14. Korespondencijų kūrimas ir konfigūravimas

Korespondencijų kūrimas ir konfigūravimas sistemoje. Sistemoje yra galimybė kurti neribotą kiekį korespondencijų, todėl yra naudinga susikurti visas naudojamas korespondencijas, kad registruojant tam tikras operacijas apskaitoje nereikėtų galvoti kokias sąskaitų plano sąskaitas naudoti reikiamam apskaitos įrašui sukurti. Darbo su sistema pradžioje, sistemoje jau būna sukurtos standartinės korespondencijos Pirkimams, Pardavimams, Ilgalaikio turto dėvėjimuisi ir panašiai. Visas sistemoje esančias korespondencijas galite peržiūrėti modulyje Apskaita -> korespondencijos.

Korespondencijos yra sugrupuotos pagal sritis, todėl kuriant naują korespondenciją rekomenduojame kurti ją atitinkamos srities šakoje.
1. Korespondencijų kūrimas.
Norint kurti naują korespondenciją, pažymėkite sritį, kurioje norite pridėti korespondenciją ir spauskite Naujas -> atveriamas pasirinkimo langas, kur:
Pridėti korespondenciją -> bus pridedama korespondencija šakoje, kurią esate pažymėję
Pridėti grupę -> bus pridedama nauja sritis šakoje, kurią esate pažymėję
Pridėti šakninę grupę -> bus pridedama nauja šaka viso korespondencijų medžio apačioje.
Kuriant naują korespondenciją pasirinkite Pridėti korespondenciją. Atveriamas pagrindinis korespondencijos langas.

Pagrindinėje informacijoje užpildomi laukai:
a) Korespondencijos kodas – nurodomas korespondencijos kodas. Ši informacija bus matoma apskaitos operacijose, kurios bus patvirtintos būtent su šia korespondencija.
b) Pavadinimas – nurodomas korespondencijos pavadinimas. Ši informacija bus rodoma pasirenkant reikiamą korespondenciją operacijos tvirtinimo metu, todėl reikia kuo tiksliau nurodyti pavadinimą, kad paskui pasirinkti būtų lengviau.
c) Aprašymas – pagal poreikį apsirašoma korespondencijos esmė. Laukas matomas tik šiame modulyje.
d) Aktyvi – nuėmus varnelę – korespondencija taps neaktyvi ir operacijų tvirtinimo metu jos pasirinkime nebus.
e) Verslo operacija – iš sąrašo nurodoma, kokią operaciją sistemoje registruojant bus galimybė pasirinkti korespondenciją. Patogu taip identifikuoti visas kuriamas korespondencijas, nes tvirtinimo metu bus mažesnis pasirenkamų korespondencijų sąrašas.
f) Apskaitos žurnalas – nurodomas apskaitos žurnalas, kuriame bus registruojamas įrašas. Apskaitos žurnalą nurodyti būtina, nes taip įrašai pagal savo esmę sugrupuojami į apskaitos žurnalus.
g) Dokumento tipas – iš sąrašo nurodoma, kokį dokumentų tipą tvirtinant bus rodoma korespondencija. Tai dar vienas laukas, reikalingas identifikuoti operacijai, kurios tvirtinimo metu bus siūloma kuriama korespondencija.
h) Galioja nuo – galioja iki – galima nusirodyti korespondencijos galiojimo datas. Nurodžius galiojimo datą – korespondencija tvirtinimo metu bus siūloma tik toms operacijoms, kurių data pateks į nurodytą korespondencijos galiojimo datos intervale.
Toliau pildoma korespondencijos įrašo informacija:

i) Kodas – nukopijuojamas kodas nurodytas a punkte
j) Pavadinimas – nukopijuojamas pavadinimas nurodytas b punkte
Pereikite į žemiau esančią eilutę ir užpildykite vieną iš dviejų stulpelių:
k) Sąskaitos kodas – nurodykite konkrečia sąskaitų plano sąskaitą, į kurią bus registruojamas įrašas. Naudinga užpildyti šį lauką tada, kai registruojamai operacijai kitokio pasirinkimo būti negali (pavyzdžiui kuriate korespondenciją PVM korekcijai ir čia visada bus sąskaita 2441 Gautinas pridėtinės vertės mokestis). Sąskaitos pavadinimas – laukas užpildomas automatiškai pasirinkus sąskaitos kodą iš sąskaitų plano.
Arba
l) Sąskaitos tipas – nurodykite sąskaitų tipų rinkinį, kuriame aprašytos sąlygos, kurioms esant bus parenkama viena ar kita sąskaitų plano sąskaita. Naudojama tada, kai registruojama operacija gali turėti skirtingas sąskaitų plano sąskaitas, priklausomai nuo registruojamos operacijos detalių (pavyzdžiui kuriate korespondenciją atsargų nurašymui ir priklausomai nuo nurašomo produkto turi būti parenkama kita atsargų sąskaitų plano sąskaita). Plačiau apie sąskaitų plano tipų kūrimą skaitykite sekančioje šios instrukcijos dalyje arba dar smulkesnėje instrukcijoje kurią rasite čia).
m) Kredituojama – nurodoma kurioje apskaitos įrašo pusėje bus registruojamas įrašas. Nurodžius eilutėje Debetas – suma bus registruojama nurodytos sąskaitos Debete. Kreditas - suma bus registruojama nurodytos sąskaitos Kredite. Sistema automatiškai parenka registruojamą pusę pagal sąskaitos požymį. Jei sąskaita sąskaitų plane nurodyta kaip debetinė – lauke automatiškai nurodoma reikšmė Debetas. Būtina pasikeisti, jei yra poreikis registruoti kitaip (pavyzdžiui sąskaita 4430 Skolos tiekėjams už prekes ir paslaugas yra Kreditinė, bet jei kuriama korespondencija, kur registruojamas skolos apmokėjimas, šio sąskaitos suma turėtų būti registruojama Debete).
n) Ženklas – nurodoma kokiu ženklu turi būti registruojama suma. Kartais yra poreikis registruoti sumą toje pačioje pusėje, bet su minuso ženklu, tam kad nepadidinti realių apyvartų. (pavyzdžiui registruojamas skolos sąskaitos 4430 taisymas-buvo užregistruota per didelė skola, tai korespondencija turėtų būti D -Sąnaudos K –Skola).
o) Sumos parametro pavadinimas – nurodoma kokia registruojamoje operacijoje esanti suma turi būti registruojama apskaitoje. Nurodžius verslo operaciją – čia pateikiamas tik tai verslo operacijai galimas pasirenkamų reikšmių sąrašas. Pavyzdžiui, kuriant pirkimo tvirtinimo korespondenciją sumos parametras gali būti Skola – tvirtinimo metu bus paimama suma esanti pirkimo informacijoje Skola, PVM – bus paimama suma iš pirkimo informacijos PVM suma ir pan.
Taip aprašyta korespondencija išsaugoma ir galima ją naudoti.

2. Sąskaitų plano sąskaitų tipų konfigūravimas.
Kaip jau buvo aprašyta pirmoje dalyje – naudinga kuriant korespondencijas naudoti ne konkrečią sąskaitų plano sąskaitą, o susikurti sąskaitų plano sąskaitų tipą, kur galima nurodyti tam tikras taisykles, kurioms esant bus parenkama reikiama sąskaitų plano sąskaita.
Sąskaitų plano sąskaitų tipai yra modulyje Apskaita -> Sąskaitų tipai. Sąraše jau yra sukurti standartiniai, įprastoms operacijoms registruoti naudojami sąskaitų tipai.
Kuriant naują tipą viršuje spaudžiama Naujas. Atsidariusiame lange nurodomas tipo pavadinimas, trumpas aprašymas.
Toliau pildomas sąskaitų išrinkimo kriterijų laukas.
2.1. Spaudžiama Pridėti sąskaitą -> iš sąrašo pasirenkama sąskaitų plano sąskaitą

2.2. Spaudžiama Pridėti reikšmę – pridedama tuščia eilutė, pagal kurios laukus turime galimybę apsirašyti kriterijų, kuriam esant bus parenkama 2.1 punkte nurodyta sąskaita
Reikšmės tipas – pateikiamas reikšmių tipo sąrašas, iš kurio galime išsirinkti kriterijų, pagal kurio reikšmę bus parenkama sąskaita. Pateikiame kelis reikšmių tipų pasirinkimo pavyzdžius:
a) Reikšmės tipas Atsakingas asmuo – lauke Reikšmė galite nurodyti konkretų asmenį, ir jei jis bus nurodytas tvirtinimo operacijoje – bus parenkama 2.1 punkte aprašyta sąskaita. Jei nenorite nurodyti konkretaus asmens – galite nurodyti Globalią grupę. Jei atsakingas asmuo turės globalią grupę, kuri bus nurodyta Globali grupė lauke – tvirtinimo metu bus parenkama 2.1 punkte nurodyta sąskaita.
b) Reikšmės tipas Partneris – lauke Reikšmė galite nurodyti konkretų Partnerį, ir jei jis bus nurodytas tvirtinimo operacijoje – bus parenkama 2.1 punkte aprašyta sąskaita. Jei nenorite nurodyti konkretaus Partnerio – galite nurodyti Globalią grupę. Jei Partnerio kortelėje bus nurodyta globali grupė, kuri bus nurodyta tipo Globali grupė lauke – tvirtinimo metu bus parenkama 2.1 punkte nurodyta sąskaita.
c) Reikšmės tipas Produktas – lauke Reikšmė galite nurodyti produktą, ir jei jis bus nurodytas tvirtinimo operacijoje – bus parenkama 2.1 punkte aprašyta sąskaita. Jei nenorite nurodyti konkretaus produkto – galite nurodyti Globalią grupę. Jei produktas turės globalią grupę, kuri bus nurodyta tipo Globali grupė lauke – tvirtinimo metu bus parenkama 2.1 punkte nurodyta sąskaita. Taip pat galima nurodyti produkto grupę – jei bus tvirtinama operacija, kurioje bus produktas, kuris kortelėje turės tokią pat grupę, kaip kad tipo lauke Produkto grupė – bus parenkama 2.1 punkte nurodyta sąskaita.
Ir pan.
Kelis jau sukurtus tipus aptarsime detaliau:
a) Pirkimo savikaina 2 kl. produktams ir 6 kl. paslaugoms (Purchase Cost). Tipas naudojamas Pirkimo korespondencijoje. Pagal šį tipą pirkimo sąskaitos registravimo metu parenkama Debeto sąskaita.

Pagal šį tipą matome, kad tvirtinant pirkimo sąskaita, sąskaitų plano sąskaita 2040 parenkama tik tada, kai pirkimo sąskaitoje pridėtas produktas, kurio kortelėje nurodyta produkto grupė Prekės skirtos perparduoti. 291 sąskaita parenkama tik tada, kai produkto kortelėje nurodyta produkto grupė 291 Ateinančių laikotarpių sąnaudos. 6001 sąskaita – kai produkto  grupė Suteiktų paslaugų savikaina ir t.t
b) Tiekėjų skolos tipas naudojamas taip pat pirkimo sąskaitų tvirtinimo metu parenkant Kredito sąskaitą.

Šiame tipe detali Skolos sąskaita parenkama pagal Partnerio kortelės informaciją. Prie Reikšmės tipo nurodoma Partneris, o Globalios grupės kodas – pasirenkama konkreti Partnerių globali grupė. Šiuo atveju 4430 sąskaita bus parenkama kai pirkimo sąskaitoje pridėtas partneris turės globalią grupę Pa-LT arba Pa-ES arba Pa-Ne-ES. Bet jei partnerio kortelėje bus nurodyta Globali grupė KR – tvirtinimo metu jau bus parenkama sąskaita 44102 ir pan.
SVARBU:
Vienai sąskaitų plano sąskaitai gali būti nurodyti keli reikšmių tipai, bet jie negali būti vienodi.
Tas pats reikšmės tipas negali būti priskirtas kelioms sąskaitoms. Pavyzdžiui: Negalima nurodyti reikšmės Partneris – Globali grupė Pa-LT ir prie sąskaitos 4430 ir prie sąskaitos 44102.

3. Išrinkimo kriterijai
Kartais atsiranda poreikis nurodyti detalesnius korespondencijų išrinkimo kriterijus: pavyzdžiui yra poreikis išrinkti tik tam tikrą korespondenciją tvirtinant pirkimo sąskaitą tik kai perkamas konkretus produktas Lėkštutė. Tokiu atveju, kuriant korespondenciją reikia užpildyti dar ir Korespondencijos išrinkimo kriterijaus lapą.

Lape spaudžiama Pridėti detalizacijų rinkinį ir pridėti detalizacijų kriterijų. Lauke Pavadinimas nurodomas išrinkimo kriterijus (pavyzdžio atveju tai bus Produktas) ir nurodoma konkreti reikšmė, kuriai esant bus parenkama korespondencija (pavyzdžio atveju iš produktų sąrašo parenkama Lėkštutė

Taip sukurta korespondencija bus parenkama automatiškai, jei tvirtinamoje operacijoje (kuri aprašyta pagrindinėje informacijoje) bus naudojamas produktas Lėkštutė.