Priminimų apie darbuotojų darbo stažo sukaktis valdymas

Priminimų apie darbuotojų darbo stažo sukaktis valdymas. BSS ERP sistemoje galite susikonfigūruoti automatinius priminimus apie artėjančias darbuotojų darbo stažo sukaktis. Tai patogu personalo specialistams ir vadovams, norintiems laiku sužinoti, kada darbuotojui sukanka, pavyzdžiui, 1, 5, 10 ar 15 darbo įmonėje metų. Galite pasirinkti, apie kokias darbo stažo sukaktis norite gauti informaciją, kiek dienų prieš jas siųsti priminimą, kokiu periodiškumu priminimai turi būti siunčiami ir kas juos gaus.

1. Priminimų siuntimo konfigūracija.
Konfigūracija atliekama Administravimas -> Programos nustatymai. Raskite ir pagal poreikį pakoreguokite šiuos nustatymus:
1.1. Darbo stažo sukaktys, kurioms siunčiami priminimai (reikšmės atskiriamos kableliu) – nurodykite, apie kokias darbo stažo sukaktis norite gauti priminimus. Metų skaičius įveskite atskirdami kableliu, pavyzdžiui, 1,3,5,10,15. Pagal nutylėjimą nustatytos reikšmės 5,10,15,20,25,30.
1.2. Dienų skaičius, kuriam likus iki darbo stažo sukakties siųsti priminimą ( Min=1; Max=9999 ) – nurodykite, per kiek artimiausių dienų turi sukakti pasirinktas darbuotojo darbo stažas, kad jis būtų įtrauktas į priminimą. Pagal nutylėjimą nustatyta reikšmė 31. Tai reiškia, kad į priminimą bus įtraukti darbuotojai, kuriems pasirinkta darbo stažo sukaktis artėja per ateinančią 31 dieną.
1.3. Darbuotojų darbo stažo priminimo periodiškumas dienomis ( Min=1; Max=9999 ) – nurodykite, kas kiek dienų norite gauti priminimus. Pagal nutylėjimą nustatyta reikšmė 30, todėl priminimai siunčiami ne dažniau kaip kas 30 dienų. Svarbu: ši reikšmė nurodo priminimų siuntimo dažnumą, o ne tai, prieš kiek dienų iki sukakties būsite informuoti. Jei norite priminimus gauti kiekvieną dieną, nurodykite 1.
1.4. Darbuotojų darbo stažo priminimų gavėjų el. paštas/ (-ai) (reikšmės atskiriamos kableliu) – nurodykite el. pašto adresus, kuriais turi būti siunčiami priminimai. Jei gavėjų keli, jų adresus atskirkite kableliu. Pavyzdžiui: [email protected],[email protected]. Šis nustatymas pagal nutylėjimą neužpildytas, todėl norėdami gauti priminimus būtinai nurodykite jų gavėjus. Priminimai darbuotojams, kurių darbo stažo sukaktys artėja, automatiškai nesiunčiami.
1.5. Darbuotojo darbo stažo priminimo šablonas – nurodomas el. laiško šablonas, pagal kurį formuojami priminimai. Jei reikia, galite pakoreguoti jo tekstą. Pranešimų šablonus rasite Planavimas -> Pranešimų šablonai. Koreguodami šabloną neištrinkite jame naudojamų sisteminių reikšmių, nes pagal jas į laišką įtraukiama aktuali informacija apie darbuotojus.

2. Kaip veikia priminimų siuntimas?
Pagal nurodytą konfigūraciją sistema automatiškai atrenka darbuotojus, kuriems artėja pasirinktos darbo stažo sukaktys, ir suformuoja bendrą el. laišką nurodytiems gavėjams. Darbo stažas vertinamas pagal pagrindinių darbo sutarčių duomenis, įvertinant darbo stažo korekcijas.
Pavyzdžiui, nustatėte:
Darbo stažo sukaktys – 5,10,15.
Dienų skaičius iki sukakties – 31.
Priminimų periodiškumas – 30.
Gavėjas – [email protected].
Tokiu atveju sistema kas 30 dienų siųs priminimą apie darbuotojus, kuriems per artimiausią 31 dieną sukaks 5, 10 arba 15 darbo stažo metų.
Priminimų siuntimą vykdo automatinis masinis procesas Artėjančių darbuotojų darbo stažo sukakčių priminimas. Jis paleidžiamas kiekvieną dieną ankstyvą rytą.

3. Ką gausite, jei artėjančių darbo stažo sukakčių nėra?
Jeigu priminimo siuntimo metu sistema neras darbuotojų, kuriems per pasirinktą laikotarpį artėja nurodytos darbo stažo sukaktys, nurodytais el. pašto adresais vis tiek bus išsiųstas informacinis laiškas. Jame bus nurodyta, kad per ateinančias nustatyto laikotarpio dienas darbuotojų, kuriems artėja darbo stažo sukaktys, nerasta. Taigi net ir nesant artėjančių sukakčių žinosite, kad priminimų siuntimas veikia.

4. Ką patikrinti, jei priminimų negaunate?
Jei priminimų negaunate, pirmiausia peržiūrėkite Administravimas -> Programos nustatymai ir įsitikinkite, kad nurodyti gavėjų el. pašto adresai, pasirinktos reikiamos darbo stažo sukaktys ir pranešimo šablonas. Taip pat patikrinkite, ar jau praėjo nustatytas priminimų siuntimo periodiškumas. Jei reikia daugiau informacijos, atverkite masinio proceso vykdymo detales – jose pateikiami pranešimai apie trūkstamus nustatymus arba priminimo neišsiuntimo priežastis.