12. Apskaitos įrašų registravimo išrinkimo taisyklės

Apskaitos įrašų registravimo išrinkimo taisyklės. Šioje instrukcijoje pasistengėme išaiškinti kaip sistemoje automatiškai parenkamos Didžiosios knygos sąskaitos įvairių operacijų registravimo metu, kurios sumos užregistruojamos apskaitoje. Šioje instrukcijoje vartojami terminai:
* Korespondecija - tai dvejybinis įrašas, kur vienos sąskaitos debetas susiejamas su kitos kreditu. Sisteminėje korespondencijoje taip pat aprašoma: verslo operacija, kurioje gali būti naudojama korespondencija; sumos parametrai; išrinkimo kriterijai; Debeto ir Kredito reikšmė.
* Sąskaitų tipas - tai tam tikrų taisyklių rinkinys, pagal kurį parenkama detali korespondencijos sąskaita.
* Verslo operacija - programos dalis iškviečiama paspaudus mygtuką tvirtinantį dokumentą į apskaitą pvz Pirkimai ir pardavimai - pardavimas: patvirtinti
* Išrinkimo kriterijai - tai tam tikros taisyklės, kurių pagalba nurodomos konkretesnės detalės, pagal kurias tikrinama į apskaitą registruojama operacija ir bandoma parinkti jai tinkamausią korespondenciją.
* Dokumento detalės - tai kiekviename dokumente esančios vizualiai matomos detalės: pirkėjas, pardavėjas, filialas, sandėlio vieta, produktas, PVM tarifas ir pan.
* Sumos parametras - tai konkreti dokumente esanti reikšmė pinigine išraiška pvz.: pirkimo sąskaita - kaina, PVM suma, savikaina, Skola; Ilgalaikio turto nurašymas - įsigijimo vertė, nusidėvėjimo suma, balansinė vertė ir t.t.

Žemiau matote automatinio apskaitos įrašų registravimo sistemoje procesą vizualiai:

Sistemoje esanti korespondencija ir jos automatinio parinkimo proceso žingsniai (šią korespondeciją tikrai rasite Jūsų įmonės portfelyje)

APRAŠYMAS
1. Korespondencijų sąraše tikrinama detali verslo operacija. Kiekviena sistemoje atliekama apskaitos operacija turi savo verslo operacijos pavadinimą. Priklausomai nuo atliekamos operacijos yra galimi sumos parametrai (4 proceso žingsnis), pagal kuriuos korespondencijoje nurodoma į apskaitą registruojama suma. Kitaip sakant, pagal nurodytą sumos parametrą korespondencijoje, tvirtinimo į apskaitą metu parenkama, kuri suma esanti registruojamoje operacijoje bus registruojama apskaitoje prie konkrečios DK sąskaitos. Verslo operacijų sąrašą galite rasti bet kurioje korespondencijoje (Apskaita -> Korespondencijos -> Konkreti korespondencija) reikšmėje Verslo operacija paspaudę paieškos simbolį.

Pasirinkus konkrečią verslo operaciją atitinkamai pasikeičia ir galimi tai operacijai sumos parametrai.

2. Korespondencijos išrinkimo kriterijai. Išrinkimo kriterijai nurodomi korespondencijoje tam, kad tvirtinant apskaitos operaciją į apskaitą būtų parenkama konkreti korespondencija, jei sistemoje yra kelios korespondencijos tai pačiai verslo operacijai. Pavyzdžiui: buhalterinėms pažymoms gali būti daugybė tinkančių korespondencijų (t.y. visos, kuriose verslo operacija nurodyta Buhalterinės pažymos registracija). Jei yra galimybė nustatyti kokią nors operacijos detalę, pagal kurią būtų parenkama tik jai tinkanti korespondencija – korespondencijai nurodomi išrinkimo kriterijai.

Išrinkimo kriterijai gali būti Pranešimų kriterijai ir Detalizacijų kriterijai. Lentelėje pateikiame informaciją apie išrinkimo kriterijus, kokios gali būti jiems išrenkamos reikšmės ir kokiose operacijose tos reikšmės į detales atkeliamos automatiškai (t.y. jų nereikia operacijos detalėse pridėti papildomai).

3. Parenkama korespondencijos Debeto ir Kredito sąskaitų plano sąskaita. Debeto ir kredito sąskaita parenkama atsižvelgiant į tai, kas nurodyta korespondencijoje (3.1 ir 3.2. punktai paveiksle). Korespondencijoje gali būti nurodyta konkreti Didžiosios knygos sąskaitų plano sąskaita (3.1.) arba Sąskaitų tipas (3.2.)
3.1. Kai korespondencijoje nurodyta konkreti sąskaitų plano sąskaita, operacijos tvirtinimo metu į ją būtent ir vyksta registravimas. Tai patogu, kai konkrečioje operacijoje tvirtinimo metu negali būti jokia kita sąskaita, visada tik ta. Pavyzdžiui: tvirtinant pirkimus, skolą tiekėjui registruojate 4430 sąskaitoje, tada korespondencijoje, Kredito pusėje, patogu nurodyti konkrečią sąskaitų plano sąskaitą. Apskaitoje bus užregistruojama visada 4430 sąskaita, neatsižvelgiant į tvirtinamos operacijos detales.

3.2. Korespondencijoje galima nurodyti Sąskaitų tipą. Sąskaitų tipas – tai tam tikrų taisyklių aprašymas, kur nurodoma, kokioms detalėms esant registruojamoje apskaitos operacijoje, kokia sąskaitų plano sąskaita turi būti parenkama. T.y. tvirtinimo metu sistema tikrina tvirtinamos operacijos detales ir jei randa detalę, kuri tipe priskirta sąskaitai, būtent ją ir parenka į korespondenciją. Pavyzdžiui: tvirtinant tą pati pirkimą, sąskaitos detalėse matomas mokesčio PVM tarifas. Skirtingi tarifai registruojami skirtingose sąskaitų plano sąskaitose. Tipe pridėjus sąskaitų plano sąskaitas ir kiekvienai iš jų pridėjus  Reikšmės tipą Mokestis, reikšmę  – konkretų PVM tarifą, tvirtinimo metu sistema automatiškai tikrins PVM tarifą sąskaitoje, radusi jį palygins su nurodytu tipe ir automatiškai parinks konkrečią sąskaitų plano sąskaitą, kuri tipe bus aprašyta būtent su tuo PVM mokesčiu.
Sąskaitų tipai patogūs tuo, kad kuriant korespondencijas galima nurodyti vieną sąskaitų tipą, pagal kurį gali būti parenkamos kelios sąskaitų plano sąskaitos. Korespondencija tampa lankstesnė ir sąskaitų plano sąskaitą parenka pagal duomenis apskaitos operacijoje, kuri tvirtinama. Detaliau apie sąskaitų tipų valdymą skaitykite čia
4. Sumos parametras. Pagal korespondencijoje nurodytą Sumos parametrą iš tvirtinamo dokumento išrenkama suma, kuri užregistruojama apskaitoje su toje pačioje eilutėje esančia sąskaita. Detaliau apie Sumos parametrus jau rašėme pirmame šios instrukcijos punkte.
5. Užregistruojamas subalansuotas apskaitos įrašas ( D=K). Didžiojioje knygoje užregistruojamas apskaitos įrašas. Sistemoje yra kontrolė, kuri leidžia užregistruoti tik subalansuotą apskaitos įrašą, kur Debetas yra lygus Kreditui. Užregistruotą apskaitos įrašą galite matyti patvirtintoje operacijoje:
5.1. Skilyje Apskaita -> Didžioji knyga

5.2. Skiltyje Apskaita -> Apskaitos žurnalo kvitai