13. Dokumento pasirašymas pažangiuoju parašu (Senas DVS)

Išbandyti

Dokumento pasirašymas pažangiuoju parašu. Vis labiau modernėjant įmonių valdymui ir vidinių procesų administravimui, populiarėja idėja atsisakyti popierinių dokumentų ir juos visus perkelti į skaitmeninę erdvę. Tik deja vis dar atsiranda darbuotojų, kurie mano, kad skaitmeniniai dokumentai nėra patikimi, jie yra nesaugūs, lengvai klastojami ir panašiai. Norėdami paneigti šiuos stereotipus pristatome BSS dokumentų sistemoje veikiantį pažangųjį parašą, kuris atitinka visus eIDAS (Europos sąjungos reglamentas dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje) reglamento apibrėžimus: būti vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu; pagal jį galima nustatyti pasirašančio asmens tapatybę; sukurtas naudojant elektroninio parašo kūrimo duomenis, kuriuos tik pats pasirašantis asmuo gali labai patikimai naudoti; susietas su juo pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks tų duomenų pakeitimas būtų pastebimas.
Įstaigos vadovui belieka tik įsakymu patvirtinti vidinių trumpo saugojimo dokumentų sąrašą, o darbuotojams pasirašinėti juos BSS dokumentų valdymo sistemoje pagal žemiau aprašytą instrukciją.
SVARBU: pažangusis elektroninis parašas yra panašus į kvalifikuotą elektroninį parašą, skirtumas tik tame, kad sertifikatas pažangiam parašui sugeneruojamas BSS dokumentų valdymo sistemoje, o kvalifikuotą sertifikatą išduoda valstybės prižiūrimos įstaigos. Dokumentams, keliaujantiems už įmonės ribų, reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas. Pažangusis parašas naudojamas tik įmonės viduje.

1. Apie BSS dokumentų sistemoje naudojamą pažangųjį parašą. Pažangusis parašas sistemoje dedamas PDF formato dokumentuose pažymėjus žalią varnelę veikloje įvairių tipų dokumentuose ir įvairių procesų metu, pavyzdžiui: susipažįstant su įsakymu ir panašiai.
1.1.
Vizualiai žyma pačiame dokumente nėra uždedama, tačiau sistemoje, dokumento profilyje, visada matoma kas ir kada dokumentą vizavo, pasirašė ar susipažino. Taip pat sistemoje, dokumento profilyje, matomi bei identifikuojami bet kokie dokumento redagavimo veiksmai.
Išsaugojus dokumentą kompiuteryje ir atvėrus jį Adobe Acrobat Reader pagalba, Signatures skilyte yra matomas sugeneruotas BSS dokumentų valdymo sistemos sukurtas sertifikatas.
1.2.

2. Dokumentų procesai BSS dokumentų valdymo sistemoje, kuriuos galima pasirašyti pažangiuoju parašu. Procesai, kuriuos galite pasirašyti pažangiuoju parašu:
• Gavus dokumentą susipažinimui
• Gavus dokumentą pasirašymui
• Gavus dokumentą patvirtinimui
• Gavus dokumentą vizavimui
Siunčiant dokumentą nurodytiems procesams, rengėjo parašas uždedamas automatiškai. Sistema automatiškai konvertuoja siunčiamą dokumentą į PDF formatą ir įdeda rengėjo parašą.
3. Pasirašymas BSS dokumentų valdymo sistemoje pažangiuoju parašu.
3.1. Veikla, kurioje reikalingas Jūsų pažangusis parašas atveriama įprastai Dokumentų valdymo sistemos skiltyje Pranešimai.
3.1.
3.2. Atsidariusioje veikoje pasirašykite pažangiuoju parašu pažymėję žalią varnelę.
3.2.
3.3. Priklausomai nuo gauto proceso, bus pateikiamas sekantis langas, kuriame nurodysite sekančius proceso veiksmus. Ir spauskite [Gerai].
3.3.
3.4. Pasirašius pažangiuoju parašu dokumento profilyje:
3.4.1. matysite pranešimą, jog dokumente yra el.parašų.
3.4.1.
3.4.2. matysite skiltį Parašai, kurioje bus pateikta informacija apie dokumentą pasirašiusius asmenis bei jų parašų sertifikatus.
3.4.2.
3.4.3. parsisiuntę dokumentą į savo kompiuterį ir atvėrę jį Adobe Acrobat Reader pagalba, skiltyje Signatures matysite pasirašiusių asmenų sertifikatus.
3.4.3.

Daugiau apie BSS dokumentų valdymo sistemą skaitykite čia