Naujienos

Dokumentų valdymo sistema - patogus priminimų valdymo įrankis. Vienas iš svarbiausių priminimų pavyzdžių yra priminimas apie dokumentų ar tam tikrų įvykių galiojimo pabaigą. Dokumentų valdymo sistemoje yra daugybė dokumentų, kurių galiojimo laikas baigiasi per artimiausias dienas arba savaites. Jei šie dokumentai neturi tinkamo priminimo, atsakingas darbuotojas gali pamiršti juos atnaujinti, o tai gali sukelti rimtų pasekmių organizacijai. Kitas svarbus aspektas - atsakingų darbuotojų kaita, ko pasekoje pamirštama perduoti informaciją naujam atsakingam darbuotojui ir  dokumentų galiojimo pabaiga tiesiog praleidžiama.

Priminimus apie galiojimo pabaigą galima gauti bet kokiems dokumentams (ar nebūtinai dokumentams, bet įvykiams, kuriuos reikia atlikti periodiškai iki tam tikro nustatyto termino), kurie turi galiojimo pabaigą ir norite būti informuoti prieš jiems pasibaigiant. Tai priklauso nuo jūsų įmonės specifikos.
Pavyzdžiui:
* turite didelį autotransporto parką ir norite gauti priminimus apie transporto priemonių technikinės apžiūros galiojimo pabaigą, kad užtikrintumėte savalaikę transporto priemonių techninę apžiūrą;
* prenumeruojate teisės aktų pakeitimų suvestinę ir prieš prenumeratos pabaigą reikia ją atnaujinti;
* įmonės veiklai vykdyti reikalingos įvairios licenzijos, kurios turi būti atnaujinamos kas metus, pusmetį ir pan.;
* nustatytam terminui suteikiate įgaliojimus darbuotojams atstovauti įmonę valstybinėse institucijose (SODRA, Registrų centre, VMI ir pan.);
* tam tikram laikotarpiui perkate vinjetes, kad įmonės transportas galėtų važinėti mokamais keliais;
* periodiškai atliekate darbuotojų saugos mokymus arba pagal teisės aktus privalote atlikti atestaciją tam tikriems darbuotojams;
* nustatytais terminais turite atlikti gesintuvų, kasos aparatų ir kt. patikrą;
* tiesiog periodiškai turite atlikti ofiso klausimais susijusius darbus: atlikti geriamo vandens ar kavos aparato techninį aptarnavimą ir panašiai;
* kita...
Nustatytu periodiškumu gaunami priminimai leis užtikrinti savalaikį jų galiojimo pratęsimą bei apsaugos Jūsų įmonę nuo nepatogių situaciją, kaip pavyzdžiui laiku neatlikus techninės apžiūros bus sustabdyta automobilio eksploatacija ir pan.

Jei naudojate BSS Dokumentų valdymo sistemą - Jums nebereikės sekti periodiškai būtinų atlikti darbų terminų. Teisingai susikonfigūravus, DVS išsiųs Jums priminimo laišką, kuriame bus nurodoma, kad už tam tikro laiko baigsis pavyzdžiui: autobusų parke esančio automobilio techninė apžiūra, automobilių (ar darbuotojų) draudimas ar tiesiog spaudos prenumerata, kitos paslaugos, kurios užsakomos tam tikram periodui ir panašiai. Detaliau kaip BSS DVS susikonfigūruoti atitinkamus priminimus rasite aprašyme čia.

Pasidalinkite