7. Dokumento kūrimas ne pagal šabloną (Senas DVS)

Išbandyti

Dokumento kūrimas ne pagal šabloną. Kuriant dokumentą ne pagal šabloną pačiam vartotojui reikia nustatyti dokumento procesus, užpildyti daugiau informacijos, todėl visada rekomenduojame naudoti šablonus (kaip juos susikurti rasite čia). Jeigu įkeltas dokumentas apskaitomojo pobūdžio (tai nustato organizacijos dokumentų taisyklės – dokumentacijos planas), toks dokumentas turi būti ne tik sukurtas ir saugomas sistemoje, bet ir registruotas nustatytam dokumentų registre. Dokumento kūrimas pradedamas sistemos Pagrindiniame lange (sistemos meniu Pagrindinis) arba DVS lange (sistemos meniu DVS).
1. Sistemos Pagrindiniame arba DVS lange funkcinėje juostoje išskleiskite mygtuką [Naujas dokumentas] ir pasirinkite [Naujas rengiamas dokumentas] (arba Gautas dokumentas, abiem atvejais atveriamas tas pats dokumento profilio langas).
Screenshot_50
2. Parinkite failą, kurį įkelsite iš kompiuterio arba skenerio.
– Būtina įvesti dokumento Temą.
– Pasirinkę dokumentą spauskite [Gerai].
Tuomet atsiras du nauji pasirinkimai :
2.1 Siųsti – Iš karto siųsti prisegta dokumentą be registracijos;
2.2 Atidaryti dokumento profilį – Bus įkeltas dokumentas ir atvertas jo profilis, kuriame supildysite likusią dokumento profilio informaciją (detaliau apie dokumento profilio langą galite rasti čia).
3. Pasirinkite [Atidaryti dokumento profilį] ir sistema atvers dokumento profilio langą.
Screenshot_51
4. Naujo dokumento profilio lango skiltyje Pagrindinė informacija suveskite reikalingą informaciją:
4.1 Laukelyje Tema bus įkelta ankstesniame žingsnyje įrašyta tema
4.2 Įrašykite tekstinę informaciją į Aprašymas, t.y. Dokumento trumpas aprašymas;
4.3 Laukelyje Byla nurodykite bylą į kurią priskirsime dokumentą. Į laukelį galima įvesti reikiamos bylos pirmąsias raides, sistema parinks atitinkamus variantus iš kurių reiks pasirinkti. Norėdami pridėti bylą iš galimų pasirinkimų pasirinkite tą bylą ir bakstelkite, kad ji pasižymėtu storesniu šriftu. Pažymėję bylą paspauskite šio lango apačioje esantį mygtuką [Gerai].
4.4 . Laukelyje Katalogas pasirinkite į kurį katalogą priskirsime dokumentą (! – tai ne registras). Katalogo parinkimas vykdomas analogiškai kaip ir bylos;
4.5 Jeigu siunčiamas dokumentas yra atsakomasis į dokumentą, kuris buvo užregistruotas kaip gautas, tuomet laukelyje Iniciatyvinis dokumentas turi būti priskiriamas dokumentas: į laukelį galima įvesti reikiamo dokumento pirmąsias raides, sistema parinks atitinkamus variantus iš kurių reiks pasirinkti, tačiau (!) dėl didelio dokumentų kiekio rekomenduojame vesti dokumento registracijos numerį. Dokumentą galite pasirinkti iš Katalogų rodinio kuriame galite pasirinkti katalogą iš „Saugyklos“ dokumentų medžio;
Screenshot_52
4.6 Laukelyje Dokumento tipas iš pasirinkimų sąrašo nurodykite dokumento tipą.
DĖMESIO! Pagal profilyje parinktą dokumento tipą, vėliau galėsite pasirinkti tik tam tipui sukonfigūruotus dokumento apdorojimo procesus.
5. Profilio lango skiltyje „Papildoma informacija“ suveskite reikalingą informaciją:
5.1  Failas – rodomas įkelto failo originalus pavadinimas.
5.2 Nr. –  yra saugojamas dokumento numeris. Numeris sugeneruojamas automatiškai ir neredaguojamas.
5.3 Statusas – pradiniame variante pagal numatymą dokumento statusas bus parinktas kaip „Nepriskirtas“.
5.4 Sukurtas – bus saugoma dokumento sukūrimo data. Galima nurodyti arba nieko nepildyti – išsaugojimo momentu bus nurodoma išsaugojimo data ir laikas
5.5 Sukūrė – bus saugojama informacija, koks vartotojas sukūrė dokumento profilį. Sistema reikšmę įkelia automatiškai
Dokumento profilio skiltis „Vidiniai dokumentai“ yra naudojama, jeigu dokumentas turi papildomus priedus, kurie registruoti atskirai ar tiesiog įkelti į sistemą. Šie papildomi dokumentai gali būti susieti į vieną šakninį dokumento profilį.
6. Suvedę reikiamą informaciją į dokumentų profilį, funkcijų juostoje spauskite mygtuką [Saugoti]
7. Dokumento profilio apačioje rodomi skirtukai, čia gali būti įvesta papildoma informacija:

Screenshot_53
7.1 Dokumentas – Sistema atvaizduoja įkeltą dokumentą. Naudojant šalia esančią įrankinę galima apibrėžti aktualias vietas, komentuoti raštu arba įrašyti balso komentarus.
7.2 Versijos – Dokumento profilyje saugomos visos įkeltos dokumento versijos ir pakeitimai.
7.3 Asmenys – Po dokumento registracijos ar įvedimo ranka, šiame lange atsiras visi susiję asmenys (adresatas, siuntėjas, gavėjas ir kt.)
7.4 Pranešimai – Vykdant šio Dokumento procesus, Pranešimų skirtuke fiksuojami visi proceso žingsniai, galima matyti esamą situaciją – kuriame proceso etape dokumentas yra ir koks jo statusas.
7.5. Iniciatyviniai/atsakomieji dokumentai
7.6 Registrai – Dokumento registravimo informacija.
7.7. Susiję objektai
7.8 Pakeitimų istorija – Čia registruojami visi dokumento profilyje atlikti pakeitimai.
8. Jeigu įvedėte papildomus duomenis, funkcijų juostoje spauskite mygtuką [Saugoti]. Dokumentas sukurtas ir išsaugotas sistemoje.
9. Toliau sukurtą dokumentą galite siųsti sistemoje ar elektroniniu paštu sekantiems procesams. Detaliau apie tai rasite čia.