Automatinis komandiruočių įsakymų ir personalo operacijų kūrimas iš laiko kortelių

Automatinis komandiruočių įsakymų ir personalo operacijų kūrimas iš laiko kortelių. Funkcionalumo pagalba galite automatiškai sugeneruoti komandiruočių įsakymus, kurie sukuria personalo operacijos, o šios - atitinkamus žymėjimus tabelyje.
1. Konfigūracija. Tam, kad automatiškai galėtumėte kurti Komandiruočių Personalo įsakymus ir operacijas, būtina išsaugoti tam tikrus nustatymus sistemoje. Konfigūracija atliekama 1 kartą.
1.1. Programos nustatymai Personalo įsakymų ir Personalo operacijų kūrimui. Administravimas -> Programos nustatymai suvedami reikiami nustatymai kaip aprašyta žemiau.
1.1.1. Komandiruočių įsakymų dokumentų generavimo tipas pagal nutylėjimą - pasirenkama Iš laiko kortelių
1.1.2. Komandiruotės įsakymo šablonas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - nurodomas dokumento šablono pavadinimas, pagal kurį bus kuriami Personalo įsakymai
1.1.3. Komandiruotės šalies atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Komandiruotės šalį operacijoje
1.1.4. Data nuo atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Datą nuo operacijoje
1.1.5. Data iki atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Datą iki operacijoje
1.1.6. Miesto atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Miesto informaciją
1.1.7. Projekto numerio atributas kuriant įsakymo dokumentą iš laiko kortelių - pasirenkama koks sistemoje esantis atributas nurodys Projektą operacijoje
1.1.8. Projekto kelionės trukmė į objektą dienomis pagal nutylėjimą - čia esantis skaičius bus pridedamas prie Komandiruotės personalo operacijos trukmės.
1.1.9. Projekto kelionės trukmė į objektą dienomis pagal nutylėjimą ( Min=0; Max=10 ) – generuojant įsakymus pagal čia esančią reikšmę bus pridedamas dienų skaičius prie įsakymo trukmės, kai projektai keisis iš Užsienio šalies į Lietuvą (kitaip sakant grįžimo namo laikas).
Teisingai užpildyti programos nustatymai atrodys taip:

1.1.10. Maksimalus tarpas dienomis tarp laiko kortelių generuojant komandiruočių personalo operacijas (Min=0; Max=30) – nurodykite maksimalų dienų tarpą tarp laiko kortelių, iki kurio laikotarpiai bus sujungiami į vieną komandiruotės personalo operaciją. Numatytoji nustatymo reikšmė – 2. Jei tarpas tarp laiko kortelių yra didesnis už nustatytą reikšmę, bus kuriamos atskiros personalo operacijos. Pavyzdžiui, nurodžius 2, kai tarpas yra 1 arba 2 dienos, laikotarpiai sujungiami į vieną personalo operaciją, o kai tarpas yra 3 ar daugiau dienų – kuriamos atskiros personalo operacijos.
1.1.11. Programos nustatyme Šalys(ISO3), kurių laiko kortelėms negeneruoti komandiruotės įsakymo (atskiriama ; ) pagal nutylėjimą nurodyta, kad jei projekte nurodyto adreso šalis Lietuva - tokioms laiko kortelėms nebūtų kuriamos personalo operacijos ir personalo įsakymai. Jei vis dėl to norite, kad ir Lietuvoje esantiems projektams kurtųsi ši informacija - minėtame nustatyme esančią reikšmę ištrinkite.

1.2. Automatinis personalo operacijų tvirtinimas. Programos nustatymuose galite nustatyti, kad sukurtos personalo operacijos bus iš karto automatiškai patvirtinamos. Tam reikia programos nustatyme Ar patvirtinti personalo operacijas automatiškai? pažymėti varnelę.


1.3. Grupuoti darbuotojo komandiruotės operacijas įsakyme, generuojant komandiruotes įsakymus iš laiko kortelių. Įjungus šį nustatymą, tam pačiam darbuotojui sukurtos komandiruotės personalo operacijos grupuojamos į vieną komandiruotės dokumentą. Personalo operacijų kūrimo logika nesikeičia – jos ir toliau atskiriamos pagal komandiruotės šalį bei tarpą tarp laikotarpių, jei jis didesnis nei Maksimalus tarpas dienomis tarp laiko kortelių generuojant komandiruočių personalo operacijas nustatyme nurodyta reikšmė. Svarbu: Naudojant šį nustatymą, pasirinktame komandiruotės dokumento šablone personalo operacijų atributai turi būti sugrupuoti. Jei dokumento šablonas nėra tinkamai sukonfigūruotas, komandiruočių generavimo procesas sustabdomas ir pateikiamas klaidos pranešimas apie neteisingą konfigūraciją.

1.4. Komandiruočių generavimo pagal tabelio žymėjimą konfigūracija. Komandiruočių personalo operacijas ir įsakymus galima generuoti ne tik pagal laiko kortelėse užregistruotą darbą projektuose, bet ir pagal tabelių portale darbuotojams pažymėtas planuojamas komandiruočių dienas. Norėdami naudoti šį funkcionalumą, pirmiausia atlikite konfigūraciją.
1.4.1. Sistemoje naudojamas darbo laiko žymėjimas PLK – Planinė Komandiruotė. Kad šį žymėjimą būtų galima pasirinkti tabelių portale, įtraukite jį į žymėjimų grupę PDZTP – Papildomi dienos žymėjimai tabelių portale.
Svarbu: pagal nutylėjimą ši grupė yra tuščia. Kol jai nepriskirtas nė vienas žymėjimas, tabelių portale papildomų žymėjimų pasirinkimas nerodomas.

1.4.2. Atverkite Administravimas -> Programos nustatymai ir raskite nustatymą Tabelio žymėjimas kuriam generuoti komandiruotės įsakymus iš laiko kortelių. Per paiešką pasirinkite žymėjimą PLK – Planinė Komandiruotė ir išsaugokite pakeitimus.
Pagal pasirinktą žymėjimą sistema nustatys, kuriomis tabelio dienomis darbuotojui planuojama komandiruotė, ir šią informaciją naudos generuodama komandiruočių personalo operacijas bei įsakymus.

1.4.3. Jeigu norite, kad darbuotojo komandiruotės personalo operacijos būtų sujungiamos į vieną įsakymo dokumentą, įjunkite nustatymą Grupuoti darbuotojo komandiruotės operacijas įsakyme, generuojant komandiruotes įsakymus iš laiko kortelių. Tokiu atveju tam pačiam darbuotojui gali būti sukuriamos kelios personalo operacijos, tačiau jos bus įtrauktos į vieną dokumentą. Naudojant šį nustatymą, dokumento šablone personalo operacijų atributai turi būti sugrupuoti.

Kiti komandiruočių generavimo nustatymai, įskaitant kelionės trukmę, maksimalų tarpą tarp laiko kortelių ir šalių išimtis, taikomi taip, kaip aprašyta ankstesniuose instrukcijos punktuose.

2. Įsakymų ir personalo operacijų automatinis kūrimas. Įsakymai generuojami pagal sukurtų laiko kortelių informaciją. Laiko kortelės yra sukuriamos atlikus žymėjimus Projektų laiko portale. Prieš generuojant įsakymus turi būti suvesta informacija už reikiamą periodą Projektų laiko portale t.y. darbuotojų dirbtas laikas prie projektų.
SVARBU: Komandiruotės personalo operacijoje, kuri sukuriamam įsakymų automatinio generavimo metu, naudojama šalis. Šalis į operaciją paimama pagal projekte nurodytą adresą (pav. žemiau). Labai svarbu susitikrinti, ar projektai, kuriems priskirti darbuotojai, turi nurodytą Adresą, o jame – šalį. Šalies vaidmuo čia labai svarbus, nes jei keičiasi darbuotojo projektas periode yra tikrinama ar Projektai yra skirtingose šalyse, ar šalis nėra Lietuva ir tada atitinkamai generuojami komandiruočių įsakymai.

2.1. Įsitikinkite, kad už periodą, kuriam generuosite Įsakymus/personalo operacijas visiems darbuotojams yra užpildytos laiko kortelės. Laiko kortelės kuriasi automatiškai, kai tik Jūs atliekate reikiamus žymėjimus tabelių portale.

2.2. Sugeneruokite personalo įsakymus ir personalo operacijas. Tai padarysite Personalas ir atlyginimai -> Personalo operacijos -> Veiksmai -> Generuoti komandiruočių įsakymus

2.3. Atvertoje lentelėje nurodykit:
2.3.1. Registracijos data - nurodoma paskutinė periodo diena. Šiai datai bus registruojamas personalo įsakymas
2.3.2. Laikotarpis - nurodomas laikotarpis už kurį bus generuojami komandiruočių įsakymai ir personalo operacijos
2.3.3. Darbuotojas - gali būti nurodomas darbuotojas, kuriam norite generuoti operacijas. Nenurodžius bus generuojama visiems tame periode esantiems darbuotojams, pagal suvestas laiko korteles.
2.3.4. Projektas - gali būti nurodomas projektas, kuriam norite generuoti operacijas. Nenurodžius bus generuojama visiems tame periode esantiems projektams, pagal suvestas laiko korteles.

Užpildę informaciją spauskite [Gerai]
2.4. Jums bus pateiktas informacinis pranešimas, kad masinis procesas prasidėjo. Proceso eigą, rezultatus, galite matyti Masiniai procesai -> Masinio proceso vykdymas ir atvėrę masinio proceso eilutę

2.5. Masinio proceso detalėse matysite sukurtus objektus

2.6. Jei personalo įsakymas ir operacija jau buvo sukurti - dublikatai nebus kuriami.

2.7. Jei masiniam procese randate informaciją, kad operacija nebus sukurta, nes operacijos laikotarpis persidengia su kitomis sukurtomis operacijomis:
2.7.1. Atlyginimai ir personalas -> Personalo operacijos pasitikrinkite ar dar nėra sukurtų personalo operacijų konkrečiam laikotarpiui ir konkrečiam darbuotojui. Tai lengvai padarysite paieškoje nurodę Darbuotojo vardą ir pavardę ir galiojimo datą

2.7.2. Jei 2.7.1. punkte operacijų neradote – pasitikrinkite konkretaus darbuotojo laiko korteles ir pagrupuokite jas pagal projektą. Laiko korteles rasite Planavimas -> Laiko kortelės. Komandiruočių įsakymai kuriami vadovaujantis sekančia logika:
2.7.2.1. jei laikotarpyje yra A projektas Lietuva B projektas Lietuva – Personalo operacija nekuriama, nebent pasikoregavote 1.1.11. punkte aprašytą nustatymą.
2.7.2.2. jei laikotarpyje yra A projektas Lietuva B projektas Užsienio šalis – Personalo operacija kuriama Užsienio šalyje nuo tos datos kur yra suvesta laiko kortelė Užsienio šalyje + 1.1.9. punkte įvardinto nustatymo reikšmė. Jei matomas kelionės laiko persidengimas su kitomis operacijomis – įsakymas sukuriamas datomis, atsižvelgiant į persidengiančias datas. Pavyzdžiui: Užsienio šalyje laiko kortelės yra nuo 06 12 iki 06 19. Nustatyme (1.1.9. punkte) 2 d. Jei nėra jokių personalo operacijų tai komandiruotė bus sukurta datomis 06-10 iki 06-19. Jei pvz. yra personalo operacija Atostogos nuo 06 05 iki 06 11, tai komandiruotės įsakymo datos bus 06 12 iki 06 19 (nebus traktuojama kaip persidengimas). Bet jei Atostogų personalo operacija bus 06 06 iki 06 15, tai bus traktuojamas persidengimas ir komandiruotės įsakymas nebus kuriamas.
2.7.2.3. jei laikotarpyje yra A projektas Užsienio šalis B projektas kita Užsienio šalis – Kuriamos 2 atskiros personalo operacijos kiekvienai Užsienio šaliai. Data nuo ir iki bus laiko kortelės suvedimo atitinkamame projekte data.
2.7.2.4. jei laikotarpyje yra A projektas Užsienio šalis B projektas Lietuva – Personalo operacija kuriama Užsienio šaliai iki tos datos kur yra suvesta laiko kortelė + 1.1.9. punkte įvardinto nustatymo reikšmė. Jei matomas kelionės laiko persidengimas su kitomis operacijomis – įsakymas sukuriamas datomis, atsižvelgiant į persidengiančias datas (analogiškai kaip 2.7.2.2. punkte aprašyta)
2.7.2.5. jei komandiruotės laikotarpyje yra arba persidengia kokia nors kita personalo operacija (liga, atostogos ir pan.), komandiruotės įsakymas nebus generuojamas. Turėsite susikurti ranka.
Jeigu yra poreikis, kad 2.7.2.4. būtų kitoks dienų tarpas konkrečių projektų atveju, nei nurodyta nustatyme, galite nurodyti parvykimo dienų skaičių konkrečiame projekte. Atkreipkite dėmesį, kad dienų skaičių turite nurodyti projekte, iš kurio išvykstama.

Na o jei yra poreikis, kad tam tikriems darbuotojams aplamai kelionės dienos nebūtų pridedamos, tada programos nustatyme Padalinys kuriam netaikoma projekto kelionės trukmė į objektą nurodykite Padalinyje. Nurodytam padalinyje esantiems darbuotojams kelionės laikas aplamai nebus taikomas t.y. komandiruotės trukmė bus tik tokia, kokiomis datomis bus suvestos laiko kortelės.

2.8. Komandiruočių generavimas pagal tabelių portale suvestus papildomus žymėjimus.
2.8.1. Komandiruotės dienų pažymėjimas. Atverkite tabelių portalą ir pasirinkite darbuotoją bei dieną, kuriai norite nurodyti planuojamą komandiruotę. Dienos detalių lange pasirinkite [Papildomi žymėjimai].
Atsivėrusiame sąraše matysite visus žymėjimus, kurie įtraukti į PDZTP – Papildomi dienos žymėjimai tabelių portale grupę. Pažymėkite PLK – Planinė Komandiruotė. Pasirinktas žymėjimas bus pridėtas prie dienos duomenų, atskirai nuo pagrindinių darbo laiko žymėjimų.
Svarbu: PLK žymėjimą galima pridėti nekeičiant jau suvestų darbo valandų. Pats PLK žymėjimas darbo užmokesčio skaičiavimui įtakos neturi.

2.8.2. Papildomų žymėjimų kopijavimas. Jei darbuotojo komandiruotė trunka kelias dienas, PLK žymėjimą galite nukopijuoti į kitas tabelio dienas.
Kopijuojant dieną, kurioje yra papildomų žymėjimų, pateikiami du pasirinkimai:
- Kopijuoti visus žymėjimus – nukopijuojami dienos darbo laiko žymėjimai, valandos, papildomi žymėjimai ir paskirstymas, jeigu jis buvo nurodytas.
- Kopijuoti tik papildomus žymėjimus – nukopijuojami tik papildomi žymėjimai. Dienoje jau suvestos valandos ir paskirstymas nekeičiami.
Pavyzdžiui, jeigu darbuotojui spalio 7–9 dienomis planuojama komandiruotė, galite PLK žymėjimą įvesti spalio 7 dieną ir, pasirinkę Kopijuoti tik papildomus žymėjimus, nukopijuoti jį į spalio 8 ir 9 dienas. Taip nereikės iš naujo įvesti darbo valandų ar keisti jų paskirstymo.

2.8.3. Laiko kortelių paruošimas. Prieš generuodami komandiruočių personalo operacijas įsitikinkite, kad:
- tabelių portale suvesti reikalingų dienų PLK žymėjimai;
- darbuotojų laikas priskirtas atitinkamiems projektams;
- projektų adresuose nurodytos šalys, pagal kurias bus nustatoma komandiruotės vieta;
- reikalingo laikotarpio tabelio dienos nėra užrakintos.
Būtina perskaičiuoti laiko korteles. Perskaičiavimo metu atnaujinama informacija, reikalinga komandiruočių generavimui, įskaitant darbdavio ir partnerio duomenis. Jeigu laiko kortelės nebus perskaičiuotos, masinis procesas gali nesukurti komandiruotės personalo operacijos ir dokumento. Perskaičiavimą atliksite ERP Planavimas -> Laiko kortelių paieška. Išfiltruokite reikiamas laiko korteles naudodamiesi Datos filtru ir spauskite [Perskaičiuoti].

2.8.4. Komandiruočių įsakymų generavimas. Atverkite Personalas ir atlyginimai -> Personalo operacijos -> Veiksmai -> Generuoti komandiruočių įsakymus.
Nurodykite laikotarpį, už kurį generuosite komandiruotes, ir kitus reikalingus parametrus, kaip aprašyta 2.3 punkte. Spauskite [Gerai].
Sistema pagal laiko korteles atrinks dienas, kuriose darbuotojams yra nurodytas programos nustatyme pasirinktas PLK žymėjimas. Pagal šiuos duomenis bus generuojamos komandiruočių personalo operacijos ir įsakymų dokumentai.
Komandiruočių laikotarpiams taip pat taikomi kelionės trukmės, maksimalaus tarpo tarp laiko kortelių ir kiti ankstesniuose punktuose aprašyti nustatymai. Todėl sugeneruotos komandiruotės datos gali skirtis nuo dienų, kurioms tabelyje buvo nurodytas PLK žymėjimas.

2.8.5. Generavimo rezultato patikrinimas. Masinio proceso eigą ir rezultatus galite peržiūrėti Masiniai procesai -> Masinio proceso vykdymas. Proceso detalėse papildomai matysite, pagal kurį tabelio žymėjimą generuojamos komandiruotės.
Sėkmingai įvykdžius procesą sukuriamos komandiruočių personalo operacijos ir įsakymų dokumentai. Komandiruotės šalis nustatoma pagal projekto adresą, o dienpinigiai apskaičiuojami pagal komandiruotės duomenis ir sistemos nustatymus.
Jeigu komandiruotės laikotarpiui jau yra sukurta kita personalo operacija, dėl laikotarpių persidengimo nauja komandiruotės operacija gali būti negeneruojama.

2.8.6. Žymėjimų atvaizdavimas tabelyje. Patvirtinus sugeneruotą komandiruotės personalo operaciją, tabelyje atsiranda komandiruotės žymėjimas K. Darbo valandų ir papildomų žymėjimų išsaugojimas priklauso nuo programos nustatymo Tvirtinant personalo operaciją išlaikyti suvestą laiką tabelyje.
- Kai nustatymas įjungtas, anksčiau suvestos darbo valandos išlieka, o prie PLK žymėjimo papildomai atsiranda K.
- Kai nustatymas išjungtas, darbo valandos atnaujinamos pagal darbuotojo grafiką, o PLK žymėjimas pakeičiamas K.
Svarbu: jeigu PLK žymėjimas įvestas, tačiau komandiruotės personalo operacija dar nesugeneruota, jis ir toliau rodomas tabelyje, tačiau savaime nekeičia darbo užmokesčio skaičiavimo.

2.9. Komandiruočių atvaizdavimas PV12 ataskaitoje. Ataskaita PV12 Komandiruotės pagal šalį papildyta parametru Grupuoti pagal darbuotoją, kuris leidžia pasirinkti, kaip ataskaitoje bus pateikiami komandiruočių duomenys.
2.9.1. Kai pasirinkta Taip (numatytoji reikšmė), darbuotojo komandiruotės į tą pačią šalį apjungiamos. Jeigu darbuotojas per pasirinktą laikotarpį kelis kartus vyko į tą pačią šalį, ataskaitoje rodoma apibendrinta informacija, o atskirų komandiruočių pradžios ir pabaigos datos nepateikiamos.
2.9.2. Kai pasirinkta Ne, komandiruotės pateikiamos atskirais laikotarpiais. Ataskaitoje papildomai rodomi stulpeliai Data nuo ir Data iki, kuriuose nurodomos kiekvienos komandiruotės pradžios ir pabaigos datos pagal personalo operaciją.
Pavyzdžiui, jeigu darbuotojas spalio mėnesį du kartus vyko į Latviją, pasirinkus Taip bus pateikta bendra komandiruočių į Latviją informacija, o pasirinkus Ne – abi komandiruotės atskirai, su jų datomis.

3. Galimos klaidos, kai masinis komandiruočių įsakymų generavimas nepavyksta:
3.1. Prisijungęs prie sistemos naudotojas neturi priskirto darbuotojo. Tokiu atveju reikia darbuotojo kortelėje pridėti naudotoją ir kortelę išsaugoti

3.2. Darbuotojas, kuriam generuojamas komandiruotės įsakymas neturi adresato. Masiniame procese gaunama klaida: Nepavyko sukurti komandiruotės įsakymo dokumento. Šalis: DE. Projektas: . Laikotarpis: 2021-05-30 – 2021-06-05. Apdoroti objektai – probleminis darbuotojas. Tokiu atveju adresatą reikia sukurti.
3.2.1. Eikite Veiklų ir užduočių valdymas -> Adresatai -> naujas -> iš Darbuotojų

3.2.2. Atvertame lange pasirinkite Darbuotojai ir spauskite [Gerai]

3.2.3. Atvertoje paieškoje raskite reikiamą darbuotoją ir pasirinkę jį spauskite [Gerai]. Adresatas bus sukurtas, kartokite komandiruočių generavimo procesą.