Automatinis komandiruočių įsakymų ir personalo operacijų kūrimas iš laiko kortelių

Automatinis komandiruočių įsakymų ir personalo operacijų kūrimas iš laiko kortelių. Funkcionalumo pagalba galite automatiškai sugeneruoti komandiruočių įsakymus, kurie sukuria personalo operacijos, o šios - atitinkamus žymėjimus tabelyje.
1. Konfigūracija. Tam, kad automatiškai galėtumėte kurti Komandiruočių Personalo įsakymus ir operacijas, būtina išsaugoti tam tikrus nustatymus sistemoje. Konfigūracija atliekama 1 kartą.
1.1. Programos nustatymai Personalo įsakymų ir Personalo operacijų kūrimui. Administravimas -> Programos nustatymai suvedami reikiami nustatymai kaip aprašyta žemiau.
1.1.1. Komandiruočių įsakymų dokumentų generavimo tipas pagal nutylėjimą - pasirenkama Iš laiko kortelių
1.1.2. Komandiruotės įsakymo šablonas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - nurodomas dokumento šablono pavadinimas, pagal kurį bus kuriami Personalo įsakymai
1.1.3. Komandiruotės šalies atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Komandiruotės šalį operacijoje
1.1.4. Data nuo atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Datą nuo operacijoje
1.1.5. Data iki atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Datą iki operacijoje
1.1.6. Miesto atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Miesto informaciją
1.1.7. Projekto numerio atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Projektą operacijoje
1.1.8. Projekto kelionės trukmė į objektą dienomis pagal nutylėjimą - čia esantis skaičius bus pridedamas prie Komandiruotės personalo operacijos trukmės.
1.1.9. Projekto kelionės trukmė į objektą dienomis pagal nutylėjimą ( Min=0; Max=10 ) – generuojant įsakymus pagal čia esančią reikšmę bus pridedamas dienų skaičius prie įsakymo trukmės, kai projektai keisis iš Užsienio šalies į Lietuvą (kitaip sakant grįžimo namo laikas).
Teisingai užpildyti programos nustatymai atrodys taip:

1.2. Automatinis personalo operacijų tvirtinimas. Programos nustatymuose galite nustatyti, kad sukurtos personalo operacijos bus iš karto automatiškai patvirtinamos. Tam reikia programos nustatyme Ar patvirtinti personalo operacijas automatiškai? pažymėti varnelę.

2. Įsakymų ir personalo operacijų automatinis kūrimas. Įsakymai generuojami pagal sukurtų laiko kortelių informaciją. Laiko kortelės yra sukuriamos atlikus žymėjimus Projektų laiko portale. Prieš generuojant įsakymus turi būti suvesta informacija už reikiamą periodą Projektų laiko portale t.y. darbuotojų dirbtas laikas prie projektų.
SVARBU: Komandiruotės personalo operacijoje, kuri sukuriamam įsakymų automatinio generavimo metu, naudojama šalis. Šalis į operaciją paimama pagal projekte nurodytą adresą (pav. žemiau). Labai svarbu susitikrinti, ar projektai, kuriems priskirti darbuotojai, turi nurodytą Adresą, o jame – šalį. Šalies vaidmuo čia labai svarbus, nes jei keičiasi darbuotojo projektas periode yra tikrinama ar Projektai yra skirtingose šalyse, ar šalis nėra Lietuva ir tada atitinkamai generuojami komandiruočių įsakymai.

2.1. Įsitikinkite, kad už periodą, kuriam generuosite Įsakymus/personalo operacijas visiems darbuotojams yra užpildytos laiko kortelės. Laiko kortelės kuriasi automatiškai, kai tik Jūs atliekate reikiamus žymėjimus tabelių portale.

2.2. Sugeneruokite personalo įsakymus ir personalo operacijas. Tai padarysite Personalas ir atlyginimai -> Personalo operacijos -> Veiksmai -> Generuoti komandiruočių įsakymus

2.3. Atvertoje lentelėje nurodykit:
2.3.1. Registracijos data - nurodoma paskutinė periodo diena. Šiai datai bus registruojamas personalo įsakymas
2.3.2. Laikotarpis - nurodomas laikotarpis už kurį bus generuojami komandiruočių įsakymai ir personalo operacijos
2.3.3. Darbuotojas - gali būti nurodomas darbuotojas, kuriam norite generuoti operacijas. Nenurodžius bus generuojama visiems tame periode esantiems darbuotojams, pagal suvestas laiko korteles.
2.3.4. Projektas - gali būti nurodomas projektas, kuriam norite generuoti operacijas. Nenurodžius bus generuojama visiems tame periode esantiems projektams, pagal suvestas laiko korteles.

Užpildę informaciją spauskite [Gerai]
2.4. Jums bus pateiktas informacinis pranešimas, kad masinis procesas prasidėjo. Proceso eigą, rezultatus, galite matyti Masiniai procesai -> Masinio proceso vykdymas ir atvėrę masinio proceso eilutę

2.5. Masinio proceso detalėse matysite sukurtus objektus

2.6. Jei personalo įsakymas ir operacija jau buvo sukurti - dublikatai nebus kuriami.

2.7. Jei masiniam procese randate informaciją, kad operacija nebus sukurta, nes operacijos laikotarpis persidengia su kitomis sukurtomis operacijomis:
2.7.1. Atlyginimai ir personalas -> Personalo operacijos pasitikrinkite ar dar nėra sukurtų personalo operacijų konkrečiam laikotarpiui ir konkrečiam darbuotojui. Tai lengvai padarysite paieškoje nurodę Darbuotojo vardą ir pavardę ir galiojimo datą

2.7.2. Jei 2.7.1. punkte operacijų neradote – pasitikrinkite konkretaus darbuotojo laiko korteles ir pagrupuokite jas pagal projektą. Laiko korteles rasite Planavimas -> Laiko kortelės. Komandiruočių įsakymai kuriami vadovaujantis sekančia logika:
2.7.2.1. jei laikotarpyje yra A projektas Lietuva B projektas Lietuva – Personalo operacija nekuriama.
2.7.2.2. jei laikotarpyje yra A projektas Lietuva B projektas Užsienio šalis – Personalo operacija kuriama Užsienio šalyje nuo tos datos kur yra suvesta laiko kortelė Užsienio šalyje + 1.1.9. punkte įvardinto nustatymo reikšmė. Jei matomas kelionės laiko persidengimas su kitomis operacijomis – įsakymas sukuriamas datomis, atsižvelgiant į persidengiančias datas. Pavyzdžiui: Užsienio šalyje laiko kortelės yra nuo 06 12 iki 06 19. Nustatyme (1.1.9. punkte) 2 d. Jei nėra jokių personalo operacijų tai komandiruotė bus sukurta datomis 06-10 iki 06-19. Jei pvz. yra personalo operacija Atostogos nuo 06 05 iki 06 11, tai komandiruotės įsakymo datos bus 06 12 iki 06 19 (nebus traktuojama kaip persidengimas). Bet jei Atostogų personalo operacija bus 06 06 iki 06 15, tai bus traktuojamas persidengimas ir komandiruotės įsakymas nebus kuriamas.
2.7.2.3. jei laikotarpyje yra A projektas Užsienio šalis B projektas kita Užsienio šalis – Kuriamos 2 atskiros personalo operacijos kiekvienai Užsienio šaliai. Data nuo ir iki bus laiko kortelės suvedimo atitinkamame projekte data.
2.7.2.4. jei laikotarpyje yra A projektas Užsienio šalis B projektas Lietuva – Personalo operacija kuriama Užsienio šaliai iki tos datos kur yra suvesta laiko kortelė + 1.1.9. punkte įvardinto nustatymo reikšmė. Jei matomas kelionės laiko persidengimas su kitomis operacijomis – įsakymas sukuriamas datomis, atsižvelgiant į persidengiančias datas (analogiškai kaip 2.7.2.2. punkte aprašyta)
2.7.2.5. jei komandiruotės laikotarpyje yra arba persidengia kokia nors kita personalo operacija (liga, atostogos ir pan.), komandiruotės įsakymas nebus generuojamas. Turėsite susikurti ranka.
Jeigu yra poreikis, kad 2.7.2.4. būtų kitoks dienų tarpas konkrečių projektų atveju, nei nurodyta nustatyme, galite nurodyti parvykimo dienų skaičių konkrečiame projekte. Atkreipkite dėmesį, kad dienų skaičių turite nurodyti projekte, iš kurio išvykstama.

Na o jei yra poreikis, kad tam tikriems darbuotojams aplamai kelionės dienos nebūtų pridedamos, tada programos nustatyme Padalinys kuriam netaikoma projekto kelionės trukmė į objektą nurodykite Padalinyje. Nurodytam padalinyje esantiems darbuotojams kelionės laikas aplamai nebus taikomas t.y. komandiruotės trukmė bus tik tokia, kokiomis datomis bus suvestos laiko kortelės.
3. Galimos klaidos, kai masinis komandiruočių įsakymų generavimas nepavyksta:
3.1. Prisijungęs prie sistemos naudotojas neturi priskirto darbuotojo. Tokiu atveju reikia darbuotojo kortelėje pridėti naudotoją ir kortelę išsaugoti

3.2. Darbuotojas, kuriam generuojamas komandiruotės įsakymas neturi adresato. Masiniame procese gaunama klaida: Nepavyko sukurti komandiruotės įsakymo dokumento. Šalis: DE. Projektas: . Laikotarpis: 2021-05-30 – 2021-06-05. Apdoroti objektai – probleminis darbuotojas. Tokiu atveju adresatą reikia sukurti.
3.2.1. Eikite Veiklų ir užduočių valdymas -> Adresatai -> naujas -> iš Darbuotojų
3.2.2. Atvertame lange pasirinkite Darbuotojai ir spauskite [Gerai]

3.2.3. Atvertoje paieškoje raskite reikiamą darbuotoją ir pasirinkę jį spauskite [Gerai]. Adresatas bus sukurtas, kartokite komandiruočių generavimo procesą.