Gaunamų sąskaitų skaitmeninimas

Efektyvus gaunamų sąskaitų valdymas – mažinkite klaidas, taupykite laiką, automatizuokite procesus.

1. Kas yra sąskaitų skaitmeninimas?

Sąskaitų skaitmeninimas – tai procesas, kai gaunamos sąskaitos (fizinės ir elektroninės) automatiškai persiunčiamos į jūsų dokumentų valdymo sistemą, kur toliau apdorojamos, priskiriamos, tvirtinamos ir integruojamos į buhalterinę apskaitą. Naudodami BSS Dokumentų valdymo sistemą, galite pilnai perkelti savo gaunamų sąskaitų valdymą į skaitmeninę erdvę – tai leidžia optimizuoti verslo procesus, sumažinti rankinį darbą ir suteikti aiškų kontrolės bei audito kelią.

2. Procesas – kaip tai veikia:

• Automatinis dokumentų pateikimas. Jūsų tiekėjams skirtas el. pašto adresas susiejamas su sistema: visi į jį atsiųsti laiškai ir jų priedai automatiškai įkeliami į atitinkamą katalogą BSS Dokumentų valdymo sistemoje.
• Skaitmeninimas. Kai dokumentas patenka į katalogą, sistema jį automatiškai perduoda skaitmeninimui partneriui (pvz., įvesk.lt). Po kelių minučių grįžta visai detali sąskaitos informacija: tiekėjas, sąskaitos numeris, data, sąskaitos eilutės ir kt.
• Automatinė maršrutizacija. BSS DVS sistema konfigūruojama taip, kad pagal suskaitmenintą informaciją sąskaita nukreipiama konkrečiam procesui ir gavėjui. Pavyzdžiui, marketingo skyriaus tiekėjo sąskaitą sistema automatiškai siunčia marketingo skyriaus darbuotojui.
• Kaštų centrų ir apskaitos kodų priskyrimas. Remiantis tiekėju ar kitais kriterijais, sistema gali automatiškai priskirti kaštų centrus arba Didžiosios knygos sąskaitą (pvz., komunalinių mokesčių sąskaita visada priskiriama konkrečiam kaštų centrui).
• Tvirtinimo procesas. Vadovas ar atsakingas darbuotojas patikrina ir, jei reikia – patikslina kaštų centrus ar apmokėjimo terminus, tada tvirtina sąskaitą.
• Integracija su buhalterine apskaita. Patvirtinta sąskaita pasiekia buhalterijos skyrių, kuris ją automatiškai arba pusiau automatiškai eksportuoja į buhalterinę programą.

3. Automatiniai veiksmai – mažiau rankinio darbo!

• Automatinis dokumentų įkėlimas iš susieto el. pašto adresų.
• Automatinis skaitmeninimas ir duomenų gavimas: tiekėjas, numeris, data, sąskaitos eilutės ir kita informacija.
• Automatinis sąskaitos maršrutizavimas pagal parametrus.
• Automatinis kaštų centrų ar apskaitos kodų priskyrimas.
• Integracija su buhalterine sistema.

Visa tai suteikia greitesnį, tikslesnį ir efektyvesnį „gaunamų sąskaitų valdymą“.

4. Naudos jūsų verslui:

• Sumažėja rankinio darbo, nes sąskaitos įkeliamas automatiškai ir apdorojamos be rankinio įvedimo.
• Mažiau klaidų, kurios atsiranda rankinio duomenų įvedimo metu.
• Greitesnis tvirtinimo ir apmokėjimo ciklas, kadangi sąskaita greičiau pasiekia tinkamą darbuotoją ir skyrių.
• Geresnė sąnaudų kontrolė, kai kaštų centrai ir apskaitos kodai priskiriami automatiškai.
• Visapusiškas sprendimas, nes BSS dokumentų valdymo sistema apima ne tik gaunamas sąskaitas, bet ir visų įmonės dokumentų valdymą — viena platforma viskam.

5. Kodėl verta rinktis BSS? Mūsų unikalios savybės:

• Mes siūlome visos įmonės dokumentų valdymo sistemą, ne tik susitelkiame į pirkimo sąskaitas.
• Centralizuotas sprendimas reiškia mažiau sistemų, mažiau integracijų, paprastesnę administraciją.
• Puiki lokalizacija: sistema pritaikyta Lietuvos įmonėms, palaiko vietinius procesus ir reikalavimus.
• Galima automatiškai maršrutizuoti sąskaitas pagal tiekėją, skyrių arba kaštų centrą – aukšto lygio automatikos lygis.

6. Kaip pradėti?

• Susisiekite su mumis arba užpildykite užklausą svetainėje.
• Mes sukonfigūruojame jūsų el. pašto dėžutę, skaitmeninimo ir automatizavimo taisykles.
• Paruošiame integraciją su jūsų buhalterine sistema.
• Jūs pradėsite naudoti sistemą ir matysite naudą iš karto – greitesnis sąskaitų apdorojimas, mažesnis darbo krūvis, mažiau klaidų.

7. Dažnai užduodami klausimai:

• Ar sistema palaiko fizines sąskaitas (popierines)? Taip — popierinę sąskaitą galima nuskaityti ir įkelti kaip PDF ar telefonu nufotografuotą nuotrauką, sistema ją apdoros tokiu pačiu būdu.
• Ar galiu ir rankiniu būdu įkelti sąskaitą? Taip — jei dokumentas ne atėjo el. paštu, vartotojas gali jį rankiniu būdu įkelti ir išsiųsti skaitmeninimui.
• Kokius failų formatus sistema palaiko? Visus — PDF, JPG, PNG, XML, el. pašto priedai ir kt.
• Ar gaunamų sąskaitų valdymas veikia automatiškai? Taip — sistema apjungia skaitmeninimą, automatizavimą, maršrutizavimą ir integraciją — vienas išsamus sprendimas.