Sąskaitų plano koregavimas/importas.Tipų koregavimas/papildymas

Išbandyti

Sąskaitų plano koregavimas/importas. Sąskaitų tipų koregavimas. Jei Jūsų turimas sąskaitų planas panašus į rekomendacinį ir  jį reikia papildyti keliomis sąskaitomis, tokiu atveju sąskaitų planą galite koreguoti sistemoje.

Jei sąskaitų planai skiriasi iš esmės – rekomenduojame importuoti naują sąskaitų planą į sistemą.

Pakoregavus ar suimportavus sąskaitų planą būtina pakoreguoti/papildyti sąskaitų tipus.

Sąskaitų plano koregavimas
Sąskaitų plano importas

Sąskaitų tipų koregavimas/papildymas

Sąskaitų tipų koregavimas/papildymas

Sąskaitų tipų koregavimas/papildymas. Sistemoje registruojant įvairias apskaitos operacijas, korespondencijos dažniausiai parenkamos automatiškai, nebent operacijai galimos kelios korespondencijos ir vartotojui pačiam iš sąrašo reikia nurodyti, kokią korespondenciją naudoti registruojant įrašą. Korespondencijos sistemoje gali būti sudarytos dviem būdais: naudojant konkrečias sąskaitų plano sąskaitas (kuriant korespondenciją nurodoma konkreti Debeto ir Kredito sąskaita)  arba naudojant sąskaitų tipus. Detaliau apie korespondencijų kūrimą rasite čia. Šioje instrukcijoje pateikiamas aprašymas, kaip koreguoti ar kurti sąskaitų tipus, kurie vėliau naudojami įvairių korespondencijų kūrime. 1. Sąskaitų tipo kūrimas. Sąskaitų tipas – tai tam tikrų taisyklių aprašymas, kur nurodoma, kokioms sąlygoms esant registruojamoje apskaitos operacijoje kokia sąskaitų plano sąskaita turi būti parenkama. Sąskaitų tipai patogūs tuo, kad kuriant korespondencijas galima nurodyti vieną sąskaitų tipą, pagal kurį gali būti parenkamos kelios sąskaitų plano sąskaitos. Korespondencija tampa lankstesnė ir sąskaitų plano sąskaitą parenka pagal duomenis apskaitos operacijoje, kuri tvirtinama. 1.1. Sąskaitų tipai yra Apskaita -> Sąskaitų plano sąskaitų tipai. Kuriant naują tipą reikia spausti mygtuką [Naujas]. Norėdami papildyti esamą tipą – raskite jį sąraše ir atverkite. Kuriamų sąskaitų tipų skaičius neribojamas. Pagrindinė tipo kūrimo taisyklė: pasirenkama iš sąrašo sąskaitų plano sąskaita ir pridedama jai aprašyta taisyklė, kuriai esant parenkama pridėta sąskaitų plano sąskaita. 1.2. Atvėrę sąskaitų tipo langą pridėkite sąskaitų plano sąskaitą, kurią aprašysite lange paspaudę mytuką [Pridėti sąskaitą] ir pasirinkite iš sąrašo reikiamą sąskaitą 1.3. Pridėję sąskaitą pažymėkite ją ir spauskite mygtuką [Pridėti reikšmę]. 1.4. Po sąskaita bus pridėta eilutė, kur stuleplyje esančių reikšmių pagalba galėsite parašyti taisyklę, kuriai esant bus parenkama pridėta sąskaita 1.4.1. Reikšmės tipas – stulpelyje iš sąrašo pasirenkama reikšmė. T.y. būtent pagal čia nurodytą reikšmę apskaitos operacijos tvirtinamame dokumente bus ieškoma atitikties ir bus parenkama tipe nurodyta sąskaitų plano sąskaita. Pavyzdžiui. Nurodžius prie sąskaitos 20100 reikšmės tipą atsakingas asmuo ir reikšmę – konkretus darbuotojas, tvirtinant apskaitos operaciją, kur yra nurodytas tipo reikšmėje priskirtas atsakingas asmuo ir pasirinkus korespondenciją kur nurodytas būtent šis sąskaitų tipas, bus parenkama 20100 sąskaita. Jei prie sąskaitos 20101 pridėsime kitą atsakingą asmenį, tvirtinant apskaitos operaciją kur bus nurodytas būtent tas atsakingas asmuo – bus parenkama 20101 sąskaita. Pavyzdžiui. Papildėte sąskaitų planą naujomis sąnaudų sąskaitomis, todėl reikia papildyti sąnaudų išrinkimo tipą, kad registruojant pirkimo sąskaitas būtų parenkama reikiama sąnaudų sąskaita. Pagal žemiau pateiktą tipų aprašymą rasite, kad sąnaudų sąskaitos, naudojamos pirkimo metu, aprašomos Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost) tipe. Atvėrę tipą matysite, kad atitinkama sąnaudų sąskaita pirkimo metu parenkama pagal pirkimo sąskaitoje pridėto produkto grupę. Norėdami papildyti tipą, turite pirmiausia pridėti naują sąskaitų plano sąskaitą (kaip kad aprašyta 1.2. punkte) ir tada kaip 1.3. punkte aprašyta pridėti Reikšmės tipą – šiuo atveju bus Produkas (renkant sąskaitų plano sąskaitą tvirtinimo metu, sistemoje turės būti tikrinamas produktas) ir stuleplyje Produkto grupė pasirinkite konkrečią produkto grupę (jei grupių trūksta – kaip jas kurti rasite čia). Suformuluota tasyklė reiškia, kad sąskaitų plano sąskaita bus parenkama tada, kai pirkimo detalėse bus pridėtas produktas su nurodyta produkto grupe (produkto grupė produkte nurodoma jo kūrimo metu, pirkimo metu papildomai pridėti produkto grupės jau nereikia, ji yra produkto kortelėje) 1.4.2. Nurodžius reikšmės tipą toliau informacija pildoma sekančiuose stulpeliuose, kur nurodoma pagal kokią reikšmės detalę bus tikrinama tvirtinama apskaitos operacija: Reikšmė – gali būti pasirenkama konkreti Reikšmės tipo reikšmė. Pavyzdžiui: Pasirinkus reikšmės tipą Produktas, Reikšmė bus konkretus produktas iš sąrašo. Reiškia kai tvirtinsite apskaitos operaciją kur bus nurodytas tas produktas – bus parenkama ši sąskaitų plano sąskaita. Pavyzdžiui: pasirinkus reikšmės tipą Banko sąskaita, Reikšmė bus konkrečios banko sąskaitos numeris. Reiškia kai tvirtinsite apskaitos operaciją kur bus nurodyta banko sąskaita – bus parenkama ši sąskaitų plano sąskaita. Kodas – laukas užpildomas automatiškai nurodžius prieš tai buvusio stulpelio informaciją Globali grupė – ši reikšmė yra globalesnė t.y. tam tikri duomenys sistemoje gai būti grupuojami pagal globalias grupes: produktai, Partneriai. Ši reikšmė pildoma tada, kai tam tikra globali grupė apjungia kelias esme panašias reikšmes. Pavyzdžiui: jei sąskaitų plane skolos pas Jus detalizuotos pagal partnerius iš ES ir ne iš ES, tada patogu tipe Pirkėjų skolos nurodžius sąskaitų plano sąskaitą Skolos iš ES pridėti reikšmės tipą Partneris ir nurodyti globalią grupę Pa-ES, analogiškai kitai sąskaitai priskirti kitas Partnerių globalias grupes. Tvirtinant pardavimo sąskaitas ir naudojant korespondenciją kur bus naudojamas šis tipas, Pirkėjų skola bus parenkama automatiškai pagal tai, kokia globali grupė Partnerio kortelėje pridėta. 1.4.3. Produkto grupė – jei pridedamas Reikšmės tipas Produktas – čia iš sąrašo pasirenkama konkreti produkto grupė (veikimo principas toks pats kaip kad 1.4.2. punkte) SVARBU: aprašydami taisykles nepamirškite, kad ta pati taisyklė gali būti nurodyta tik vienai sąskaitų plano sąskaitai. Tačiau vienai sąskaitų plano sąskaitai galite nurodyti kelias taisykles arba pridėti kelis reikšmių tipus, pagal kuriuos turi būti parenkama konkreti  sąskaita (pavyzdžiui ir pagal partnerio globalią grupę ir pagal produkto grupę). SVARBU: detalės (reikšmės tipai), pagal kurias parenkama sąskaita dažniausiai būna registruojamoje operacijoje ir papildomai jos pridėti į operaciją nereikia. Pavyzdžiui: sąnaudų parinkimui pirkimo metu naudojama Reikšmė – Produkto grupė. Registruojant pirkimą detalėse visada pridedamas produktas, o produkto kortelėje, kuriant produktą, būna nurodoma produkto grupė, tai pirkimo tvirtinimo metu produkto grupė tikrinama esanti produkto kortelėje, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia. Pavyzdžiui: registruojant pardavimo sąskaitą skola pirkėjui registruojama pagal Partnerio globalios grupės reikšmę. Į pardavimo sąskaitą visada pridedamas partneris (pirkėjas). Sąskaitos tvirtinimo metu bus tikrinama sąskaitoje nurodyto partnerio kortelėje pridėta globali grupė, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia. Pavyzdžiui: registruojant Ilgalaikio turto operacijas detali sąskaita dažnaiusia parenkama pagal Ilgalaikio turto grupę, nurodytą Ilgalaikio turto kortelėje. Kadangi visos Ilgalaikio turto operacijos susiejamos su konkrečia kortele – tvirtinimo į apskaitą metu tikrinama Ilgalaikio turto kortelėje nurodyta turto grupė, todėl papildomai į operaciją šios detalės pridėti nereikia. 1.4.4. Aptarkime kelis dažniausiai sistemoje naudojamus tipus: a) Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost). Tipas naudojamas Pirkimo korespondencijoje. Pagal šį tipą pirkimo sąskaitos registravimo metu parenkama Debeto sąskaita. Pagal šį tipą matome, kad tvirtinant pirkimo sąskaita, sąskaitų plano sąskaita 2040 parenkama tik tada, kai pirkimo sąskaitoje pridėtas produktas, kurio kortelėje nurodyta produkto grupė Prekės skirtos perparduoti. 291 sąskaita parenkama tik tada, kai produkto kortelėje nurodyta produkto grupė 291 Ateinančių laikotarpių sąnaudos. 6001 sąskaita – kai produkto  grupė Suteiktų paslaugų savikaina ir t.t b) Tiekėjų skolos tipas naudojamas taip pat pirkimo sąskaitų tvirtinimo metu parenkant Kredito sąskaitą. Šiame tipe detali Skolos sąskaita parenkama pagal Partnerio kortelės informaciją. Prie Reikšmės tipo nurodoma Partneris, o Globalios grupės kodas – pasirenkama konkreti Partnerių globali grupė. Šiuo atveju 4430 sąskaita bus parenkama kai pirkimo sąskaitoje pridėtas partneris turės globalią grupę Pa-LT arba Pa-ES arba Pa-Ne-ES. Bet jei partnerio kortelėje bus nurodyta Globali grupė KR – tvirtinimo metu jau bus parenkama sąskaita 44102 ir pan. SVARBU: Vienai sąskaitų plano sąskaitai gali būti nurodyti keli reikšmių tipai, bet jie negali būti vienodi. Tas pats reikšmės tipas negali būti priskirtas kelioms sąskaitoms. Pavyzdžiui: Negalima nurodyti reikšmės Partneris – Globali grupė Pa-LT ir prie sąskaitos 4430 ir prie sąskaitos 44102. 2. Sąskaitų tipų sąrašas. Sistemoje jau yra sukurti standartiniai sąskaitų tipai, kurie naudojami registruojant einamąsias operacijas. Visada galima susikurti tipą patiems, taip kaip aprašyta 1 punkte. Žemiau pateikiame esančių tipų aprašymą: Eil. Nr. Tipo pavadinimas Sąskaitų plano sąskaitų grupė Operacijos, kurių korespondencijose naudojamas tipas Reikšmės tipas pagal kurį parenkama sąskaita 1 Ateinančių laikotarpių pajamos/sąnaudos 6xxx Ateinančių laikotarpių sąnaudų/pajamų registravimas, nurašymas. Pirkimo sąskaita, Pardavimo sąskaita, Buhalterinė pažyma Produktas su atitinkama produkto grupe 2 Atsargos 20xxx Atsargų vidinės operacijos: nurašymas, perkėlimas, inventorizacijos fiksavimas ir kt. Produktas su atitinkama produkto grupe 3 Auto nuoma 6xxx Registruojamos auto nuomos sąnaudos: pirkimai, buhalterinės pažymos Produktas su atitinkama produkto grupe 4 Banko sąskaitos (Bank accounts) 271xx banko mokėjimai banko sąskaitoje: pinigų išmokėjimai, pinigų gavimai Banko sąskaita su atitinkama banko sąskaita 5 Būsimų laikotarpių sąnaudos 6xxx Registruojamos būsimų laikotarpių sąnaudos: pirkimai, buhalterinės pažymos Produktas su konkrečiu produktu 6 DU_DB_SAL_DEB 6xxx Darbo užmokesčio siuntimui į apskaitai registruoti: debeto pusė Priskaitymo/atskaitymo konkreti globali grupė 7 DU_KR_SAL_CR 44xx Darbo užmokesčio siuntimui į apskaitai registruoti: kredito pusė Priskaitymo/atskaitymo konkreti globali grupė 8 Gautas avansas 44xxx Avansiniai pinigų gavimai: pinigų gavimai, buhalterinės pažymos Partneris su konkrečia globalia grupe 9 Gautinas PVM 2 kl. (Receivable VAT 24xxx Pardavimo sąskaitos Mokestis su konkrečiu mokesčio tarifu 10 IT įsigyjimo vertė 1 kl. (Capital asset acquisition) 1xxx Ilgalaikio turto įsigijimas , vertės keitimas, nurašymas Turto grupė su konkrečia turto grupe 11 IT nusidėvėjimas 6kl 6xxx Ilgalaikio turto nusidėvėjimas, nurašymas Turto grupė su grupuojančia turto grupe 12 IT pardavimas 2kl (CA Sale) 2xxx Ilgalaikio turto pardavimas, registruojant turtą 2xxx klasėje Turto grupė su konkrečia turto grupe 13 IT perkainojimas 1 kl. (CA Revaluation) 1xxx9 Ilgalaikio turto perkainojimas, registruojant turto nuvertėjimą Turto grupė su konkrečia turto grupe 14 IT perkainojimo nusidevejimas 1xxx8 Ilgalaikio turto perkainojimo nusidėvėjimas, registruojant perkainojimo nusidėvėjimą Turto grupė su konkrečia turto grupe 15 IT Vertės didinimas 1 kl. 1xxx Ilgalaikio turto vertės didinimas papildomai pagerinus turto savybes Turto grupė su konkrečia turto grupe 16 Kasos 272xxx Kasos mokėjiami kasoje: kasos pajamų orderis, kasos išlaidų orderis Kasa su konkrečia kasa iš sąrašo 17 Kitos sukauptos sąnaudos 6xxx Registruojant pirkimus, buhaterines pažymas Produktas su konkrečiu produktu 18 Likučių įkėlimas Visos Likučių kėlimui, buhalterinėms pažymoms Visos DK sąskaitos, kur reikšmės tipas Skolos sąskaita – konkreti sąskaitų plano sąskaita 19 Mokėtinas PVM 4 kl. (Payable VAT) 449xxx Pirkimo sąskaitos Mokestis su konkrečiu mokesčio tarifu 20 Palūkanų įsipareigojimas 68xx Pirkimo sąskaitos Produktas su konkrečiu produktu 21 Palūkanų pajamos 58xx Pardavimo sąskaitos Produktas su atitinkama produkto grupe 22 PARD_pajamos 50xxx Pardavimo sąskaitos Produktas su atitinkama produkto grupe 23 Paskola 44xxx Pinigų gavimai, pirkimo sąskaitos Partneris su konkrečia globalia grupe 24 Pirkėjų skolos 24xxx Pardavimo sąskaitos, pinigų gavimai Partneris su konkrečia globalia grupe 25 Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost) 20xxx arba 6xxx Pirkimo sąskaitos Produktas su atitinkama produkto grupe 26 Sukauptos gautinos pajamos 58xxx Pardavimo sąskaitos Produktas su konkrečiu produktu 27 Sukauptos sąnaudos – draudimas 6xxx Pirkimo sąskaitos, Buhalterinės pažymos Produktas su atitinkama produkto grupe 28 Sukauptos sąnaudos – nuoma 6xxx Pirkimo sąskaitos, Buhalterinės pažymos Produktas su atitinkama produkto grupe 29 Sukauptos sąnaudos – palūkanos 6xxx Pirkimo sąskaitos, Buhalterinės pažymos Produktas su atitinkama produkto grupe 30 Tiekėjų skolos 44xxx Pirkimo sąskaitos, pinigų išmokėjimai Partneris su konkrečia globalia grupe
Skaityti daugiau

Sąskaitų plano importas

Sąskaitų plano importas. Sąskaitų plano importas atliekamas tada, kai didžioji sąskaitų dalis, palyginus su rekomendaciniu sąskaitų planu neatitinka. Tada efektyviau turimą sąskaitų planą susiimportuoti į sistemą. 1.Tam, kad galėtumėte importuoti sąskaitų planą į sistemą, Jums reikia turėti sąskaitų planą exel faile. Pavyzdinį sąskaitų plano importo failą su pastabomis rasite čia. Galite naudoti savo turimą importo failą. Tik tokiu atveju negalėsite pasinaudoti sistemoje esančiu automatiniu duomenų failo susiejimu su sistemos laukais. Šį susiejimą reiks atlikti pagal žemiau pateiktą instrukciją. 2. Sąskaitų plano importas atliekamas Apskaita -> Sąskaitų planas. Atvertame lange spauskite [Duomenų eksportas ir importas] ir pasirinkite Imporuoti. Atvertame lange nurodomas importo failas (prieš nurodant failą įsitikinkite, kad jis nėra atvertas, priešingu atveju importas nepavyks). 2.1. Jei Jūsų importo failo struktūra (stulpelių išdėstymas) identiškas kaip kad pavyzdiniame importo faile – tada pasirinkime Šablonas pasirinkite Sąskaitų plano importas ir  atlikę 2.2.2. punkte esančus veiksmus, visuose kituose languose spauskite [Toliau]. Pereikite prie 2.3. punkto. 2.2. Jei Jūsų importo failo struktūra (stulpelių išdėstymas) neatitinka pavyzdinio importo failo – tada turėsite rankiniu būdu susieti sistemoje ir faile esančius laukus taip kaip nurodyta žemia: 2.2.1.Pridėję duomenų failą spauskite [Toliau]. 2.2.2.Atsiradusiame lange  nurodykite: Dokumento lapą Jūsų sąskaitų planas -nurodomas exel lapas, iš kurio bus importuojami duomenys; Duomenų antraštės eilutė – exel eilutės numeris, kurioje yra stulpelių pavadinimai; Pirmoji importuojama eilutė – exel eilutės numeris, kur prasideda sąskaitų plano duomenys; Paskutinė importuojama eilutė – exel eilutės numeris, kur baigiasi sąskaitų plano duomenys. Spauskite [Toliau]. 2.2.3. Sekančioje lentelėje pateikiamas failo reikšmių ir sistemos laukų susiejimo langas. Viršutiniame lange supildykite skiltyje Stulpelis informaciją taip kaip parodyta paveiksle žemiau: 2.2.4. Atributų stulpelio eilutėje Sąskaita detali atverkite stulpelyje Reikšmių susiejimas esantį simbolį ir atsivėrusioje lentelėje nurodykite kokio duomenų failo lauko kokia reikšmė bus atitikmuo sistemoje. Susieję spauskite [Gerai] 2.2.5.Tą patį atlikite su eilutėmis Valiutos nuokrypis, Paskirtis, Užbalansinė sąskaita, Likučio tipas. Baigę susiejimą Duomenų susiejimo lange spauskite [Toliau] 2.3. Sistemoje prasidės duomenų importas. Pasibaigus importui matysite importo rezultatus. Jei importas pavyko ir daugiau duomenų neimportuosite – spauskite [Uždaryti]. Jei spausite  [Toliau] Jums bus pasiūlyta išsaugoti sukurtą susiejimų šabloną ir atliekant importą kitą kartą užteks pirmame importo žingsnyje nusirodyti šabloną ir reikšmės bus susietos automatiškai. SVARBU: importo metu suimportuojamos tik tos sąskaitų plano sąskaitos, kurių rekomendaciniame sąskaitų plane nėra. Importo metu sąskaitos, kurios rekomendaciniame sąskaitų plane yra, bet importuojamame nėra – neištrinamos. Jei importuojamame sąskaitų plane ir rekomendaciniame sąskaitų plane sutampa sąskaitų plano sąskaitų numeriai, bet skiriasi pavadinimai – sąskaitos iš importo failo taip pat nesuimportuojamos. 3. Sąskaitų plano sąskaitų trynimas. Sąskaitų plano sąskaitos gali būti trinamos tik tuo atveju, jei jose nėra jokių apskaitos įrašų ir niekada nebuvo registruota ir jei sąskaita nėra panaudota sąskaitų tipe. Jei operacijos buvo užregistruotos, bet vėliau stornuotos – sąskaitos ištrinti taip pat negalima. Tokiu atveju siūlome sąskaitų plano sąskaitos pagrindinėje informacijoje nuimti varnelę nuo reikšmės Aktyvi. Jei sąskaita panaudota tik sąskaitų tipe – tada užteks ją ištrinti iš tipo ir ištrinti iš sąskaitų plano pavyks. 4. Suimportavus sąskaitų planą būtina pakoreguoti ir sistemoje esančius sąskaitų plano tipus, kur aprašytos taisyklės, kurioms esant automatiškai registruojamos apskaitos operacijos į Didžiąją knygą (parenkamos reikiamos sąskaitų plano sąskaitos). Kaip koreguoti sąskaitų tipus rasite instrukciją čia.
Skaityti daugiau