Gaunamų sąskaitų skaitmeninimas

Šio funkcionalumo pagalba susisteminsite visų gaunamų pirkimo sąskaitų procesą, nuo sąskaitos gavimo, jos informacijos skaitmeninimo, kaštų centrų nusirodymo, sąskaitos patvirtinimo iki automatinio pajamavimo buhalterinėje programoje. Procesas susideda iš šių žingsnių:

Sąskaitos įkėlimas

Sąskaitą į sistemą patogiausia įkelti ją išsiunčiant vieningu el. pašto adresu. Sistemoje bus išsaugomas ne tik sąskaitos dokumentas, bet ir pats laiškas. Taip pat sąskaitos dokumentą galima tiesiog įkelti prisijungus prie sistemos ir išsiųsti skaitmeninimui.

Sąskaitos skaitmenizavimas

Įkelti į sistemą sąskaitų dokumentai gali būti automatiškai išsiųsti skaitmeninimui t.y. automatiniam sąskaitos duomenų atpažinimui. Kam įvesti duomenis rankiniu būdu ir taisyti klaidas, jei šią užduotį galima automatizuoti ir perduoti OCR arba dirbtiniam intelektui? Duomenys iš sąskaitos faktūros atpažįstami ir įvedami automatiškai, 99 % tikslumu. Atpažinimo metu nuskaitoma: sąskaitos numeris, sąskaitos data, tiekėjas, Suma, apmokėjimo terminas ir kt. Sąskaitos skaitmenintoją galite rinktis iš mūsų partnerių:

Kąštų centrų nusirodymas

Po sąskaitos skaitmeninimo priklausomai nuo sistemoje aprašytų taisyklių užduotį susijusią su šia sąskaita gali gauti atsakingas darbuotojas, kuris nurodys Jūsų įmonėje naudojamus kaštų centrus, projektą, paskirstyti kokia sąskaitos suma, kokiam kaštų centrui priskiriama. Pasikartojančios sąskaitoms darbuotojas gali išsaugoti kaštų centrų duomenis kaip ruošinį, ir vėliau panaudoti šį ruošinį greitam naujų sąskaitų priskyrimui kaštų centrams.

Sąskaitos tvirtinimas

Jeigu prieš pajamuojant sąskaitą, ją reikia patvirtinti galima tai sukonfigūruoti remiantis tiek skaitmeninimo, tiek nurodytų kaštų centrų informacija. Po sąskaitos tvirtinimo įprastai sąskaita virtualiai nukeliauja į buhalteriją pajamavimui.

Sąskaitos automatinis pajamavimas buhalterinėje programoje

Sąskaitai „atkeliavus“ pas apskaitos darbuotoją, jis ją patikrina. Apskaitos darbuotojas gali pakoreguoti sąskaitų duomenis kaip pvz. patikslinti DK sąskaitos numerį, PVM kodą ar pan. Jei duomenis teisingi darbuotojas pažymi, jog sąskaita yra tvarkinga ir paruošta importavimui į apskaitos sistemą. Jei duomenyse yra klaidų ar trūksta atsakingų asmenų tvirtinimų, apskaitos darbuotojas gali paprašyti papildomų komentarų arba atmesti sąskaitą nurodydamas priežastį. Jei sąskaita korektiška ją iš mūsų sistemos galima atiduoti į apskaitos programą.