Naujienos

Ar šiuolaikinė įmonė gali apsieiti be popierinių dokumentų?

Neretai girdime: „Siunčiu jums mūsų pasirašytą ir nuskenuotą sutartį, išsispausdinkit, pasirašykit ir atsiųskite mums skenuotą dokumentą el. paštu, o originalus išsiųsime jums registruotu laišku arba pasirašysime susitikimo metu“. Dažnas mūsų tai darome kone kasdien. Ar susimąstome, kiek tai suryja laiko?
Jei sutartis daug lapų, jau pats pasirašymas vargina. O ką daryti, jei neturime spausdintuvo ar kopijavimo įrenginio? Prašysime administratorės ir dokumentus išspausdinti, ir išsiųsti paštu. O jei administratorės neturime? Tuomet vadovas visa tai turės pasidaryti pats. Negana to, išsiuntus pasirašytus dokumentus registruotu laišku vėliau reikės pasirūpinti, kad originalą pasirašytų kita pusė. Deja, neretai dokumentas pasimeta ir lieka nepasirašytas.
Tai kiek trunka, kol abi pasirašančios šalys turės buhalterijos segtuvuose įsegtus dokumentus? Ar galima tai padaryti paprasčiau ir greičiau? Nerijus Jankauskas, UAB BSS IT vadovas tikina: „Tikrai galima. Seno įpročio spausdinti ir skenuoti reikėtų atsisakyti, – juk gerokai paprasčiau pasirašyti el. parašu. Kvalifikuotu el. parašu pasirašytas dokumentas yra prilyginamas popieriniam dokumentui su ranka pasirašytu parašu“.

Šiuolaikinė įmonė – be popieriaus

BSS IT jau 5 metai gyvena visiškai be popieriaus. Tiesa, buhalterijoje vis dar laikomi segtuvai su ankstesnių metų dokumentais, tačiau naujais jie nepasipildo. Dažnai šie segtuvai įmonėse sugrupuoti panašiai: pirkimo ir pardavimo sąskaitos, sutartys, darbų pridavimo aktai, įmonės vidaus valdymo, personalo dokumentai. N. Jankauskas džiaugiasi, kad šiandien nei vieno dokumento įmonės viduje nepasirašo ant popieriaus.

Personalo dokumentai – be popierių

Kokie dokumentų segtuvai lentynose užima daugiausiai vietos? Tai priklauso nuo įmonės veiklos, tačiau dažnoje įmonėje didelę dalį sudaro personalo valdymo dokumentai. Viskas prasideda dar prieš įdarbinant darbuotoją, nes dažnai gauname jo CV. Po atrankos pasirašoma darbo sutartis ir aibė lydinčių dokumentų, pvz., konfidencialumo sutartis, darbo tvarkos ir įmonės taisyklės, asmuo supažindinamas su asmens duomenų apsaugos taisyklėmis, darbo sauga. Paprastai šiuos dokumentus rengia už personalą atsakingas žmogus, biuro administratorė ar buhalterė. Visus šiuos dokumentus galima pasirašyti elektronine forma.
BSS IT siūlo pasinaudoti jų kuriamais įrankiais, kurie ne tik leidžia atsisakyti popierinių dokumentų, bet ir darbinamam žmogui savitarnos portale pateikti savo kontaktinius duomenis, banko sąskaitas bei įvairius prašymus. Suvedus duomenis apie asmenį personalo valdymo programa sugeneruoja reikalingus dokumentus bei išsiunčia juos darbuotojui susipažinti ir pasirašyti el. būdu.
Įsivaizduokime, ką reikia daryti 300 darbuotojų įmonėje pasikeitus, pvz., asmens duomenų apsaugos taisyklėms. Su naujomis taisyklėmis reikėtų supažindinti visus 300 darbuotojų surenkant jų parašus ant naujo dokumento. O supažindinimas su naujomis tvarkomis elektronine forma panašus į sekundes trunkančio el. laiško išsiuntimą visiems įmonės darbuotojams. BSS IT rekomenduoja tokius dokumentus pasirašyti Pažangiuoju elektroniniu parašu, kaip tai numato Europos Sąjungos reglamentas EIDAS ir elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. Pažangusis elektroninis parašas sukuriamas kiekvienam įmonės darbuotojui ir šiuo parašu BSS IT sukurtame savitarnos portale darbuotojai gali pasirašyti įvairius dokumentus, pvz., atostogų, komandiruočių, mamadienių prašymus, kad susipažino su taisyklėmis ir t. t.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad darbo sutarčiai pasirašyti el. būdu reikia kvalifikuoto el. parašo. Kvalifikuotą el. parašą lengviausiai įsigyti mobiliame telefone, taip pat jį turime ir asmens tapatybės kortelėje, tik dažnas to nežino. Jeigu įmonė nusprendžia nereikalauti iš savo darbuotojų pasirūpinti kvalifikuotu el. parašu, tai darbo sutartį galima palikti ir popierine forma. O, pvz., atostogų prašymui pasirašyti, darbuotojams nereikia turėti jokių papildomų priemonių, tik galimybę prisijungti prie savitarnos portalo.
Būtent atostogų prašymas kompanijoje BSS IT buvo pirmasis dokumentas, kuris iš popierinio virto elektroniniu. N. Jankauskas pasakoja, kad darbuotojai puikiai priėmė naujieną ir atostogų prašymo pateikimas tapo daug lengvesnis, be to, darbuotojai, prisijungę prie savitarnos, mato savo sukauptų atostogų dienų likutį. O pačiam prašymui užpildyti tereikia nurodyti dvi datas: nuo ir iki. Spausdinti prašymo nereikia, tik persiųsti tiesioginiam vadovui tvirtinti. Personalo vadovas visus atostogaujančius matys grafine forma, o tabelio pildyti nereikės, nes duomenys į jį bus perkelti automatiškai.

Dokumentai buhalterijoje

Labai patogu el. dokumentais naudotis ir buhalterijoje. Buhalterinės apskaitos įstatymas reikalauja turėti pasirašytus Apskaitos registrus už finansinius metus. Spausdinti apskaitos registrai gali netilpti ir į keletą storų segtuvų. Tokių registrų sutvarkymui reikėtų įdėti papildomai darbo juos tvarkingai susiuvant ir pasirašant visą segtuvą. Tai ne tik nepatogu, bet be reikalo eikvojame tiek popierių, tiek patį spausdintuvą. Pasirašyti galima gerokai paprasčiau, jei naudojamės kvalifikuotu el. parašu.
BSS IT direktorius sako, kad tam nereikia netgi jokių specialių programų. PDF tipo dokumentą galime pasirašyti naudodami asmens tapatybės kortelę ir nemokamą „Adobe Reader“ programą. Taip pat galima pasirašyti naudodamiesi nemokama viešai prieinama Registrų centro paslauga www.gosign.lt. Tačiau jei jūsų PDF dokumento dydis viršys 6 MB, jo į www.gosign.lt įkelti negalėsite dėl dydžio ribojimo.
Tam tikrus dokumentus ne tik patogu pasirašyti el. forma bet ir privalu saugoti el. forma. PVM įstatymo 78 straipsnis sako, kad „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti…“. Vadinasi, elektroninė PVM sąskaita faktūra turi būti saugoma el. forma. Gavę el. sąskaitą faktūrą ir ją išspausdinę mes pagaminame jos kopiją, nes originalas yra elektroninis. Jeigu sąskaita faktūra dar buvo pasirašyta ir el. parašu, tai spausdintoje versijoje mes tokio parašo patikrinti, o kartais ir matyti nebegalime.
BSS IT vadovas sako, kad visus kitus dokumentus patogiau apskaityti ir pasirašyti el. forma: avanso apyskaitos, kelionės lapai, turto nurašymo protokolai, darbo užmokesčio žiniaraščiai, akcininkų ar valdybos protokolai, veiklos įsakymai.
Vis dažniau kompanijos buhalterinei apskaitai vesti samdo profesionalus – buhalterinės apskaitos įmones. Išorinės buhalterinės įmonės paslauga naudojasi ir BSS IT. „Per trejetą metų darbo neteko buhalterijai nuvežti nei vieno popierinio dokumento“, – džiaugiasi BSS IT vadovas.

Dokumentai ir el. parašas privataus asmens gyvenime

Susiformavus įpročiui nenaudoti popierinių dokumentų darbe, dažnas to pageidaus ir privačiame gyvenime, kur taip pat dažnai girdime: išsispausdink, pasirašyk, atsiųsk skenuotą.
BSS IT džiaugiasi, kad tokį poreikį jau senai pamatė jų klientai, pvz., „Baltic Clipper“, „West Exspress“, „Teledema“. Jų klientai, pirkdami kelionę ar pratęsdami mobiliojo ryšio sutartį, jau klausia: ar galima pasirašyti el. parašu ir džiaugiasi teigiamu atsakymu.

Nuo ko pradėti atsisakyti popieriaus?

„Išsirinkite jums tinkamiausią įrankį el. dokumentams valdyti – yra ganėtinai daug dokumentų valdymo programų. O BSS IT siūlo ne tik dokumentų valdymo programą, bet ir buhalterinę apskaitą, personalo bei darbo užmokesčio modulį. BSS IT kuriami buhalterijos ar personalo ir darbo užmokesčio moduliai išsiskiria tuo, kad vadovaujamasi įmonės filosofija nenaudoti popierinių dokumentų“, – akcentuoja N. Jankauskas.

„BPO House“ patirtis

BSS IT sukurta dokumentų valdymo sistema jau antrus metus sėkmingai naudojasi apskaitos paslaugų UAB „BPO House“. Kaip sako šios organizacijos plėtros vadovas Giedrius Mickaitis, įmonė visada orientuojasi į priemonės ir procesus, kurie suteikia vertę klientui ir efektyvintų darbą.
„Kaip atskirą paslaugą mūsų įmonė teikia personalo dokumentų administravimo paslaugą, kuri apima visų rūšių personalo dokumentų, pvz., darbo sutarčių, įsakymų, įvairių prašymų ir pan. ruošimą, taip pat jų fizinį saugojimą, visų reikalingų pakeitimų administravimą ir t. t., – sako įmonės vadovas. – Ši mūsų paslauga yra išsigelbėjimas įmonių personalo vadovams, nes mes atliekame visą „popierinį“ darbą elektroninėje erdvėje, o personalo vadovas gali užsiimti minkštaisiais darbais, skirti daugiau laiko darbuotojų klausimams, gerinti komunikaciją įmonės viduje ir pan.“
Jis akcentuoja, kad, administruojant didesnių įmonių dokumentus, ypač svarbi IT sistema, nes ji taupo ne tik klientų, bet ir „BPO House“ laiką. „Norime būti šiuolaikiški ir klientams siūlyti novatoriškus bei patogius sprendimus, pvz., galimybę teikti, pildyti ar tvirtinti prašymus kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Kadangi „BPO House“ personalo dokumentų administravimo paslaugą teikia jau daugiau kaip 10 m., tai, sujungus įmonės patirtį su technologijomis, užtikrinama ne tik patogi paslauga, aiškus procesas, bet ir taupomos lėšos“, – pasakoja G. Mickaitis.
Anot jo, „perimdami kliento personalo dokumentų tvarkymą beveik visada randame popierinį „ūkį“, ir dažnai – labai apleistą“. Personalo dokumentacijos auditas yra pirmasis darbas, kurį atlieka „BPO House“, ir dažnai įstatymų leidžiamose ribose galima sumažinti naudojamos dokumentacijos kiekį, o atsiradus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems įstatymams –tai netgi būtina daryti. Visa tai klientui mažiną sąnaudas.
„Naudą iš BSS sistemos gauname ne tik dirbdami su personalo dokumentais, – kalba G. Mickaitis. – Klientams taip pat teikiame apskaitos paslaugas, o darbą pagreitina ir padaro „be popierių“ dokumentų valdymo sistema – operatyviai gauname atsakingų asmenų patvirtintus dokumentus, todėl galime pateikti aktualias verslo ataskaitas organizacijų vadovams ir akcininkams.“
Operatyvumas ypač aktualu, kai analitikai vis garsiau ir garsiau kalba apie artėjantį nuosmukį. „Įmonių vadovai turėtų galvoti, kaip „lengvinti“ organizaciją, mažinti sąnaudas, racionaliau išnaudoti organizacijos resursus“, – sako N. Jankauskas, BSS IT vadovas.
G. Mickaitis atkreipia dėmesį, kad įmonės veiklos sritis, susijusi su personalo dokumentais ir jų administravimu, nėra vertę kuriantis procesas, o laiko ir resursų jam reikia daug, nes tiek Darbo kodeksas, tiek teismų praktika labiau gina darbuotojo interesus, todėl įmonėms būtina turėti tvarkingus dokumentus.

Šaltinis: Verslo žinios

Pasidalinkite