11. Kuro administravimas sistemoje pagal automobilius ir atsakingus darbuotojus

Kuro administravimas sistemoje pagal automobilius ir atsakingus darbuotojus. Instrukcijoje aprašoma veiksmų seka kaip sistemoje registruoti automobilių kuro pirkimus, kad būtų galima stebėti sistemoje kuro judėjimą pagal atsakingus asmenis ir automobilius. Tam sistemoje reikia susikurti sandėlius pagal automobilius ir priskirti atsakingus asmenis bei registruojant kuro pirkimus/nurašymus naudoti sukurtus sandėlius.

1. Sandėlių sukūrimas.

Norint matyti kuro kiekio judėjimą detaliai, siūlome kiekvienam automobiliui sistemoje sukurti po sandėlį, kuris bus lyg automobilio kuro bakas. Vienas sandėlis kuriamas vienam atsakingam darbuotojui ir vienam automobiliui. Jei vienas darbuotojas atsakingas už visą automobilių parką – kuriamos smulkesnės sandėlio vietos pagal automobilius. Instrukcijoje aptarsime abu variantus.
Sandėliai sistemoje kuriami Sandėlis -> Sandėlio vietos.

1.1. Sandėlio vietų struktūra, kai už kiekvieną automobilį atsakingas vienas atsakingas asmuo.
1.1.1. Sandėlio vietų paieškos lange aktyvuokite pagrindinį „Portfelį“ spauskite mygtuką [Pridėti vietą], susikurs Sandėlis.

1.1.2. Suveskite privalomus ir rekomenduojamus laukus:
• Vietos kodas – nurodykite sandėlio vietos kodą, rekomenduojame nurodyti automobilio valstybinį numerį, pvz.: EOB631
• Pavadinimas – nurodykite sandėlio vietos pavadinimą, rekomenduojame nurodyti automobilio markę pvz.: AUDI Q7;
• Atsakingas asmuo – nurodykite atsakingą asmenį – iš paieškos langelio parinkite reikiamą darbuotoją, kuris yra atsakingas už automobilio kurą.
• Vietos tipas – parinkite vietos tipą, rekomenduojame „Bendras“;
• Tipas – parinkite adreso tipą, rekomenduojame „Įmonės“, ir nurodykite adreso šalį.
Spauskite [Saugoti].

Taip sukursite sandėlio vietą, kai vienas asmuo atsakingas už vieno automobilio kurą.
1.2. Sandėlio vietų struktūra, kai už visą automobilių parką atsakingas vienas atsakingas asmuo. Tokiu atveju rekomenduojame kurti vieną pagrindinį kuro sandėlį, kur nurodomas atsakingas asmuo, o toliau susikurti smulkias sandėlio vietas, pagal automobilius.
1.2.1. Sandėlio vietų paieškos lange aktyvuokite pagrindinį „Portfelį“ spauskite mygtuką [Pridėti vietą], susikurs Sandėlis. Suveskite privalomus ir rekomenduojamus laukus:
• Vietos kodas – nurodykite sandėlio vietos kodą, pvz.: KURAS01
• Pavadinimas – nurodykite sandėlio vietos pavadinimą, pvz.: Kuro sandėlis
• Atsakingas asmuo – nurodykite atsakingą asmenį – iš paieškos langelio parinkite reikiamą darbuotoją, kuris yra atsakingas už automobilių kurą.
• Vietos tipas – parinkite vietos tipą, rekomenduojame „Bendras“;
• Tipas – parinkite adreso tipą, rekomenduojame „Įmonės“, ir nurodykite adreso šalį.
Spauskite [Saugoti].
1.2.2. Dabar sukurkite smulkias sandėlio vietas pagal automobilius. Pažymėję sukurtą sandėlį spauskite [Pridėti vietą]. Taip bus sukurta smulkesnė sandėlio vieta.

1.2.3. Suveskite privalomus ir rekomenduojamus laukus:
• Vietos kodas – nurodykite sandėlio vietos kodą, rekomenduojame nurodyti automobilio valstybinį numerį, pvz.: EOC631
• Pavadinimas – nurodykite sandėlio vietos pavadinimą, rekomenduojame nurodyti automobilio markę pvz.: AUDI A3;
• Vietos tipas – parinkite vietos tipą, rekomenduojame „Bendras“
Je pažymėtumėte varnelę ties pasirinkimu Numatytasis – ši sandėlio vieta būtų naudojama visuose atsargų pirkimuose kaip numatytas. Kuro sandėlio vietoms to daryti nerekomenduojame, nes dažai pamirštama pakoreguoti sandėlį pirkimo metu, jei pirkimas yra į kitą sandėlį.

Taip sukursite 1 sandėlio vietą konkrečiam automobiliui. Registruojant operacijas į šią sandėlio vietą automatiškai bus parenkamas pagrindiniame Kuro sandėlyje nurodytas atsakingas asmuo. Jei norite sukurti dar vieną smulkią sandėlio vietą – pažymėkite sukurtą pagrindinį Kuro sandėlį ir vėl spauskite [Pridėti vietą].

2. Kuro pirkimų registravimas.

Registruojant kuro pirkimus svarbiausia nepamiršti nurodyti detalią sandėlio vietą, į kurią turi būti įtrauktas perkamas kuro kiekis. Pirkimo sąskaitoje turės būti tiek detalių kuro eilučių, kiek automobilių. Atskirai aptarsime pirkimų registravimo ypatumus, kai už automobilių parką atsakingas vienas asmuo ir kai keli.
2.1. Kai už automobilių parką atsakingas 1 asmuo. Pavyzdžiui, sąskaitoje nupirktą 120 litrų dyzelio kuro. Kuras turi būti paskirstytas: 32,6 ltr. AUDI A6, 14,12 ltr. AUDI A3 ir 73,28 ltr. BMW. Už automobilių parką atsakingas vienas asmuo. Kuriama nauja pirkimo sąskaita pirkimų modulyje.
2.1.1. Užpildoma pagrindinė sąskaitos informacija nurodant privalomus laukus. Pildant pagrindinės informacijos laukus rekomenduojame lauke Vieta nurodyti pagrindinį kuro sandėlį, tada detaliose eilutėse beliks nurodyti tik detalią sandėlio vietą.
2.1.2. Pereikite į pirkimo detales ir pridėkite tiek eilučių, kiek skirtingų sandėlio vietų reiks nurodyti. Nurodykite eilutėse kainą, kiekius.
2.1.3. Pakoreguokite detales sandėlio vietas stulpelyje Vietos, paspaudę lupos simbolį ir iš sąrašo pasirinkę reikiamą.

Tvirtinkite pirkimą įprastai.

2.2. Kai už kiekvieną automobilį atsakingi skirtingi asmenys. Pavyzdžiui, sąskaitoje nupirktą 30 litrų dyzelio kuro. Kuras turi būti paskirstytas: 14,6 ltr. AUDI A6 ir 15,4 ltr. AUDI Q7.
2.2.1. Kuriama nauja pirkimo sąskaita pirkimų modulyje įprastai užpildant privalomus laukus.
2.2.2. Pereikite į pirkimo detales ir pridėkite tiek eilučių, kiek skirtingų atsakingų asmenų reiks nurodyti. Nurodykite eilutėse kainą, kiekius.

2.2.3. Nurodykite atsakingus asmenis ir vietas.

2.2.4. Išsaugokite pirkimą ir tvirtinkite įprastai.

2.3. Likučių peržiūra. Užregistruotus likučius patogiausia pasitikrinti sistemoje sąrašuose arba ataskaitų pagalba.
2.3.1. Likučiai sistemoje. Sandėlis -> likučiais. Pažymėkite sandėlį kurių likučius norite matyti ir sąraše bus pateikti tik pažymėto sandėlio likučiai. Galite pažymėti kelis sandėlius o sąraše juos sugrupuoti.

2.3.2. Likučiai ataskaitose. Rekomenduojame sandėlio ataskaitas AS22 Sandėlio likučiai datai (ne iš DK); AS25 Sandėlio likučiai su buhalterine sąskaita (datai); AS26 Sandėlio likučių ataskaita (iš DK)

3. Kuro nurašymas.

Kuro nurašymai atliekami sandėlis -> vidinės operacijos.
3.1. Kuriama nauja operacija įprastai nurodant operacijos tipą Nurašymas. Detalėse iš likučių pasirenkami nurašomi likučiai. Atkreipkite dėmesį į pridedamos likučių eilutės detales – sandėlio vietą ir atsakingą asmenį – pridėkite tik reikiamų likučių eilutes., nes tik taip nurašysite likučius iš ten kur reikia. Operacijoje pagal poreikį pakoreguojami nurašomi kiekiai. Operacija tvirtinama įprastai.
3.2. Likučių peržiūra. Galite tikrinti jau minėtose ataskaitose arba tiesiai sistemoje. Detalių likučių judėjimą stebėkite ataskaitoje AS5 Sandėlio atsargų likučių ir judėjimo ataskaita.

4. Kuro likučių koregavimas tarp sandėlių.

4.1. Jei pastebėjote, kad suklydote registruodami sandėlių paskirstymą tarp sandėlių ar atsakingų asmenų, bet pagal užregistruotą pirkimą kuro nurašymų dar nebuvo – stornuokite pirkimą ir pasinaudoję Išsaugoti kai funkcija suveskite jį teisingai.
4.2. Jei pastebėjote, kad suklydote registruodami sandėlių paskirstymą tarp sandėlių ar atsakingų asmenų ir pagal užregistruotą pirkimą kuro nurašymų – reikia stornuoti nurašymus, stornuoti pirkimą ir suvedus jį iš naujo pakartoti nurašymus. ARBA jei yra daug atliktų nurašymų, o Jums reikia pakoreguoti tik vieną pirkimo eilutę – stornuokite nurašymą kur panaudota būtent ta eilutė, sistemoje sandėlio vidinėse operacijose atlikite to likučio pervežimą (jei reikia keisti sandėlį) arba perkėlimą (jei reikia keisti atsakingą asmenį) ir pakartokite nurašymo operaciją iš naujo jau su pakoreguotu likučiu.