Naujienos

Sutarčių valdymas - kas tai ? Sutarčių valdymui galite naudoti tik dokumentų valdymo modulį tiek jį papildant buhalterinės apskaitos moduliu. Kaip žinoti kuris būdas Jums priimtinas? Pirmiausia sužinokime, kokias naudas gausime kiekvienu iš atvejų.

Sutarčių valdymas ir Dokumentų valdymo sistema

 Sutarčių valdymas dokumentų valdymo sistemoje. Kokias problemas sprendžia:
- Lengvas ir greitas reikiamo dokumento suradimas. Galėsite surasti sutartį tiek pagal jos numerį, tiek pagal kitą sutarties šalį, tiek pagal datą ar sutarties sumą ir pan.
- Aktualios redakcijos dokumentai. Visada turėsite aktualią sutarties versiją, t.y. tą kurią ir pasirašėte su kita šalimi.
- Nuotolinė prieiga prie sutarčių. Sutarties dokumentą galėsite "pasiekti" iš bet kur ir bet kada.
- Elektroninis parašas. Sutartį galėsite pasirašyti elektroniniu parašu, kas sutarties pasirašymo procesą tiek atpigina tiek pagreitina laike ypač kai sutarties šalys geografiškai nutolusios.
- Vieningos sutarčių valdymo procedūros. Dokumentų valdymo sistema padės šablonizuoti sutartis, susitvarkysite vidinius įmonės procesus, sumažės darbuotojų "savivalės" sudarant sutartis.
- Personalizuotų sutarčių šablonų biblioteka. Kiekvienam skyriui, kartu su Jumis sukursime sutarčių šablonus. Šablonai personalizuojami t.y. juos mato bei jais naudojasi tik tam tikros darbuotojų grupės.
- Įmonės poreikiams pritaikyta sutartį aprašantys atributai bei Standartinių sutarties laukų automatinis užpildymas. Kiekviena unikalus sutarties šablonas gali turėti tik jai būdingus specifinius atributus, kurie savo ruožtu gali turėti reikšmes "pagal nutylėjimą". Pavyzdžiui: Vienos sutartys turi turėti specifinius parametrus "vartotojų skaičius", "reakcijos laikas", "nemokamų minučių kiekis" ir pan.
- Užduotys susijusios su sutarčių parengimu. Sutačių šablonai gali turėti numatytuosius sutarčių tvirtintojus, derintojus bei pasirašančius asmenis. Pavyzdžiui Įrangos nuomos sutartys su fiziniais asmenimis turi tvirtinti vienas skyrius, o su juridiniais kitas ir pan.
- Priminimai bei pranešimai dalyvaujantiems asmenims. Sistema sutartį derinantiems asmenims atsiųs pranešimus bei priminimus į elektroninį paštą.
- Sutarčių apskaita. Pagal įmonės dokumentacijos planą sukuriami įvairiausių sutarčių registrai. Tokiu būdu išlaikoma įmonės sutarčių struktūra bei apskaita.

Sutarčių valdymas bei Buhalterinė apskaita

Sekantis etapas po sutarčių valdymo dokumentų valdymo sistemoje būtų integracija su buhalterinės apskaitos moduliu. Daugelis dokumentų valdymo sistemų turi sutarčių valdymo funkcionalumus tačiau neturi integruotų apskaitos sprendimų. Mūsų atveju Jūs naudodamiesi vieninga verslo valdymo sistema galite praplėsti standartinį sutarčių valdymo funkcionalumą šiomis buhalterinės apskaitos funkcijomis:
- Periodinės pardavimo sąskaitos pagal sutartyje numatytą įkainį. Sudarius apskaitos modulyje sutartį Jums nebereikės kiekvieną mėnesį rūpintis sąskaitos generavimu jos tvirtinimu į apskaitą, sąskaitos siuntimu klientui. Tai už Jus padarys buhalterinės apskaitos modulis.:
1. Nurodytą dieną sugeneruos pardavimo sąskaitą.
2. Automatiškai patvirtins apskaitos duomenis į didžiąją knygą su atitinkamomis apskaitos dimensijomis nurodytomis sutartyje (pvz. Paslaugų grupė, kaštų centras, Sutartį sudaręs darbuotojas/vadybininkas, ir t.t.)
3. Sugeneruos sąskaitos dokumentą pagal sutartyje nurodytą sąskaitų spausdinį (kuris gali būti skirtingas skirtingoms sutartims).
4. Nusiųs sugeneruotą sąskaitos dokumentą kliento nurodytu elektroniniu paštu.
-  Sutarčių spausdiniai. Sutarčių spausdinius koreguoti ir kurti naujus galės įmonės darbuotojai be papildomų programavimo darbų. Visi sistemoje sugeneruoti spausdiniai automatiškai yra saugomi dokumentų saugykloje ir prie sutarties kortelės. Tai leis greitai ir efektyviai ieškoti pasirašytos sutarties spausdinio.
- Sutarties vykdymas matomas kliento kortelėje. Suvedus naują sutartį, išrašius sąskaitą arba sugeneravus bet kokį spausdinį, visa ši informacija randama prie kliento kortelės. Tai leidžia itin patogiai stebėti komunikaciją su klientu. Viename lange galite matyti išrašytas ir apmokėtas/neapmokėtas kliento sąskaitos, esamą įsiskolinimą bei bendravimą su klientu (laiškai).
- Sutarčių šablonizavimas. Tam, kad pardavimo sutarčių suvedimas būtų itin greitas ir efektyvus, pardavimo sutartys gali būti kuriamos pagal iš anksto paruoštus šablonus. Taip kuriant sutartis, dalis laukų yra supildomi iškarto ir tai taupo įmonės darbuotojo laiką.
- Sutarčių versijavimas. Pasikeitus sutarties sąlygoms, pardavimo sutartis galite versijuoti ir esant poreikiui matyti sutarties kitimą. Pasikeitus sutarties sąlygoms, visi sutarties priskaitymai (sąskaitos) automatiškai pergeneruojamos likusiam sutarties laikotarpui.
- Akcijų bei nuolaidų taikymas. Sutartims pritaikius akcijas arba nuolaidas, automatiškai pergeneruojami priskaitymai (sąskaitos) akcijos galiojimo laikotarpyje. Akcijos gali būti taikomos vienai sutarčiai arba tam tikrai klientų grupei.
- Pirkimo sutarčių kontrolė. Sistema kontroliuoja pirkimo sutartyse numatytą sumą ir faktą pagal pirkimo sąskaitas. Todėl sutartyje visuomet matysite galimas išleisti sumas arba perviršį.
- Integracija su kitais sistemos moduliais. Pagal poreikį sutarčių modulis gali būti integruojamas su nekilnojamo turto moduliu, projektais. Integravus nekilnojamo turto modulį, atsiranda galimybė sutartyse skaičiuoti ir komunalinius mokesčius,

Pardavimo sutarčių valdymas

Išvados

Taigi ką rinktis? Jeigu Jums reikalinga standartizuoti tik sutarčių valdymą neįtraukiant apskaitos rinkitės tik mūsų dokumentų valdymo sprendimą, jį bet kada galėsite praplėsti apskaitos moduliu. Tačiau jeigu Jūs turite daug pardavimo sutarčių, kurioms periodiškai išrašote sąskaitas Jums pravartu rinktis pilną sprendimą tiek dokumetų valdymo sistemą, tiek buhalterinės apskaitos modulį. O jeigu turite poreikį valdyti pirkimų sutartis, t.y. kontroliuoti išlaidas pagal sutartinius įsipareigojimus, kad nebūtų viršyta numatyta sutartyje suma ar kiekis Jums taip pat reikėtų rinktis pilną sprenidmą apimantį dokumetų valdymo sistemą bei buhalterinės apskaitos modulį.

Sėkmės renkantis sutarčių valdymo sprendimą !

Pasidalinkite