Dokumentų archyvavimas, archyvuotų dokumentų valdymas, naikinimas

Dokumentų archyvavimas, archyvuotų dokumentų valdymas, naikinimas Dokumentų archyvavimo funkcija ne tik padės Jums pasiruošti dokumentų naikinimui, bet ir leis sumažinti matomų dokumentų kiekį darbuotojams, kurie neturi teisės matyti archyvuotų dokumentų. Taip pat ši instrukcija skirta archyvuotų bylų naikinimo procesui atlikti Dokumentų valdymo sistemoje (DVS). Procesas vyksta keliais etapais: pirmiausia inicijuojamas dokumentų naikinimo aktas, pagal šabloną sukuriamas dokumentas ir paleidžiami jo pasirašymo / tvirtinimo procesai, o tik patvirtinus aktą byla paruošiama galutiniam trynimui. Galutinio trynimo metu byla ir visi joje esantys dokumentai pašalinami negrįžtamai.

1. Archyvuotus dokumentus gali matyti tik tie darbuotojai, kurie turi Operacijos teisę Archyvuotų dokumentų ir bylų paieška. Pagal nutylėjimą ši operacijos teisė pridėta DVS administratoriaus rolei. Jei šios operacijos teisės neturite - archyvuotų dokumentų nematysite. Jei šią operacijos teisę turite - tuomet Filtre Archyvuotas (tiek ERP dokumentų paieškoje, tiek DVS'e) pasirinkite Taip ir matysite tik archyvuotus dokumentus.

2. Dokumentų archyvavimas.
2.1. Susikurkite bylas, kurias turėsite priskirti dokumentams. Archyvuoti galima tik bylai priskirtus dokumentus.
2.1.1. Bylos kuriamos ERP srityje Dokumentai -> Bylos -> Naujas.

2.1.2. Atvertoje Bylos informacijoje nurodykite visą reikiamą informaciją. Ypatingai atkreipkite dėmesį į reikšmes Saugoti bylą iki, atsakingas asmuo ir į Periodo pradžią ir pabaigą. Rekomenduojame kurti bylas pagal dokumentų saugojimo terminą ir periodo pradžią bei pabaigą. Dokumento priskyrimo bylai metu bus validuojama, ar dokumento registracijos data patenka į bylos periodo pradžią bei pabaigą. Jei dokumentas bus registruotas ir jo registracijos data nepateks į periodą - dokumento bylai priskirti negalėsite. Žinoma, į Bylas galėsite pridėti ir neregistruotus dokumentus.
2.2. Priskirkite bylas dokumentams. Tai lengvai padarysite ERP dokumentų paieškoje išsifiltravę reikiamus dokumentus ir paspaudę [Priskirti bylai] (jei pasirinkimo nematote - ieškokite jo išskleidę trikampio simbolį įrankių juostos krašte. Atvertame dialoge pasirinkite Bylą ir ar norite priskirti pažymėtus dokumentus ar visus pagal filtrą.

2.3. Dokumentus priskirti bylai galite ir DVS'e, atvėrus dokumento profilį Pagrindinėje informacijoje.

2.4. Dokumentų archyvavimas atliekamas ERP Dokumentai -> Bylos -> Archyvuoti. Pateikiamas dialogas, kuriame galite patikslinti bylos pagrindinėje informacijoje pateiktus duomenis. Pasitikrinę spauskite [Gerai].

2.5. Jei tarp archyvuojamų dokumentų bus tokių, kurie pasiųsti procesui ir jie bus neužbaigti - tokio dokumento suarchyvuoti negalėsite. Teks užbaigti procesus ir archyvuoti bylą iš naujo. Todėl prieš archyvuojant dokumentus įsitikinkite, kad visi procesai su jais užbaigti.

3. Archyvuoto dokumento niuansai:
3.1. Archyvuotas dokumentas nematomas, jei naudotojas neturi operacijos teisės Archyvuotų dokumentų ir bylų paieška. Jei darbuotojas anksčiau turėjo teisę matyti dokumentą (pavyzdžiui buvo gavęs veiklai ir ją atliko) įvykdytą veiklą jis matys, bet dokumento peržiūrėti negalės. Turintiems operacijos teisę pirmiausia filtre Archyvuotas reikia pasirinkti Taip, tik tada bus matomi ir archyvuoti dokumentai.

3.2. Taip pat nuo tam tikrų naudotojų slepiamas Bylų medis bendrame DVS lange. Tai galima reguliuoti per operacijos teisę Gali matyti bylas. Pagal nutylėjimą teisė priskirta DVS Administratoriaus rolei, taigi kitas roles turintys naudotojai bylų medžio nematys (nebent suteiksite jiems tokia teisę pridėdami minėtą rolę)
3.3. Matantiems bylų medį jis atvaizduojamas sugrupuotas pagal bylos pradžios datą (arba skiltyje kita, jei byla pradžios datos neturi). Jei atitinkamų metų visos bylos suarchyvuotos - medyje jų nematysite.
3.4. Archyvuoto dokumento negalima siųsti procesui, registruoti, išregistruoti ir pan. Jei norite atlikti veiksmus su archyvuotu dokumentu - išarchyvuokite jį. Tai padarysite ERP pasirinkę reikiamą bylą ir paspaudę Išarchyvuoti. Atlikę reikiamus veiksmus su dokumentu galėsite vėl iš naujo suarchyvuoti bylą, kaip kad aprašyta aukščiau.

4. Archyvuotų dokumentų naikinimas NEGRĮŽTAMAI.
4. 1. Konfigūracija.
4.1.1. Naikinimo akto generavimui naudojamas sistemoje jau sukurtas standartinis BSS Office Add-in šablonas DocumentDossierCertificateOfDestruction. Naudotojui papildomai šio šablono kurti nereikia, tačiau prie jo turi būti priskirtas dokumento šablonas ir procesai, pagal kuriuos bus sukuriamas bei tvirtinamas dokumentų naikinimo aktas. Norėdami priskirti dokumento šabloną eikite Ataskaitos -> Šablonai ir raskite ataskaitos šabloną Dokumentų naikinimo aktas bei atvėrę jį nurodykite sukurtą dokumento šabloną, kuris neturi fizinio failo, bet turi aprašytus procesus ir kitą reikiamą informaciją, nurodytą dokumento šablone (katalogą, registrą, atributus ir kt.)

4.1.2. Negrįžtamo dokumentų naikinimo veiksmus gali atlikti tik naudotojas, turintis operacijos teisę Leisti naikinti archyvuotas bylas. Pagal nutylėjimą ši teisė suteikta super administratoriui.

4.1.3. Byloje, kurią norima naikinti, turi būti užpildytas laukas Saugoti bylą iki, nes pagal šią datą sistema nustato, ar saugojimo terminas jau pasibaigęs. Naikinti galima tik archyvuotas bylas, kurių statusas yra Saugoma t.y. prieš naikinimo proceso iniciavimą pasitikrinkite ar visos bylos yra suarchyvuotos.

4.2. Naikinimo akto paruošimas. Tik tada kai tvarkingai užbaigti visi naikinimo akto procesai galima atlikti archyvuotų dokumentų naikinimą.  Bylų paieškoje (Dokumentai -> Bylos) suraskite archyvuotą bylą, kurios statusas yra Saugoma, ir patikrinkite, ar lauke Saugoti bylą iki nurodyta data jau yra suėjusi. Jeigu saugojimo terminas dar nepasibaigęs, mygtukas [Ruošti naikinimo aktą] bus neaktyvus, o jeigu terminas suėjęs – pažymėkite bylą ir paspauskite [Ruošti naikinimo aktą]. Sistema pateiks patvirtinimo klausimą, ar tikrai norite inicijuoti pasirinktos bylos naikinimą. Patvirtinus veiksmą, bylos statusas pakeičiamas į Ruošiamas naikinimo aktas, pagal standartinį BSS Office Add-in šabloną sugeneruojamas dokumentų naikinimo aktas, sukuriamas dokumento profilis ir paleidžiami dokumento šablone priskirti procesai.
Bylos Dokumentai skiltyje matysite sugeneruoto naikinimo akto dokumentą. Sugeneruoto akto dokumentas iškeliauja procesuose nurodytiems dalyviams, kur procesai yra užbaigiami įprastai.

4.3. Naikinimo akto tikrinimas. Tik užbaigus visus procesus galima inicijuoti archyvuotų dokumentų naikinimą. Kai visi procesai užbaigti ir visi sprendimai priimti, grįžkite į bylų sąrašą, pažymėkite bylą ir paspauskite [Tikrinti naikinimo aktą]. Sistema patikrina, ar dokumentų naikinimo aktas susietas su byla, ar visi procesai užbaigti ir ar nėra atmestų arba atšauktų sprendimų. Jeigu patikra sėkminga, bylos statusas pakeičiamas į Paruošta trinti.

Jeigu naikinimo aktas nerandamas, procesai nėra pradėti, ne visi sprendimai priimti arba bent vienas procesas atmestas / atšauktas, sistema bylos neparuošia trynimui. Tokiu atveju bus pateikiamas pranešimas, kad dokumentų naikinimo aktas turi nebaigtų procesų, arba bylos statusas grąžinamas į Saugoma. Pavyzdžiui - jei Naikinimo akto dokumento procesai buvo atšaukti ir norite iniciuoti kito Aktos siuntimą - Bylų paieškoje spauskite [Tikrinti naikinimo aktą] ir Bylos statusas grįš į Saugoma, bei vėl galėsite inicijuoti Naikinimo akto siuntimą.
4.4. Archyvuotų dokumentų naikinimas negrįžtamai. Kai bylos statusas yra Paruošta trinti, pažymėkite bylą ir paspauskite [Trinti]. Sistema negrįžtamai ištrina bylą, visus byloje esančius dokumentus ir susijusius metaduomenis. Ištrinti dokumentai nepatenka į šiukšlinę ir negali būti atkurti.

4.5. Kita informacija.
4.5.1. Bylos statusų Ruošiamas naikinimo aktas ir Paruošta trinti rankiniu būdu keisti negalima.
4.5.2. Kai byla ruošiama naikinimui arba jau paruošta trynimui, bylos informacija tampa neredaguojama.
4.5.3. Bylos su šiais statusais DVS portale naudotojams nerodomos, o pats galutinis trynimas atliekamas tik ERP sistemoje.