Dokumentų tipų validacijos: dienų limitai, laikotarpiai ir kontrolė

Dokumentų tipų validacijos: dienų limitai, laikotarpiai ir kontrolė. Ši funkcija skirta kontroliuoti darbuotojų naudojamas nuotolinio darbo ir papildomas (PPD, SD ir kt.) bei kitas dienas pagal nustatytus limitus. Sistema automatiškai skaičiuoja likutį, rodo jį pildant prašymą ir tikrina apribojimus. Rezultatas – darbuotojas negali pateikti prašymo, jei viršija nustatytas taisykles. Kaip susikonfigūruoti sistemą, kad tokia kontrolė būtų taikoma skaitykite aprašyme žemiau.

1. Konfigūracija. Konfigūracijoje turite apsirašyti taisykles, pagal kurias bus vykdoma dienų kontrolė. Taisyklę galima apsirašyti dokumento tipo lygiu. Konfigūraciją rasite Dokumentai -> Dokumentų konfigūracija -> Dokumentų tipai. Čia rasite 3 stulpelius, kuriuose nurodykite:
1.1. Validacijos periodas (mėnesiais) – laikotarpis, kuriam taikomas limitas (pvz., mėnuo, 2 mėnesiai, metai). Šis laukas yra privalomas. Be jo sistema nežinos, per kokį laikotarpį skaičiuoti dienas (pvz., mėnuo, metai).
1.2. Validacijos periodui priklausančios darbo dienos – kiek dienų galima panaudoti per šį laikotarpį. Šis laukas yra privalomas. Nurodo, kiek dienų galima panaudoti per periodą. Jei nebus – nebus aišku, ką riboti.
1.3. Validacijos periode teikiamo prašymo ilgumas darbo dienomis (max) – kiek daugiausiai dienų galima imti vienu prašymu. Šis laukas nebūtinas, bet rekomenduojamas. Jei neužpildysite, sistema neribos, kiek dienų galima imti vienu kartu.
1.4. Dokumento tipas atšaukimui – pasirinkite dokumento tipą, kuris bus naudojamas šio dokumento tipo atšaukimui. Užregistravus tokio tipo dokumentą, sistemoje bus panaikinamas anksčiau užregistruoto dokumento dienų panaudojimas ir atstatomas darbuotojo dienų likutis. Svarbu: atšaukimo dokumentas įtakoja tik panaudojimo likutį, jei reikia atšaukti ir susikūrusią Personalo operaciją - atlikite standartinę  PO atšaukimo konfigūraciją skiltyje Dokumentų tipų ir personalo įsakymų susiejimas.
Suvedę reikšmes išsaugokite konfigūraciją. Galite susikonfigūruoti neribotą kiekį dokumentų tipų, kuriems netaikomos kitos validacijos (pvz. mamadieniai/tėvadieniai turi atskirą dienų kontrolę, jo konfigūruoti negalima).

Pavyzdys: pagal pridėtą paveiksle konfigūraciją reiškia, kad darbuotojas per metus gali pasinaudoti 5 sveikatingumo dienomis, bet vieno prašymo trukmė negali būti ilgesnė kaip 1 darbo diena. 

2. Darbuotojui pildant sukonfigūruoto tipo dokumentą bus taikomos taisyklėje aprašytos validacijos. Taip pat pildantis darbuotojas matys atitinkamus dienų likučius.

3. Panaudotų dienų administravimas.
3.1. Dienų panaudojimas fiksuojamas ne prašymo pateikimo ar tvirtinimo metu, o tik dokumento registravimo metu. Tai reiškia, kad kol prašymas nėra užregistruotas, likutis faktiškai dar nėra sumažinamas. Kai dokumentas užregistruojamas, dienos nurašomos nuo likučio ir atsispindi tabelyje.
3.2. Jei dokumentas vėliau išregistruojamas, panaudojimas yra automatiškai atstatomas – dienos grįžta į darbuotojo likutį, tarsi nebūtų buvusios panaudotos.
3.3. Jei dokumento tipui yra sukonfigūruotas laukas Dokumento tipas atšaukimui, užregistravus atšaukimo dokumentą sistema automatiškai atstato anksčiau panaudotas dienas. Jei atšaukimo dokumente nurodytas laikotarpis Data nuo – Data iki, atšaukiamos visos į šį laikotarpį patenkančios sukonfigūruoto dokumento tipo dienos. Jei nurodyta tik Data iki, ši data laikoma ir laikotarpio pradžia, ir pabaiga. Atšaukiamas tik tas panaudojimas, kurio datos patenka į atšaukimo dokumente nurodytą laikotarpį.
3.4. Šiuo metu sistemoje nėra atskiros vietos, kur būtų galima peržiūrėti bendrą darbuotojo panaudotų dienų istoriją ar likutį. Informacija apie likutį rodoma tik pildant naują prašymą arba peržiūrint konkretų dokumentą.

4. Kita informacija:
4.1. Validacija vykdoma pagal darbo dienas – savaitgaliai ir šventinės dienos automatiškai neįskaičiuojamos į trukmę
4.2. Validacija vykdoma darbuotojo lygiu t.y. jei darbuotojas turi kelias darbo sutartis - dienų panaudojimas skaičiuojamas abiems sutartims (taip pat kaip pvz. mamadienis/tėvadienis).
4.3. Jei norite, kad atšaukimo metu būtų atšaukiamas ne tik dienų panaudojimas, bet ir personalo įsakymas, atšaukimo dokumento tipą taip pat reikia nurodyti dokumentų tipų ir personalo įsakymų susiejimo konfigūracijoje. Vien tik dokumento tipo konfigūracijos tam nepakanka.