Darbuotojų dirbančių rotacijos principu planavimo (užsakymų) portalo administravimas

Darbuotojų dirbančių rotacijos principu planavimo (užsakymų) portalo administravimas. Šiame portale galėsite planuoti darbuotojus, kurie dirba projektuose rotacijos principu. Čia patogiai matysite projektų vadovų išreikštą darbuotojų poreikį objektuose, galėsite juos priskirti, suplanuoti jiems kelionę į objektus ir panašiai. Tai puiki darbuotojų planavimo priemonė tiek projektų vadovams, tiek vadybininkams, kurie atsakingi už darbuotojo suradimą bei jo išvykimą. Instrukcija susideda iš kelių dalių:
* Konfigūracija. Čia rasite kaip susikonfigūruoti, jog galėtumėte sklandžiai dirbti su portalu
* Bendri portalo veikimo principai.
* Projektų vadovo funkcijos. Šioje dalyje rasite aprašymą kokius veiksmus gali atlikti projektų vadovai, kurie pateikia darbuotojų poreikį
* Užsakymų vadybininko funkcijos. Šioje srityje rasite aprašymą kokius veiksmus gali atlikti užsakymų vadybininkai, kurie suranda darbuotojus pagal projektų vadovų poreikius.

1. Konfigūracija.
1.1. Nustatymai. Norėdami sėkmingai naudotis Užsakymų portalu, nurodykite žemiau išvardintuose nustatymuose (Administravimas -> Programos nustatymai) reikšmes:
* Leisti prisijungti į projekto resursų kelionių užsakymų portalą. Įjunkite nustatymą, kad portalas apskritai būtų pasiekiamas.
* Projektų užsakymų bilietų katalogas - nurodykite katalogo kelią, kur bus saugomi bilietų dokumentai, kurie bus pridedami prie užsakymo (bilietai darbuotojui nuvykti į objektą).
1.2. Operacijos teisės. Atskiros operacijos teisės suteikia galimybę portale atlikti tam tikrus veiksmus. Žemiau aprašytas operacijos teises galite pridėti prie jau turimų rolių, atitinkamai kurios dabar priskirtos Projektų vadovui ar Užsakymų vadybininkui arba susikurti atskiras roles ir pridėti jas naudotojams, kurie atliks vieną ar kitą funkciją.
1.2.1. Projekto vadovas portale turi galėti tik pateikti darbuotojų poreikį projekte. Jam pridedamos operacijų teisės:
* Leisti prisijungti į projekto resursų kelionių užsakymų portalą - suteiks leidimą prisijungti į portalą
* Leisti kurti projekto kelionės užsakymus ir eilutes - leis kurti užsakymus su darbuotojų poreikiu portale

1.2.2. Užsakymų vadybininkas turi turėti galimybę redaguoti užsakymų informaciją, nurodant priskirtų darbuotojų, kelionės informaciją ir panašiai. Jam reikalingos operacijos teisės:
* Gali matyti visus projektus projektų resursų kelionių užsakymų portale
* Leisti redaguoti projekto kelionės užsakymo eilutes
* Leisti redaguoti projekto kelionės užsakymo eilutės kelionės informaciją
* Gali matyti visus projektus projektų resursų kelionių užsakymų portale - šią operacijos teisę uždėkite pagal poreikį. Jei teisė bus nepriskirta - Užsakymų portale vadybininkas matys tik tuos Užsakymus, kur jis priskirtas kaip HR darbuotojas, jei pridėsite šią teisę - matys visus užsakymus.

1.3. Pranešimų šablonai. Portale yra galimybė išsiųsti darbuotojui, vyksiančiam į objektą, nupirkus bilietus. Siunčiamo laiško šabloną rasite Planavimas -> Pranešimų šablonai. Raskite pranešimų šabloną ProjectOrderItemTransportTemplate. Šablone galite pasikoreguoti tekstą į Jums reikiamą. Svarbu: nenutrinkite reikšmių, esančių tarp simbolių "[]". Tai yra sisteminiai laukai, kuriuose įrašoma unikali informacija pagal konkretų užsakymą.

2. Bendri portalo veikimo principai.
2.1. Užsakymų portale matomas visų užsakymų sąrašas. Jei esate Projektų vadovas - matysite tik savo kurtus užsakymus. Jei esate Užsakymų vadybininkas - galėsite pasirinkti ar norite matyti visus užsakymus ar tik tuos, kur esate priskirtas kaip HF darbuotojas.
2.2. Portale yra lanksti galimybė filtruoti informaciją. Yra daugybė informacinių stulpelių, kuriuose atvaizduojama užsakymo informacija, Užsakymo statusas ar Kelionės statusas, kurie keičiasi priklausomai nuo HR darbuotojo veiksmų.
2.3. Tiek projektų vadovai, tiek HR darbuotojai turi galimybę susigeneruoti ataskaitą, kurioje matoma užsakymų informacija.

3. Projektų vadovo funkcijos. Užsakymų portale Projektų vadovai kuria užsakymus, kur nurodo darbuotojų objekte poreikį, gali peržiūrėti pateiktų užsakymų statusą, patvirtinti darbuotojo atvykimo į objektą faktą.
3.1. Naujo užsakymo kūrimas. Užsakymai kuriami konkrečiam projektui ir konkrečiam laikotarpiui savaitės apimtimi t.y. konkrečiame projekte konkrečiai savaitei darbuotojų poreikis nurodomas viename užsakyme. Jei kursite naują užsakymą ir nurodysite projektą bei laikotarpį kuriam užsakymas jau sukurtas - būsite nukreipti į jau sukurtą užsakymą.
3.1.1. Norėdami sukurti užsakymą, portale spauskite [Naujas užsakymas].

3.1.2. Atvertame naujo užsakymo lange nurodykite Pagrindinę informaciją:
* Iš sąrašo pasirinkite Projektą į kurį reikalingi darbuotojai
* Pasirinkite pageidaujamą atvykimo datą

3.1.3. Užpildykite Darbuotojų/kompetencijų poreikį. Užsakyme galite pasirinkti konkrečius darbuotojus, kurių pageidaujate arba suvesti tik kompetencijas, kokių Jums reikia projekte. Atitinkamai pagal poreikį pasirinkite ar pridėsite Darbuotoją ar Kompetenciją.

3.1.3.1. Pasirinkus Pridėti darbuotoją Jums bus pateiktas visų darbuotojų sąrašas ir informacija apie jų užimtumą. Jei darbuotojas jau priskirtas kitame projekte - tai matysite lange. Pažymėkite reikiamą darbuotoją ar darbuotojus ir spauskite [Pridėti].

3.1.3.2. Pasirinkus Pridėti kompetenciją, Jums bus pateiktas kompetencijų langas, kur nurodykite reikiamos kompetencijos detales ir spauskite [Pridėti].

3.1.4. Užsakymas užpildytas.

3.2. Užsakymo redagavimas.
3.2.1. Kol užsakymo statusas Naujas - galite jį redaguoti Atšaukdami užsakymo eilutę, ištrindami ją ar perkeldami darbuotoją į kitą savaitę. Tą galite padaryti Užsakymo informacijoje pažymėję reikiamą eilutę ar eilutes ir pasirinkę funkciją apačioje.

3.2.2. Kai užsakymui priskiriamas Užsakymų vadybininkas (HR darbuotojas) - užsakymo redaguoti nebegalima. Galite tik jį atšaukti arba perkelti darbuotoją į kitą savaitę. Šiuos pasirinkimus matysite ir atvėrę užsakymo eilutes. Atšaukus eilutę būtina nurodyti atšaukimo pastabą.

ARBA paspaudę ant Darbuotojo/kompetencijos eilutės.

3.3. Vos supildžius Užsakymą jį pradeda matyti Užsakymų vadybininkai ir gali pradėti ieškoti darbuotojų pagal poreikį. Projektų vadovai gali matyti koks užsakymo eilutės statusas.
* Kai randamas darbuotojas - užsakymo statusas pasikeičia į Darbuotojas priskirtas.
* Kai darbuotojui suorganizuojama kelionė - statusas pasikeičia į Kelionė suplanuota.
3.4. Darbuotojui atvykus į objektą BŪTINA pažymėti jo atvykimo statusą. Tą padarysite pasirinkę funkciją Statusas (įvykdytas).

4. Užsakymų vadybininko funkcijos. Užsakymų vadybininkai ieško darbuotojų pagal pateiktus užsakymus, organizuoja darbuotojo kelionę į objektą.
4.1. Užsakymo vykdymas. Projektų vadovui užpildžius užsakymą jis tampa matomas bendrame Užsakymų lange ir galima su juo pradėti darbus
4.1.1. Priskirkite Užsakymų vadybininką (HR darbuotoją), kuris dirbs su užsakymu ar jo eilute. Priskyrus HR darbuotoją užsakymo statusas pasikeis į Vykdoma. Tai galite padaryti dviem būdais:
Užsakymo lange pažymėję visas eilutes ir pasirinkę funkciją iš esančių apačioje:

ARBA atvėrę užsakymo detalią eilutę ir nurodę joje:

4.1.2. Darbuotojų priskyrimas.
4.1.2.1. Jei užsakyme buvo išreikštas kompetencijų poreikis - galite priskirti jai konkretų darbuotoją. Tai padarysite atvėrę konkrečią užsakymo eilutę ir pasirinkę [Priskirti darbuotoją].

4.1.2.2. Priskyrę Darbuotoją būtinai pakeiskite užsakymo statusą į Darbuotojas priskirtas. Tai padarysite atvėrę užsakymo eilutę bei pasirinkę funkciją Darbuotojas priskirtas ir atvertame lange nurodykite darbuotojo išvykimo informaciją. Tada bus galima planuoti darbuotojo kelionę.

4.1.3. Kelionės informacijos suvedimas.
4.1.3.1. Jei kelione rūpinasi kitas darbuotojas - tuomet pažymėkite visas užsakymo eilutes ir pasirinkę funkciją apačioje Reikalingi bilietai. Užsakymo eilutės Kelionės statusas pasikeis į Reikalingi bilietai ir užsakymą toliau galės perimti už kelionės užsakymą atsakingas darbuotojas.

4.1.3.2. Jei kelione rūpinasi tas pats darbuotojas - tuomet atverkite užsakymo eilutę ir suveskite kelionės informaciją.
Pasirinkus [Pridėti transportą] bus atvertas Transporto priskyrimo langas, kur galite priskirti bilietą iš sistemos arba suvesti naujo bilieto informaciją.

4.1.3.3. Suvedus kelionės informaciją, pridėjus bilietus, galite juos išsiųsti darbuotojui el. paštu, pasirinkus funkciją Siųsti kelionės informaciją.

4.1.3.4. Užbaigę suvesti kelionės informaciją Pakeiskite užsakymo eilutės statusą į Kelionė suplanuota. Jei bilietus siuntėte darbuotojui - kelionės statusas pasikeis automatiškai.
4.1.3.5. Kelionės informacijoje yra galimybė pasirinkti Transporto tipą ir Numerius (jei pasirinktas transportas Mikroautobusas). Tai yra sisteminiai sąrašai, kuriuos galite pasipildyti ERP Administravimas -> Sąrašai, atitinkamai sąrašai Projekto resursų kelionės transporto priemonės tipas ir ProjectTravelTransportTypeNumber. Numerius galima pridėti ir kelionės informacijos pildymo metu, jei sąraše tokių neturite.
4.1.4. Atvykus darbuotojui Projekto vadovas patvirtins šį faktą, o Jūs matysite, kad Užsakymo statusas Įvykdytas.