugokite.

1.2. Prieš importuodami grafikus pirmą kartą, atlikite reikiamą konfigūraciją ERP, kur nurodykite kurie laukai excel faile reiškia duomenų pradžią, pabaigą, datą ir panašiai. Konfigūracija atliekama Personalas ir atlyginimai -> Personalo ir atlyginimų konfigūracija -> Reikšmės pagal nutylėjimą. Reikalinga konfigūracija aprašyta žemiau, pagal kiekvieną grafiko importo tipą.
1.3. Teisingai supildytas grafiko importo failas importuojamas į programą. Personalas ir atlyginimai -> Darbo grafikai -> Importuoti darbo grafikus. Pridedamas supildytas darbo grafikas.

1.4. Suimportavus darbo grafikus prasideda masinis procesas, kurio rezultatus matysite Masiniai procesai -> masinių procesų vykdymas, skiltis Detalės. Čia matomi suimportuoti grafikai bei klaidos, jei dėl kokių nors priežasčių grafiko suimportuoti nepavyko.

1.5. Suimportuotą informaciją galima matyti atvėrus konkretų grafiką ir peržiūrėjus atitinkamo mėnesio grafiko informaciją.

1.6. Toliau pildomas darbuotojo tabelis įprastai, kur sukuriami žymėjimai pagal suimportuoto grafiko informaciją.

2. Darbo grafikų importo tipas BSS. Tai itin paprastas importo tipas, kur pagal supaprastintą importo failą suimportuojamos darbuotojo darbo valandos grafike.
2.1. Konfigūracija. Reikšmės pagal nutylėjimą konfigūruojamos reikšmės:
2.1.1. Darbo grafikų importas: pirma duomenų eilutė - nurodykite excel failo eilutę, kur prasideda importo duomenys (rašomas eilutės numeris).
2.1.2. Darbo grafikų importas: tabelio numerių stulpelis - nurodykite excel failo stulpelį, kuriame užpildyta tabelio numerio informacija (rašoma stulpelio raidė).
2.1.3. Darbo grafikų importas: pirmas duomenų stulpelis - nurodykite excel failo stulpelį, kur prasideda importo duomenys (rašoma stulpelio raidė).
2.1.4. Darbo grafikų importas: datos laukas - nurodomas laukas, kuriame yra darbo grafiko data (metai ir mėnesis).
Jei naudojate pavyzdinį importo failą, reikšmės pagal nutylėjimą turėtų atrodyti taip:

2.2. Pavyzdinį importo failą rasite čia (arba sistemoje Dokumentai -> Dokumentai -> paieškoje įvedę grafikų šablonas)

2.3. Importo faile nurodoma informacija:
* Tabelio Nr. - darbuotojo tabelio numeris
* Vardas pavardė - darbuotojo vardas, pavardė (neprivaloma, informacija bus užpildoma pagal tabelio numerį)
* Profesija, pareigos - nurodoma darbuotojo pareigybė (neprivaloma, informacija bus užpildoma pagal tabelio numerį)
Išdirbta h eilutėje turite nurodyti dirbtas valandas, poilsio dienas ir pan. Atitinkamos dienos langelyje turite nurodyti dirbtą laiką valandomis ir atitinkamą žymėjimą šalia. Nurodžius tik valandų skaičių, pagal nutylėjimą žymima, kad tai Faktiškai dirbtas laikas. Būtina sužymėti ir poilsio ar šventines dienas.  Naudojami žymėjimai:
FD - Faktiškai dirbtas laikas
P - Poilsio dienos
S - Švenčių dienos
DN - Darbas naktį
DS - Darbas švenčių dienomis
DP - Darbas poilsio dienomis
VD - Viršvalandinis darbas
Pavyzdžiui:
* Naktį dirbtas laikas – „8;4DN“ (gegužės 7 dieną, darbuotojas dirbo 8 valandas, iš jų 4 – naktį)
* Viršvalandžiai – „12;4VD“ (gegužės 10 dieną, darbuotojas dirbo 12 valandų, iš jų 4 – viršvalandžiai)
* Jei exel šablone nurodamas tik skaičius, jis žymi faktiškai išdirbtą laiką  (gegužės 17 dieną darbuotojas dirbo 6 valandas)
* Jei darbuotojas turėjo poilsio dieną, exel šablone žymima P raidė.

3. Darbo grafikų importo tipas Tachogram. Šis importas dažniausiai naudojamas įmonėse, kurių darbuotojų darbo laikas apskaitomas tachogramo pagalba.
3.1. Konfigūracija. Reikšmės pagal nutylėjimą konfigūruojamos reikšmės:
3.1.1. Darbo grafikų importas: datos laukas - nurodomas laukas, kuriame yra darbo grafiko data (metai ir mėnesis).
3.1.2. Darbo grafikų importas: darbuotojo stulpelis arba Darbo grafikų importas: tabelio numerių stulpelis - galima nurodyti 1 iš šių reikšmių t.y. arba tabelio numerį arba Darbuotojo stulpelį arba abu.
3.1.3. Darbo grafikų importas: pirma duomenų eilutė - nurodykite excel failo eilutę, kur prasideda importo duomenys (rašomas eilutės numeris).
3.1.4. Darbo grafikų importas: pirmas duomenų stulpelis - nurodykite excel failo stulpelį, kur prasideda importo duomenys (rašoma stulpelio raidė).
3.1.5. Darbo grafikų importas: pabaigos simbolio/teksto ieškoti stulpelyje ir Darbo grafikų importas: pabaigos simbolis/tekstas - šios dvi reikšmės nurodo importuojamų duomenų pabaiga.
3.1.6. Darbo grafikų importas: žymų reikšmių eilės numeriai darbuotojų eilutėse - čia suvedami žymėjimai ir jų reikšmių eilutės. Pavyzdžiui, jei darbuotojo įraše yra 5 eilutės ir jose nurodyti skirtingi žymėjimai, čia reikėtų nurodyti kurioje eilutėje koks žymėjimas yra. Jei FD nurodoma 1 eilutėje - įrašoma FD:1, jei darbas naktį nurodomas antroje eilutėje - čia nurodoma DN:2 ir pan.
Jei naudojate pavyzdinį importo failą, reikšmės pagal nutylėjimą turėtų atrodyti taip:

3.2. Pavyzdinį importo failą rasite čia. Tai tik pavyzdinis importo failas, galite naudoti savo turimą failą, tik svarbu teisingai jį susieti konfigūracijos metu.
3.3. Importo faile nurodoma informacija:
* Eil. Nr. - neprivaloma
* Tab. Nr. - jei nurodote darbuotojo Vardas, pavardė, šio lauko galite nepildyti.
* Vardas, pavardė - jei nurodote Tab. Nr., šio lauko galite nepildyti.
* Žymėjimo pavadinimas - nurodomas žymėjimų pavadinimas, kuris atitinka eilutėje esančias reikšmes. Šio stulpelio informacija nėra importuojama, ji padės Jums nesusimaišyti tarp eilučių reikšmių.
Toliau faile yra žymėjimo dienos bei jų reikšmės. Importas palaiko dvejopą valandų vedimo formatą (matysite ir pavyzdiniame faile) t.y. laikas gali būti suvestas 9:50, kas reikš 9 valandas 50 minučių, tiek 9,5 kas reikš 9 valandos 30 minučių.

4. Darbo grafikų importo tipas Inova. Šiam importui Innova pateikia xlsm tipo failą, todėl prieš importuojant duomenis konvertuokite failą į xls ar xlsx formatą. Importuojamas 1 dienos laikas. Failo reikšmės nėra susiejamos su Reikšmėmis pagal nutylėjimą, todėl labai svarbu išlaikyti nepakitusią importo failo stulpelių struktūrą.
4.1. Pavyzdinį importo failą rasite čia.
4.2. Importo faile nurodomos reikšmės atitinkamuose laiko stulpeliuose, pagal kuriuos sukuriami atitinkami žymėjimai grafike (Faktinis laikas = FD, Naktinės val = DN ir pan.).
4.3. Kitos reikšmės, tokios kaip: Padalinys, Sumininkų požymis, Sumininko darbas, Sumininko darbas naktį, Sumininko darbas šventinę dieną, Pozicija / Position įtakos importui neturi.

5. Darbo grafikų importo tipas Beylla. Šiam importui naudojamas specifinis csv formato failas. Failo reikšmės nėra susiejamos su Reikšmėmis pagal nutylėjimą, todėl labai svarbu išlaikyti nepakitusią importo failo stulpelių struktūrą.
5.1. Pavyzdinį importo failą rasite čia. 
5.2. Importo faile nurodomas tabelio numeris, Žymėjimas, Valandos bei minutės ir konkreti diena, į kurią norima importuoti žymėjimus.
5.3. Jei importo faile nurodyta:
* FD žymėjimas ir valandos - grafike bus suimportuotas FD žymėjimas su nurodyta trukme.
* FD žymėjimas ir 0 valandų - grafike bus suimportuotas P žymėjimas.
* Eilutė be žymėjimo ir valandų - grafike bus suimportuotas P žymėjimas.
* Neatvykimų žymėjimas (A, K, NS, L ir pan.) ir valandos - grafike bus suimportuotas FD žymėjimas su nurodyta trukme.
* Neatvykimų žymėjimas (A, K, NS, L ir pan.) ir 0 valandų - grafike bus suimportuotas P žymėjimas.
* Visos mėnesio dienos, kuriose nebuvo importuota dienų, bus užpildomos su P žymėjimu.

6. Darbo grafikų importo tipas Deta Soft XML. Šiam importui naudojamas specifinis Deta Soft XML failas, kurį pateikia Deta Soft, todėl čia nėra nei pavyzdinio importo failo, nei galimybės nurodyti reikšmių pagal nutylėjimą. 
6.1. Konfigūracija. Taikoma minimali konfigūracija. Norėdami importuoti pagal šį tipą, įsitikinkite, kad Reikšmės pagal nutylėjimą būtų nurodyta:
* Darbo grafikų importas: importuoti be pakeitimų - True
* Darbo grafikų importas: kurti laiko korteles - False

7. Darbo grafikų importo tipas Navision. Šis darbo grafikų importas ypatingas tuo, kad jo pagalba galite suimportuoti dirbtą laiką pagal projektus (net jei jų dienoje buvo keli).
7.1. Konfigūracija:
7.1.1. Šio tipo importo failas yra griežtos struktūros, todėl nekeiskite pavyzdinio failo stulpelių išdėstymo ir eiliškumo. Pavyzdinį importo failą rasite čia.
7.1.2. Reikšmės pagal nutylėjimą konfigūruojamos reikšmės būtų tokios kaip pridėta paveiksle žemiau:

7.1.3. Suimportavę grafiką, nepamirškite supildyti tabelių (jei importas vyko atbuline data), kad atsinaujintų tabelio žymėjimai ir susikurtų reikiamos Laiko kortelės, pagal kurias vėliau bus detalizuojamas darbo užmokestis.
7.2. Kita informacija:
7.2.1. Jei importo faile nebus nurodyta data (kaip kad pavyzdiniame faile nėra įrašo 2024 03 01 ir 2024 03 02 dienoms), tokiu atveju suimportuotame grafike bus P raidė (jei prieš tai grafike nebuvo įvesta kita reikšmė).
7.2.2. Jei importuojamam laikotarpyje randama patvirtintų personalo operacijų arba užrakintų tabelio dienų - tos dienos grafike praleidžiamos t.y. nekeičiamos.

8. Bendra darbo grafikų importo informacija, taikoma visiems tipams:
8.1. Mamadieniai, komandiruotės, atostogos, ligos grafike nežymimi, šie duomenys suvedami vėliau Personalo operacijų pagalba. Personalo operacijos sistemoje turi didesnę svarbą nei suimportuotas darbo grafikas. Tarkim, pagal suimportuotą darbo grafiką darbuotojui kovo 4 d. buvo darbo diena, tačiau suvedus personalo operaciją - atostogų dieną, šio darbuotojo tabelyje kovo 4 d. bus rodomas atostogų žymuo – A.
8.2. Suimportavę grafikus bei užpildę personalo operacijas, užpildykite tabelius. Šis veiksmas atliekamas modulyje Personalas ir atlyginimai -> Tabeliai -> Kurti tabelius -> Pildyti tabelius. Tabelis bus sugeneruotas pagal suimportuotą grafiką bei personalo operacijose esančius neatvykimų žymėjimus.
8.3. Grafiko importuoti nepavyks:
* jei darbuotojo tabelis uždarytas (tačiau tik tam darbuotojui, kurio tabelis uždarytas, grafikų importas kitiems darbuotojams tai įtakos neturi);
* jei darbuotojo tabelyje yra užrakintų dienos žymėjimų - tos dienos žymėjimas nebus suimportuotas.