Kaip pakviesti darbuotoją supildyti dokumentą (Užduotis pildymui)

Kaip pakviesti darbuotoją supildyti dokumentą (Užduotis pildymui). Funkcionalumas leidžia pakviesti darbuotoją užpildyti dokumentą pagal šabloną. Kvietimas gali būti siunčiamas:
* Automatiškai – per Tvarkų ir taisyklių modulį (sukūrus taisyklę).
* Rankiniu būdu – iš dokumentų lango, naudojant naują funkciją „Siųsti pildymui“.
Rezultatas – darbuotojui sukuriama ir išsiunčiama veikla „Užduotis pildymui“. Gavus tokią veiklą atidaromas dokumento pildymo vedlys, o darbuotojui užpildžius prašomą informaciją ir ją pateikus, startuoja šablone numatyti procesai.

1. Konfigūracija.
1.1. Norėdami pakviesti darbuotoją supildyti dokumentą, pasiruoškite reikiamą šabloną įprastai arba naudokite jau turimą.
1.2. Kvietimas supildyti dokumentą gali būti siunčiamas:
* Darbų saugos ir taisyklių portale sukūrus naują taisyklę. Norėdami siųsti šiuo būdu - turite turėti teisę, kuri leidžia pasiekti minėtą portalą.
* Dokumentų valdymo sistemos dokumentų lange. Čia atsirado nauja funkcija Pakviesti supildyti dokumentą. Norėdami matyti šią funkciją įsitikinkite, kad Jūsų naudotojas turi rolę, kuriai pridėta Operacijos teisė Leisti pakviesti supildyti dokumentą. Priešingu atveju funkcijos nematysite. Pagal nutylėjimą ši funkcija neįjungta jokiai rolei.
1.3. Svarbu: įsitikinkite, kad darbuotojai, kurie gaus Užduotis pildymui turėtų Skaitymo teises šablone (kaip ir įprastai reguliuojate darbuotojo matomus šablonus). Priešingu atveju darbuotojas veiklą gaus, bet negalės jos užpildyti, nes neturės teisių į šabloną, pagal kurį sukurta veikla.

2. Automatinis kvietimas per Tvarkas ir taisykles. Ši funkcija patogi tuo, kad galite išsiųsti Užduotį pildymui masiškai, pagal kriterijus atrinktiems darbuotojams. Šiuo būdu vienoje taisyklėje galima pridėti vieną šabloną.
2.1. Susikurkite taisyklę įprastai (detaliau apie taisyklių kūrimą rasite mūsų instrukcijoje čia: https://bss.biz/vartotojo-vadovas/dokumentu-valdymas/instrukcijos-dvs-administratoriams/darbu-saugos-ir-tvarku-portalo-administravimas), tik Procesų skiltyje pasirinkite Užduotis pildymui. Atlikus pasirinkimą pastebėsite, kad atsirado galimybė nurodyti šabloną, pagal kuriuos bus sukurta Užduoties pildymui veikla (-os) pagal taisyklę atrinktiems darbuotojams.

2.2. Aktyvuokite taisyklę įprastai. Jei taisyklės galiojimo data jau bus suėjusi ir bus rasta taisyklės kriterijus atitinkančių darbuotojų - pagal taisyklėje pasirinktą šabloną jiems bus sukurti dokumentai ir išsiųstos Užduotis pildymui veiklos, atkeliaus ir informaciniai el. pranešimai apie priskirtas veiklas. Primename, kad tiek Tvarkų siuntimo procesas, tiek Užduoties pildymui procesas inicijuoja masinį procesą, kuriame išsaugoma informacija apie sėkmingai ar nesėkmingai išsiųstas veiklas, todėl naudinga pasitikrinti informaciją. Masinius procesus rasite ERP Masiniai procesai -> Masinių procesų vykdymas, masinio proceso pavadinimas Siųsti dokumentus veikloms pagal taisyklių kriterijus, o detali informacija pateikiama skiltyje Detalės.

3. Rankinis dokumento siuntimas pildymui. Šis būdas leidžia pasirinkti kelis dokumento šablonus, pagal kuriuos bus sukurtos Užduotys pildymui pasirinktiems darbuotojams.
3.1. Funkcija pasiekiama pagrindiniame Dokumentų lange (primename - reikalinga papildoma operacijos teisė, aprašyta konfigūracijos skiltyje).

3.2. Jums bus atvertas langas, kuriame galėsite pasirinkti reikiamus šablonus ir darbuotojus. Visiems pasirinktiems darbuotojams bus išsiųstos Užduoties pildymo veiklos pagal pasirinktus šablonus.

4. Darbuotojo veiksmai gavus veiklą Užduotis pildymui.
4.1. Bendrame veiklų sąraše matysite atsiradusį naują veiklos tipą Užduotis pildymui. Čia bus matomos tokio tipo gautos veiklos.

4.2. Atvėręs tokią veiklą darbuotojas matys [Tęsti pildymą] mygtuką, kurį paspaudus bus nukreipiamas į standartinį šablono pildymo langą, kur galės supildyti šablone esančią informaciją.

4.3. Veikla tampa užbaigta tik tada, kai darbuotojas Pateikia dokumentą. Išėjus iš dokumento pildymo lango veikla lieka neužbaigta.

4.4. Kita informacija veiklą gavusiam darbuotojui:
4.4.1. Atvėrus šio tipo veiklą yra ribojamas funkcijų sąrašas, kurį galima atlikti. Atvėrus dokumento skydelį matomas tik [Tęsti pildymą] mygtukas, jokių kitų funkcijų darbuotojas su šia veikla atlikti negali.
4.4.2. Įprasti dokumento profilio mygtukai atsiranda tik tada, kai veikla yra užbaigiama.

5. Kita informacija:
5.1. Tik užbaigus Užduoties pildymo procesą sukuriami ir toliau automatiškai startuojami siųstame šablone pridėti procesai.
5.2. Jei darbuotojas nepateikia dokumento, sistema siunčia priminimus apie neužbaigtą veiklą standartiškai, kaip ir apie kitas nepabaigtas veiklas.
5.3. Pavaduojantis asmuo nemato kito asmens pildymo veiklų t.y. pavaduojantis asmuo negali atlikti už pavaduojamą šio tipo veiklų.
5.4. Šio tipo veiklos negalima atmesti.