Naujienos

Gamtą tausojame ne tik sodindami medelį, bet ir jį išsaugodami.  Ne vienas iš mūsų, dirbdamas biure, gauname elektroninius laiškus, kurių prierašai skelbia: „Prieš spausdindami įsitikinkite, kad tai yra būtina. Taupykime popierių, taupykime išteklius“. Ar esame suskaičiavę, kiek per dieną, savaitę, mėnesį ar metus atspausdiname dokumentų ir kiek sunaudojame vertingos iš gamtos gaunamos žaliavos – popieriaus? VšĮ „Pakuočių tvarkymo organizacija“ duomenimis, biuro darbuotojas per metus vidutiniškai sunaudoja 10 000 popieriaus lapų. Kaip paversti įstaigą biuru, kuriame dokumentai nespausdinami?

UAB „BSS IT“ kolektyvas savo darbe nenaudoja popierinių dokumentų. Kaip tai pasiekė?
Įmonė kuria ir diegia verslo valdymo sistemą, apimančią buhalterinę apskaitą, personalo valdymą, darbo užmokesčio skaičiavimą, dokumentų valdymą, nekilnojamo turto valdymą, darbą su klientais (CRM). Pirmiausia savo produktą UAB „BSS IT“ išbandė patys, ir dabar, įdiegus modernią elektroninių dokumentų valdymo sistemą, biure išsiverčiama be popierinių dokumentų.

„Nebespausdinkime sąskaitų faktūrų, sutarčių ar įvairiausių personalo dokumentų ir nustebsime, kad net ir nedidelėje įmonėje perkamo popieriaus per metus sunaudosime tiek, kiek dabar sunaudojame per mėnesį, – sakė  UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus Jankauskas. –  Tik iš pradžių tai atrodo sudėtinga, tačiau žingsnis po žingsnio kiekviena įmonė gali pereiti prie elektroninių dokumentų.“

Nuo ko pradėti?

• Pirmiausia nereikia pamiršti, kad pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, kurios galioja jau nuo 2012 metų, daugelį dokumentų tikrai galime saugoti tik elektroninėse laikmenose – nebūtina spausdinti.
• Oficialūs dokumentai turi būti pasirašomi, todėl reikia apsispręsti, kokį elektroninį parašą naudosime. Bet dalis dokumentų tinkami naudoti ir be elektroninio parašo.
• Dalis dokumentų liks popieriniais – tie, kuriuos gausime iš įmonių, nenaudojančių elektroninio parašo.

UAB „BSS IT“ sukurtoje personalo valdymo sistemoje parengti elektroniniai šablonai pildyti darbo sutartims, prašymams dėl atostogų, įvairiausiems personalo įsakymams ir t.t. Jie sukelti į Dokumentų valdymo sistemą – tam sukonfigūruotas Personalo valdymo modulis. Darbuotojai atostogų prašymą pildo pagal paruoštą šabloną sistemoje, o pavaduojantis asmuo ir direktorius pasirašo įsakymą dėl atostogų vienu mygtuko spustelėjimu. Dokumentų valdymo sistema integruota su Personalo ir Apskaitos moduliais, todėl sistema automatiškai pažymi atostogas darbuotojo tabelyje bei atlieka atostoginių skaičiavimus.

Siekiant pereiti prie elektroninių dokumentų, sutvarkius Personalo valdymo dokumentus, kartu su įmonės buhalterijos skyriumi reikės nuspręsti, kurie personalo dokumentai bus tiesiogiai naudojami Buhalterinėje sistemoje ir pasirašius kvalifikuotu ar nekvalifikuotu parašu registruojami  atitinkamame dokumentų registre. Šiame etape sistema pati primena ir pataria, kokio tipo parašas reikalingas konkrečiam dokumentui. Dabar daugelis dokumentų atkeliauja elektronine forma, pavyzdžiui, elektroniniu paštu siunčiamos sąskaitos. Įdiegus dokumentų valdymo sistemą, jų nebereikia spausdinti – tik registruoti elektroniniame registre.

Sistemoje formuojami, pasirašomi elektroniniu parašu bei automatiškai registruojami šie dokumentai:

• Avanso apyskaitos;
• Ilgalaikio turto nusidėvėjimo aktai;
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai;
• Darbo užmokesčio žiniaraščiai (reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas, jei įmonėje nėra asmens sąskaitų kortelių);
• Pardavimo sąskaitos faktūros;
• Kiti dokumentai.

„Praktinė elektroninių dokumentų nauda – sunaudojama mažiau popieriaus, buhalterinių segtuvų, optimizuojama dokumentų paieška, rengimas ir pasirašymas“, – pabrėžė UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus Jankauskas.

UAB „BSS IT“ kolektyvas tausoja aplinką ne tik nenaudodamas popierinių dokumentų, bet ir prisidėdamas prie gražių gamtos išsaugojimo akcijų – medelių sodinimo: juk nuo kiekvieno iš mūsų priklauso, kokioje aplinkoje gyvens ateities kartos.

Pasidalinkite