Registruojamų dokumentų numeracija prasidėjus naujiems metams

Registruojamų dokumentų numeracija prasidėjus naujiems metams. Dažniausiai prasidėjus naujiems kalendoriniams metams yra užbaigiama ankstesnių metų registruojamų dokumentų numeracija ir jau naujais metais dokumentai registruojami vėl nuo pirmojo dokumentų registracijos numerio. Yra ir tęstinių registrų, kurių numeracija nesikeičia visą registro laikotarpį. Žemiau pateikiame Jums instrukciją, kaip reikėtų susikonfigūruoti BSS ERP nustatymus, kad dokumentų registracijos numeris prasidėjus naujiems kalendoriniams metams atitiktų Jūsų poreikius.
1. Registruojamų dokumentų numeracija. Visi Jūsų registrai turi savo individualų generatoriaus numerį, kuris sugeneruojamas pagal tam tikrą formulę. Formulė gali būti individuali, sukurta pagal Jūsų individualius užsakymus, arba bendrinė.
1.1. Registruojamų dokumentų numerių generatoriaus formulę galite rasti Administravimas -> Generatoriai -> Dokumento registracijos Nr.. Pažymėjus Dokumento registracijos Nr. apačioje matysite visus Jūsų turimus registrus ir jų informaciją.

1.2. Generatoriaus informacija:
1.2.1. Skaitliukas - atitinkamo registro generatoriaus skaitliuko numeris. Jį automatiškai suteikia sistema.
1.2.2. Skaitliuko reikšmė - parodo kiek jau yra užregistruota dokumentų šiame registre t.y. dokumentų numerių generatorius. Jei registras naujas - reikšmė bus 0. Pagal pateiktą pavyzdį matyti, kad Atostogų įsakymų yra užregistruota 13 ir sekančio registruojamo dokumento į šį registrą numeris bus 14.
1.2.3. Aprašymas - stulpelyje pateikiama informacija apie registrą. Konkretų registrą nusako po žodžio Register einanti reikšmė
1.2.4. Formulė - taisyklė, pagal kurią sugeneruojamas registruojamo dokumento numeris

1.3. Bendriniu atveju ir pagal pavyzdinį paveikslą, generatoriaus formulė susideda iš Registre nurodyto kodo ir 3 skaičiuojamų reikšmių (t.y. paskutinis registruoto dokumento numeris gali būti 999). Taip pat nustatyta, kad jei skaičiaus reikšmė 1,2 ir pan., numeracijoje bus rodoma 001, 002 ir t.t.
1.4. Pakeitus formulę bent vienam iš registro skaitiklių - ji pasikeičia visiems registrams.

2. Jei naudojama bendrinė generatoriaus formulė, įprastai naujų metų pradžioje baigiami registruoti praėjusių metų dokumentai. Tada rankiniu būdu generatoriaus Skaitliuko reikšmė pakeičiama į 0 ir registruojami naujų metų dokumentai vėl nuosekliai nuo pirmojo. Kuo tai nepatogu: reikia nepamiršti išnulinti skaitliuko reikšmę visiems aktyviems registrams ir būti užtikrintais, kad ankstesnių metų dokumentų, kuriuos reikės registruoti į praeitus metus nebeatsiras (ne visada tai įmanoma). Todėl siūlome Jums kitą kelią - pakeisti generatoriaus formulę.
2.1. Nauja generatoriaus formulė leis lanksčiau registruoti dokumentus metų sandūroje, kai dar nebaigėte registruoti praeitų metų dokumentų, bet jau krenta registruojami naujų metų dokumentai. Tuo pačiu metu galėsite registruoti abiejų metų dokumentus. Nauja generatoriaus formulė turės įtakos Jūsų registruojamų dokumentų numeraciją t.y. be registro kodo žymės ir dokumento eilės numerio registre papildomai bus pridedama ir metų informacija. Registracijos numeris atrodys taip:

2.2. Naudojant formulę, pagal registravimo datą bus atitinkamai parenkama, kurią skaitiklio seką registruojamam dokumentui taikyti. Tai labai patogu metų sandūroje ar net ir vėliau, jei atsirastų poreikis dokumentą užregistruoti į ankstesnį laikotarpį.
2.3. Jei norite naudoti aukščiau aprašytą formulę, eikite Administravimas -> Generatoriai -> Dokumento registracijos Nr. ir pažymėję bet kurią eilutę įklijuokite į Formulės lauką šia reikšmę bei išsaugokite:

CONCAT({Container.DocumentsRegister_DocumentsRegisterCode};'-')+CONCAT(DATEFORMAT('yyyy-'; {Container.Document_RegistrationDate});RIGHT('000' + COUNTER('DocRgNr'+TOSTRING({Container.DocumentsRegister_DocumentsRegisterNr})+DATEFORMAT('yyyy'; {Container.Document_RegistrationDate})); 3))

3. Jei vis dėl to nauja registruojamų dokumentų formulė Jums netinka ir jos nenaudosite - tada nepamirškite, kad naujais kalendoriniais metais:
3.1. pirmiausia turite suregistruoti visus visus ankstesnių metų dokumentus (paskui užregistruoti į senuosius metus bus sudėtinga);
3.2. Išnulinti skaitliuko reikšmę: eiti Administravimas -> Generatoriai -> Dokumento registracijos Nr. ir kiekvieno registro eilutėje pakeisti reikšmę į 0 ir išsaugoti

3.3. Tik tada galėsite registruoti einamųjų metų dokumentus ir jų numeracija bus nuosekli 001,002 ir t.t.