Kaip planuoti savo užimtumą?

Kaip planuoti savo užimtumą?

Kad nebūtų užmirštos suplanuotos veiklos (užduotys, susitikimai, skambučiai ar susirinkimai), patogu turėti užduočių valdymo sistemą. BSS CRM sistemoje veiklas galite kurti sau arba kitiems sistemos naudotojams bei jas sinchronizuoti su MS Outlook.
Pastaba: Sinchronizuojant užduotis su MS Outlook, kad būtų atliktas teisingas veiklų susiejimas, atsidarys langas, kuriame galėsite pažymėti, kurie iš nurodytų veiklų savininkų, sutampa su pašto dėžutės vartotoju. Šį funkcionalumą galite įjungti ir išjungti nuėję į Sistema -> Naudotojų nustatymai arba modulio Administravimas srityje Programos nustatymai pažymėjus žymę Sinchronizuojant Outlook veiklas rodyti savininkų pasirinkimo langą.
Norėdami suplanuoti savo veiklą prie tam tikro objekto, pvz. partnerio (tuos pačius veiksmus galite atlikti su bet kuriuo sistemos objektu):
1. Partnerio detalių įrankių juostoje paspauskite mygtuką Veiksmai ir iš pasirodžiusio sąrašo pasirinkite veiklą, kurią norite sukurti, pvz. užduotį.
Pastaba: Veiklas galite kurti ir iš partnerio detalių skilties Veiklos.
2. Atsidariusiame užduoties kūrimo lange, nurodykite jos temą, pradžios bei pabaigos datas, aprašymą ir, jei reikia, priminimo laiką.
3. Nurodykite užduoties gavėjus: paspauskite mygtuką Gavėjai... ir priskirkite asmenis, kurie turi įvykdyti užduotį. Veiklų gavėjais gali būti sistemos naudotojai, kontaktai (užregistruoti modulyje Kontaktai -> Kontaktai).
Pastaba: Jei įjungta Outlook integracija, veiklos išsiųsti nebus galima tokiam gavėjui, kuris neturi nurodyto el. pašto adreso. Jei parodomas informacinis pranešimas, kad kontaktinis asmuo neturi el. pašto adreso, modulyje Kontaktai -> Kontaktai susiraskite tą asmenį ir jo komunikacijų informacijoje nurodykite el. pašto adresą. Jei parodomas informacinis pranešimas, kad sistemos naudotojas neturi el. pašto adreso, kreipkitės į sistemos administratorių, kad jis priskirtų el. pašto adresą.
4. Spauskite mygtuką Saugoti ir išsiųsti. Sukuriama CRM užduotis ir, jei įjungta MS Outlook sinchronizacija, atidaromas MS Outlook langas, kuriame galite nurodyti papildomą užduoties informaciją ir ją išsiųsti.
Pastaba: MS Outlook veikla prisegama prie CRM veiklos dokumentų. Jį taip pat rasite ir modulio Dokumentai srityje Dokumentai.
Sukurti, koreguoti bei matyti veiklas galite, modulio Kontaktai srityje Pradinis puslapis arba modulio Planavimas srityje Veiklos. Taip pat veiklas galite organizuoti, bei matyti veiklų medyje pagal jos tipą (Susitikimai, Užduotys, Skambučiai, Gairės), tarkim pažymėjus Skambučiai katalogą, veiklų paieškos lange matysite tik skambučio tipo veiklas.
Pažymėję veiklų katalogą: Naujos, Vėluojančios ar Atmestos, atitinkamai veiklų paieškos lange matysite, naujai sukurtas, vėluojančias ar atmestas veiklas. Taip pat naudotojų atmestas bendras užduotis matysite modulio Kontaktai srityje Pradinis puslapis Pranešimai
Veiklų paieškos lange Statusas bei Priskyrimas stulpeliuose, galite matyti su veikla atliekamus veiksmus.
Pastaba: Jeigu turite bendrą užduotį su kitu sistemos naudotoju ir jums suteikta Bendras kalendorius teisė, pasirinkę veiklų detalioje paieškoje Gavėjas, Priskyrimas stulpelyje galėsite matyti kito naudotojo atliktus veiksmus su jūsų bendra užduotimi.
Aprašytu būdu galite sukurti tiek veiklų kiek reikia, tai padės planuoti savo ir personalo užimtumą.
Pastaba: Prie objekto (pavyzdžio atveju, partnerio) matysite tik tas veiklas, kurios yra susietos su objektu.