Atsikratyti popierių - dokumentų valdymo sistema

Nueikime į bet kokį šiuolaikiškos įmonės ofisą ir išvysime beveik tą patį vaizdelį - moderni apdaila, šiuolaikinė skaitmeninė technika, klaviatūrų taukšėjimas, daug šviesos ir bruzdesio. Iš pirmo žvilgsnio, taip ir turi atrodyti modernus įmonės ofisas įprastinę darbo dieną. Bet ar tikrai viskas taip, kaip priklauso gyvenant skaitmeninių komunikacijų eroje? Atkreipkite dėmesį į be sustojimo burzgiančius spausdintuvus, su sutarčių, prašymų ir sąskaitų pluoštais zujančius darbuotojus, nuo spausdintų dokumentų įlinkusias lentynas. Šie garsai ir vaizdai sukelia vidinę sumaištį – juk taip buvo dirbama prieš 20 ar net prieš 40 metų. Nejaugi skaitmeninė era dar nepajėgi pasiūlyti kitokių sprendimų, kurie leistų atsikvėpti ne tik spausdintuvams, bet ir nuo popierių lūžtantiems stalčiams ir lentynoms?

Pavargę nuo nesibaigiančių popierių būtent tokį klausimą sau iškėlė UAB „BSS IT“ darbuotojai ir neilgai trukus šis klausimas virto tikru iššūkiu.
Nors kiek susipažinus su verslo įmonių buhalterija ir apskaita, lengva suprasti, koks tai nelengvas iššūkis. Visų pirma, tam reikia turėti suderintus programinės įrangos sprendimus. Bent jau šią kliūtį „BSS IT“ įveikė pakankamai lengvai, mat įmonė tuo ir užsiima, jog kuria bei diegia Verslo valdymo sistemą, apimančią buhalterinę apskaitą, personalo valdymą, darbo užmokesčio skaičiavimą, dokumentų valdymą, darbą su klientais (CRM).
Ilgą laiką patys būdami šios sistemos vartotojai, nuo šių metų pradžios išsikėlė sau iššūkį: „kasdienėje įmonės veikloje nenaudoti popierinių dokumentų“! Nuo iššūkio pradžios praėjo daugiau nei pusė metų, todėl nuspręsta viešai papasakoti apie įmonės įgytą patirtį ir supažindinti, su kokiais iššūkiais teko susidurti ir kaip juos pavyko įveikti.

„Batsiuvys be batų“

UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus Jankauskas pasakoja, kad įmonėje tokie dokumentai kaip komerciniai pasiūlymai, produktų aprašymai jau senokai iškeliavo į elektroninę erdvę, tačiau kaip ir daugelyje įmonių PVM sąskaitos faktūros, darbų pridavimo aktai, sutartys su klientais, personalo valdymo dokumentai iki eksperimento pradžios vis dar buvo saugomi popierinėje formoje.

Personalo valdymo dokumentų „skaitmenizavimas“

Eksperimentas pradėtas nuo personalo valdymo dokumentų. Teko šablonizuoti ir į dokumentų valdymo sistemą sukelti darbo sutartis, prašymus dėl atostogų, įvairiausius personalo įsakymus ir t.t. Jie sukelti į Dokumentų valdymo sistemą – tam reikalui teko sukonfigūruoti Personalo valdymo modulį. Nuo šiol darbuotojai atostogų prašymą pildo pagal paruoštą šabloną sistemoje, o pavaduojantis asmuo ir direktorius pasirašo įsakymą dėl atostogų vienu mygtuko spustelėjimu. Kadangi dokumentų valdymo sistema integruota su Personalo ir Apskaitos moduliais, sistema automatiškai atostogas pažymi darbuotojo tabelyje bei atlieka atostoginių skaičiavimus.

Buhalterija ir popierinių dokumentų atsisakymas

Sutvarkius Personalo valdymo dokumentus, kartu su įmonės buhalterėmis surasti dokumentai, kurie vis dar gulėjo popierinėje formoje ir bendru sutarimu nutarta, kuriuos iš jų formuoti tiesiogiai Buhalterinėje sistemoje ir pasirašius kvalifikuotu ar nekvalifikuotu parašu registruoti į atitinkamą dokumentų registrą.

Šiame etape sistema pati primena ir pataria kokio tipo parašas reikalingas konkrečiam dokumentui. Gan greit buvo pastebėta, kad jau ir dabar daugelis dokumentų atkeliauja elektronine forma, kaip, pavyzdžiui, elektroniniu paštu siunčiamos sąskaitos. Įdiegus dokumentų valdymo sistemą, jų nebereikia spausdinti, o tik registruoti elektroniniame registre.

Iš sistemos formuojami, pasirašomi elektroniniu parašu bei automatiškai registruojami sekantys dokumentai:

Avanso apyskaitos
Ilgalaikio turto nusidėvėjimo aktai
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
Darbo užmokesčio žiniaraščiai (reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas, jei įmonėje nėra asmens sąskaitų kortelių)
Pardavimo sąskaitos faktūros
Ir t.t.

Iššūkiai ir užduotys diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą

Pirmas klausimas kilęs buhalterei – “Ką aš parodysiu mokesčių tikrintojui jeigu neturėsiu popierinių originalų?“ Atsakymo į šį klausimą reikėtų ieškoti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir patvirtintose Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse. Taisyklės galioja jau nuo 2012 metų, tačiau daugeliui mūsų tai vis dar sunkiai įsisąmoninama naujiena.
Oficialūs dokumentai turi būti pasirašomi. Reikia pasirinkti, kokias technines priemones tam naudoti, kaip jas paruošti ir kiek tai kainuoja. Dažnas UAB „BSS IT“ užsakovas ar klientas dar nebuvo panaudojęs elektroninio parašo sutarčiai ar darbų pridavimo aktui pasirašyti, nors daugelis jau naudojasi elektroniniu parašu jungiantis prie bankininkystės sistemų.
Nemažai daliai dokumentų nereikalingas net ir elektroninis parašas. Tai vėlgi yra neįprasta, bet vadovaujantis elektroninių dokumentų taisyklėmis, įmonės vadovas savo įsakymu patvirtina, kurie dokumentai gali būti rengiami nenaudojant elektroninio parašo priemonių. Juk ir bankinėse sistemose atliekame daugelį operacijų, kurias tvirtiname tiesiog mygtuko paspaudimu.
Deja, bet dalis dokumentų visgi liks popieriniais. Inovatyvios įmonės ar jų vadovai jau naudoja elektroninį parašą, tačiau bus dar ir nepasiruošusių ir negalinčių pasirašyti elektroniniu būdu, todėl dalį korespondencijos ar pasirašomų sutarčių vis dar gausite popierinėje formoje.

Elektroninis parašas, kokį naudoti?

Kadangi visi dokumentai bus elektroniniai, tai visiems darbuotojams reikalingas elektroninis parašas. Yra keletas elektroninio parašo priemonių:

Mobilusis elektroninis parašas – reikia kreiptis į mobiliojo ryšio operatoriaus („Omnitel“, „Bitė“, „Tele2“, „Teledema“) saloną ir pasikeisti SIM kortelę, turinčią mobiliojo parašo funkciją.
Asmens tapatybės ar valstybės tarnautojo kortelė – nuo 2009 metų Lietuvos Respublikos piliečiams išduodamos lustinės asmens tapatybės kortelės su elektroniniu parašu. Jei kortelė išduota anksčiau arba baigėsi sertifikato galiojimo laikas (jis išduodamas dviems metams) kortelę užsisakyti galite artimiausioje Migracijos tarnyboje.
USB laikmena - VĮ „Registrų Centras“ ir UAB „Skaitmeninio Sertifikavimo Centras“ išduoda el. parašus lustinėse kortelėse ir saugiose USB laikmenose. Įsigyti Registrų Centro platinamą el. parašą galite čia. UAB „Skaitmeninio Sertifikavimo Centras“ išduodamus sertifikatus užsakyti galite čia.
Nekvalifikuotas elektroninis parašas – tai parašas formuojamas programinės įrangos priemonėmis. Susipažinus su Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis galima greitai surasti 5.6 punktą, kuriame parašyta: „Įstaigos vadovas ar kitas jo įgaliotas asmuo (toliau – vadovas): nustato, kuriuos trumpai saugomus ir neperduodamus kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroninius dokumentus galima pasirašyti teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas.“ Tad tiesiog įmonės direktoriaus įsakymu reikia patvirtinti, jog tam tikrus dokumentų tipus (trumpalaikio saugojimo, tokie kaip: personalo įsakymai, personalo prašymai ir pan.) galima pasirašyti nekvalifikuotu elektroniniu parašu, t.y. sistemoje paspaudus „žalią varnelę“. Tokiu būdu taupomas laikas, nes nereikia ieškoti asmens tapatybės kortelės rankinėje, nereikia ir slaptažodžio elektroniniam parašui patvirtinti.

Nerijus Jankauskas pasakoja, jog diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą UAB „BSS IT“ darbuotojai galėjo patys pasirinkti, kokiu būdu jie pasirašinės. O populiariausiu tapo mobilusis parašo būdas.

Naudojantis mobiliuoju telefonu nereikia jokių papildomų įrenginių ar tvarkyklių kaip kad pasirašinėjant asmens tapatybės kortele arba USB raktu. Mobiliojo telefono pagalba pasirašyti dokumentą galima ir neturint kompiuterio ar esant išvykoje. Taip pat ši priemonė labai patogi jungiantis prie elektroninių bankininkystės sistemų.

Antroje vietoje pagal populiarumą atsirado asmens tapatybės kortelės. Jeigu asmens tapatybės kortelė išduota po 2009 metų, pasirūpinti reikia tik kortelės skaitytuvu. Šia priemone naudojasi darbuotojai, kuriems nereikia palikti darbo vietos, o kortelės skaitytuvas visada prijungtas prie darbinio kompiuterio.

Asmens tapatybės kortelės ar elektroninio parašo USB laikmenoje privalumas - šimtaprocentinis patikimumas. UAB „BSS IT“ jau teko susidurti su nepatogumais, kai mobilusis elektroninis parašas nesuveikia dėl mobilaus ryšio problemų ar mobilaus ryšio operatoriaus ar Registru centro, kurio paslauga naudojasi mobilaus ryšio operatoriai, techninių trikdžių. Tiesa tokie sutrikimai yra pakankamai reti.

Išvada: ofisas be popierinių dokumentų – realu!

UAB „BSS IT“ direktorius Nerijus Jankauskas džiaugiasi, jog galiausiai pavyko įgyvendinti savo tikslą: „ofisas be popierinių dokumentų išbandytas savo „kailiu“, tad dabar šia patirtimi norėtumėme pasidalinti su kitomis Lietuvos įmonėmis. Labai svarbu jog įmonėje būtų naudojama vieninga sistema apimanti tiek buhalteriją tiek darbo užmokestį bei personalą, tiek turinti dokumentų valdymo sistemos funkcionalumus (galimybė pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu, persiųsti procesui ir t.t.). Tapome savo sukurtos sistemos naudotojais, tai leido nušlifuoti sistemos funkcionalumą patiems „lipant“ ant nepatogių vietų.“

Praktinė nauda atsikračius popierinių dokumentų

Atostogų prašymą galima pateikti nuotoliniu būdu. Tai ypač patogu dirbant biuruose, kurie yra skirtinguose miestuose. Nereikia spausdintų ir ranka pasirašytų dokumentų siųsti per paštą.
Su klientu ar užsakovu pasirašyti sutartį ar atliktų darbų aktą galima per keletą minučių net jei esate skirtinguose miestuose.
Pasirašant didelės apimties sutartį su priedais dažnai pasirašoma ant kiekvieno lapo, o tam naudojant elektroninį parašą ir ranka nepavargsta, ir užtrunkama tik kelias sekundes.
Į buhalterinę apskaitą integruotas Dokumentų valdymas leidžia sumažinti laiko kaštus rengiant bei pasirašinėjant dokumentus. Labai sumažėja spausdintų dokumentų ir segtuvų skaičius lentynose.
Surasti sutartį ar kitą dokumentą archyve tapo daug paprasčiau ir greičiau. Ir tai padaryti galima bet kuriame nutolusiame Biure, ar išvykus už biuro ribų.

Kiti elektroninių dokumentų panaudojimo pavyzdžiai: