Priskaitymų/atskaitymų registravimas kuriant personalo įsakymus

Priskaitymų/atskaitymų registravimas kuriant personalo įsakymus. Ši funkcija itin pravers tada, kai kas mėnesį darbuotojams turite priskaityti ar atskaityti tam tikras sumas. Pavyzdžiui: kas mėnesį skiriate tuos pačius priedus visiems darbuotojams, tik skiriasi jų kasmėnesinė suma arba kas mėnesį išskaitote iš darbuotojų darbo užmokesčio už telefonus ir pan. Užteks sukurti 1 personalo įsakymą su reikiamų darbuotojų informacija (reikiamais priskaitymais ar atskaitymais) ir atėjus kitam mėnesiui pasinaudoti Išsaugoti kaip funkciją ir suvedus aktualias sumas bei pasirinkus laikotarpį - patvirtinti. Skaičiuojant Darbo užmokestį reikšmės sukris į atitinkamo laikotarpio žiniaraščius, o patvirtinus personalo įsakymą (jei atliksite reikiamą konfigūraciją aprašytą 1 punkte) susikurs ir procesams iškeliaus priedų skyrimo įsakymas! Rezultate turėsite personalo įsakymą, kurio dėka skaičiuojant darbo užmokestį bus paskaičiuoti skirti priedai, bei sugeneruotą ir užregistruotą priedų skyrimo dokumentą.

1. Konfigūracija. Konfigūracija reikalinga automatiniam priedų skyrimo dokumento sugeneravimui ir išsiuntimui procesams. Jei šios funkcijos nenaudosite - konfigūracijos atlikti nereikia.
1.1. Susikurkite dokumento šabloną, pagal kurį sugeneruotas dokumentas bus išsaugomas nurodytame kataloge, užregistruotas registre, o pagal sudėliotus procesus iškeliaus vykdymui.
1.1.1. Šablonas kuriamas įprastai Dokumentai -> Dokumentai -> Naujas -> Naujas profilio šablonas.

1.1.2. Atvertame šablono kūrimo lange nepridėkite fizinio failo. Nurodykite reikiamus laukus, pažymėkite varnele Registruoti automatiškai (jei norite, jog dokumentas būtų užregistruojamas automatiškai.

1.1.3. Šablono skiltyje Dokumentų vykdymas sudėkite reikiamus procesus. Jame įdėkite ir pasirašymo veiklą nenurodydami pasirašančio asmens, jis bus parenkamas automatiškai pagal Personalo įsakyme nurodytą pasirašantį asmenį. Jei norėsite, kad dokumentas būtų užregistruojamas automatiškai - nepamirškite pridėti Registravimo veiklos ir nurodykite registruojantį asmenį.

1.1.4. Šablonas sukurtas, galite pereiti prie sekančio konfigūracijos žingsnio.
1.2. Priskirkite sukurtą šabloną personalo įsakymo spausdiniui.
1.2.1. Eikite Ataskaitos -> Šablonai ir raskite spausdinį Personalo įsakymas priedo skyrimui. Svarbu naudoti šį spausdinį, nes tik jame nustatyta, kad sugeneruotame dokumente matytųsi darbuotojai, kuriems skiriami priedai, priedų pavadinimai ir jų sumos.

1.2.2. Atvėrę ataskaitos šabloną, laukelyje Dokumento šablonas, raskite ir pridėkite 1.1. punkte sukurtą šabloną ir išsaugokite.

1.3. Programos nustatyme nurodykite kokį ataskaitos spausdinį naudoti automatiniam dokumento sugeneravimui.
1.3.1. Eikite Administravimas -> Programos nustatymai ir raskite nustatymą Tvirtinant personalo įsakymą su tipu: DU žiniaraščio priskaitymai/atskaitymai naudoti šabloną. Jame įkopijuokite Ataskaitos šabloną ir išsaugokite.

1.4. Konfigūracija baigta, galite pereiti prie personalo įsakymų kūrimo.

2. Personalo įsakymo kūrimas. Norėdami sukurti personalo įsakymą, kuriame bus visa reikalinga informacija apie darbuotojų priskaitymus/atskaitymus, eikite Personalas ir atlyginimai -> Personalo įsakymas ir spauskite [Naujas].
2.1. Atvertame Personalo įsakymo lange nurodykite Įsakymo informaciją:
2.1.1. Įsakymo numeris - nurodykite įsakymo numerį, kurio pagrindu suteikiami priedai ir pan. Laukas neprivalomas, todėl jei vedate pvz. išskaitas, numerio galite nenurodyti.
2.1.2. Įsakymo data - nurodoma įsakymo data
2.1.3. Įsakymo tipas - iš sąrašo pasirenkamas tipas DU žiniaraščio priskaitymai/atskaitymai. Tik nurodžius šį tipą bus galima suvesti priedus/išskaitas.
2.1.4. Priskaitymas/atskaitymas - galite pasirinkti konkretų priskaitymą ar atskaitymą iš sąrašo, tada pagal nutylėjimą visiems pridedamiems darbuotojams bus parenkamas šis priskaitymas/atskaitymas, kurį darbuotojo eilutėje pagal poreikį galėsite pakeisti į reikiamą.
2.1.5. Laikotarpis - nurodykite į kurio mėnesio DU žiniaraštį turi patekti nurodytos reikšmės (pasirenkama laikotarpio mėnesio paskutinė diena).
2.1.6. Pavadinimas - nurodykite Personalo įsakymo pavadinimą.
2.1.7. Įrašykite tekstą, kuris vėliau bus matomas sugeneruotame Personalo įsakymo dokumente.

2.2. Pridėkite pasirašantį asmenį t.y. tą asmenį, kuris vėliau turės pasirašyti sugeneruotą įsakymo dokumentą. Tai padarysite paspaudę mygtuką [Pridėti įsakymą pasirašantį asmenį] ir pasirinkę reikiamą  iš sąrašo.

2.3. Srityje Priskirtos darbo sutartys pridėkite darbuotojus, kuriems skiriami priedai, reikalingos išskaitos ir panašiai. Darbo sutartis pridėsite paspaudę [Pridėti darbo sutartį] ir pasirinkę reikiamas sutartis iš sąrašo.

2.4. Pridėtoms darbo sutartims nurodykite reikiamą Priskaitymą/Atskaitymą bei sumą. Viename personalo įsakyme gali būti įvairiausi Priskaitymai/Atskaitymai. Jei darbuotojui skiriami keli priskaitymai ir atskaitymai - pridėkite jį tiek kartų, kiek reikia.

2.5. Suvedę informaciją išsaugokite ir patvirtinkite personalo įsakymą įprastai.
2.6. Galite automatizuoti darbo sutarčių ir priedų pridėjimo procesą importuodami juos. Supildykite importo failą, kurio pavyzdinį failą rasite čia . Užpildžius failą suimportuokite informaciją paspaudę mygtuką [Importuoti priskaitymų/atskaitymų sumas] (mygtukas matosi išsaugojus suvestą informaciją, aprašytą 1.1. ir 1.2. punkte).

Importo taisyklės:
* importuojamų duomenų unikalumas tikrinamas pagal Tabelio numerį ir Priskaitymą/atskaitymą t.y. jei jau buvo suimportuoti duomenys ir randamas priskaitymas tokiu pačiu kodu tam pačiam darbuotojui - jis nebus importuojamas;
* jei norite atnaujinti jau suimportuotų duomenų informaciją (pasikeitė priskaitymo suma) - importo metu pasirinkite Atnaujinti egzistuojančius įrašus.
3. Jei atlikote 1 punkte nurodytą konfigūraciją - tik patvirtinus personalo įsakymą automatiškai bus sugeneruotas ir nurodytiems procesams išsiųstas personalo įsakymo dokumentas. Sugeneruotą dokumentą rasite Personalo įsakymo skiltyje Dokumentai, kur galėsite jį peržiūrėti.

SVARBU:
* jei atšauksite Personalo įsakymą - bus atšaukti ir visi Dokumento procesai. Jei dokumentas jau užregistruotas - jis išregistruotas nebus, todėl jei pakoregavote duomenis - turite išregistruoti seną, jau neaktualų įsakymą.
* jei buvo atšaukti dokumento procesai, bet pats personalo įsakymas ERP nebuvo atšauktas - sugeneruokite jį iš naujo naudodami funkciją esančią Personalo įsakyme Spausdinti -> Saugoti ataskaitą dokumentuose ir pasirinkite šabloną Personalo įsakymas priedo skyrimui. Šiuo būdu dokumentas bus tik sugeneruojamas ir išsaugomas, todėl nepamirškite sudėlioti jam reikiamus procesus ir pasiųsti vykdymui.

4. Skaičiuojant darbo užmokestį už įsakyme nurodytą laikotarpį, visi jame esantys priedai ar išskaitos bus paskaičiuoti atitinkamų darbuotojų DU žiniaraščiuose.
5. Kitą mėnesį užteks tik Personalo įsakyme pasinaudoti funkcija Išsaugoti kaip ir pakeisti laikotarpį bei Priskaitymų/atskaitymų sumas (jei jos kinta) ir patvirtinus Personalo įsakymą atitinkamos sumos bus vėl paskaičiuotos DU žiniaraštyje.
6. Personalo įsakymo patvirtinti nepavyks, jei bent vieno darbuotojo DU žiniaraštis bus užrakintas. Tokiu atveju atrakinkite reikiamo darbuotojo žiniaraštį arba pašalinkite jį iš Personalo įsakymo.
7. Personalo įsakymo atšaukti nepavyks, jei bent vieno darbuotojo DU žiniaraštis bus užrakintas. Tokiu atveju atrakinkite reikiamo darbuotojo žiniaraštį ir personalo įsakymą atšaukite iš naujo.